Командировки в наши дни не редкость. Однако нормативные акты, регламентирующие порядок направления работников в служебные поездки, не совсем освещают отдельные вопросы — оформление, оплату и пр., в связи с чем на практике возникают ситуации, в которых непонятно, что делать. Различные ведомства периодически выпускают разъяснения по отдельным моментам, связанным с командировкой. Сегодня мы расскажем, что они думают о порядке направления работников в служебные командировки, учете рабочего времени командированного, возмещении расходов, связанных с командировкой, оформлении командировочного удостоверения, порядке расследования и учета несчастных случаев, произошедших с направленными в служебные командировки работниками.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в командировки установлены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Кроме Трудового кодекса и Положения нужно использовать Инструкцию, утвержденную Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.
Командировка сотрудника оформляется соответствующими документами по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1), — командировочным удостоверением, приказом о направлении в командировку, служебным заданием.
Отметим, что по Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовых документов).
Учет рабочего времени в командировке
Как известно, работодатель обязан вести точный учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используются табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением N 1).
Минтруд в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 (далее — Письмо N 14-2-291) пояснил, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым «03». Указывать количество часов, отработанных в этот день, нужно, если работодатель давал сотруднику указание о продолжительности работы в выходной день.
Командировочное удостоверение
Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением направления в командировку за пределы территории РФ.
Неоднозначен вопрос о необходимости оформления командировочных удостоверений при однодневных командировках. Минтруд, рассматривая вопрос оформления таких командировок в Письме N 14-2-291, не согласился с необходимостью оформления удостоверения. Свою позицию ведомство обосновывало п. 2 Инструкции и мнением Минфина, представленным в Письме от 26.05.2008 N 03-03-03/06/2/60, согласно которым командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Позднее Минтруд поменял свою точку зрения и посчитал, что командировочное удостоверение при направлении работника в однодневную командировку все-таки необходимо. В Письме от 28.11.2013 N 14-2-242 ведомство указало: пунктом 7 Положения определено, что при направлении работников в служебные командировки необходимо оформлять командировочное удостоверение, за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения. Иные случаи, когда командировочное удостоверение не оформляется, не установлены.
Таким образом, можно сделать вывод, что командировочное удостоверение необходимо оформлять во всех случаях служебных поездок по территории России, в том числе при однодневных командировках.
Следующий вопрос, который волнует работодателей: как подтвердить факт нахождения работника в командировке, если нет возможности проставить отметки о прибытии и выбытии?
Минтруд в Письме N 14-2-291 высказался по данному вопросу. В частности, ведомство указало: действительно, фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Но в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
— проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Аналогичная позиция представлена в Письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.
Чтобы не возникало трудностей с контролирующими органами, рекомендуем порядок документального оформления командировочного удостоверения закрепить во внутреннем локальном документе организации.
Возмещение расходов
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение (ст. 167, 168 ТК РФ):
— расходов по проезду;
— расходов по найму жилого помещения;
— дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иных расходов, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». При этом данным учреждениям позволено возмещать расходы и в большем размере, но за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Для коммерческих организаций нормы возмещения расходов не установлены вовсе. Поэтому порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Следует отметить, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.
Например, если работник находится в заграничной командировке, согласно Письму ФНС РФ от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Сумма, подлежащая возмещению, рассчитывается исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
Нужно ли выплачивать работнику суточные, если он направлен в однодневную командировку? Ответ дал Минтруд в Письме от 28.11.2013 N 14-2-242. В частности, ведомство указало, что выплата суточных при однодневных командировках законодательно не предусмотрена. В связи с этим такая выплата не может быть установлена локальным нормативным актом организации, поскольку это будет противоречить установленной в ч. 1 ст. 168 ТК РФ правовой природе суточных — дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При однодневной командировке такое проживание отсутствует.
Командировка – это служебная поездка , предпринятая работником в интересах работодателя. На ее осуществление выделяется определенный срок, цель — исполнение отдельного задания.
Если работа связана с постоянным пребыванием в пути или разъездным характером, то такие поездки не считаются командировками согласно статье 166 Трудового кодекса РФ .
Для направления работника в командировку руководитель издает приказ
, который подготавливает отдел кадров. Прежде чем отправить сотрудника в поездку, надо убедиться, что это возможно:
- Нельзя требовать от работника выполнения работ, отсутствующих в трудовом договоре.
- Запрещается командировать беременных женщин.
- Нельзя без письменного согласия отправить родителей-одиночек с детьми до 5 лет, матерей с детьми до 3 лет, сотрудников с детьми-инвалидами.
- Запрещено направлять сотрудника, если он не может ехать по состоянию здоровья.
В случае если отделу кадров надлежит получить согласие человека на командировку, нужно составить уведомление , в котором сотрудник может выразить свое согласие. Уведомление должно быть зарегистрировано в Журнале уведомлений и предложений.
До 2015 года отдел кадров заполнял командировочное удостоверение с приложением служебного задания по установленным формам Т-10 и Т-10а. С 2015 года использование командировочных удостоверений не является обязательным, и бухгалтерия не вправе требовать его наличия.
Организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, закрепив это право в локальном нормативном акте.
В случае отказа работодателя от использования унифицированных документов в приказе о направлении необходимо прописать цель приезда . Распоряжение в обязательном порядке регистрируется в журнале приказов по личному составу.
Изменения законодательства 2018 года
Перемены в законодательстве закрепляют упрощение документооборота
, принятое с 2015 года. Командированный по новым правилам может не отчитываться в письменном виде
по своей поездке.
Согласно законодательству, выезды в обособленное подразделение, находящееся в другом административном округе, приравнивается к служебным поездкам .
Наиболее значительные изменения коснулись размера страховых взносов, начисляемых на суточные. Ранее, согласно закону №212-ФЗ , суточные расходы не облагались страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на травматизм.
На 2018 год зафиксирована определенная сумма , которая не подлежит обложению:
- 700 рублей суточных при поездках по России;
- 2500 рублей за пределами России.
Так как организация внутренним нормативным актом может устанавливать любой размер суточных, то все суммы, превышающие лимит, подлежат налогообложению страховыми сборами, кроме сборов на травматизм.
После оформления приказа командированному сотруднику выдается денежный аванс для осуществления необходимых расходов
. В оплачиваемые служебные расходы входят:
- оплата проезда;
- аренда жилого помещения;
- суточные;
- затраты на служебные цели по поручению руководства;
- прочие сопутствующие затраты.
Оплата издержек на проезд к месту командировки и обратно включает в себя затраты на общественный транспорт до вокзала, аэропорта, передвижения внутри пункта назначения от гостиницы до места работы при условии, что работник предоставит маршрутные квитанции, билеты.
При авиаперелетах сотрудник приносит распечатку электронного билета и посадочный талон. При использовании железнодорожного транспорта в перечень необходимых документов входят билеты, контрольные купоны, также оплачиваются страховые сборы и белье.
Если сотрудник к месту командировки отбывает на личном транспорте, то он должен написать служебную записку, приобщить путевой лист и квитанции с бензоколонок.
Расходы на проезд оплачиваются в полном размере согласно документам, но организация может закрепить ограничения локальным актом, например, установить оплату авиаперелета только в эконом-классе. Если работник вопреки нормативам покупает билет в бизнес-класс, то работодатель вправе отказать компенсировать разницу в стоимости билетов в случае отсутствия объективных причин.
Для подтверждения издержек на наем жилого помещения служащий сохраняет квитанцию, чек или счет-справку, полученные в гостинице. В стоимость входит проживание, дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.
Если сотрудник арендует квартиру, то он заключает договор, который послужит доказательством понесенных затрат. Если он не представляет документы, то работодателю разрешено по своему желанию определить размер компенсации.
Суточные – это расходы работника помимо проезда и проживания . Зачастую они служат для компенсации затрат на питание. Внутренними нормативными документами работодатель может самостоятельно регулировать размер суточных в зависимости от занимаемой должности и региона, но не меньше законодательного уровня. Если поездка укладывается в один день, то суточные могут не выплачиваться.
Затраты на служебные цели могут быть любыми . Виды таких затрат не регулируются законодательством и обговариваются внутри организации. В любом случае, человек обязан представить полный пакет документов.
В прочие сопутствующие расходы могут входить:
- сервисный или комиссионный сбор;
- страховой сбор;
- на оформление визы, паспорта;
- за возврат или обмен билетов;
- мобильная связь.
Расчеты заработка за дни поездки
Временной отрезок, проведенный служащим в командировке, считается рабочим , следовательно, кроме компенсации затрат, человеку необходимо начислить заработную плату . В табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются буквой «К» .
По среднему заработку
Расчет может быть произведен по среднему заработку
. Чтобы исчислить средний заработок, нужно учесть все типы выплат, предустановленные системой оплаты труда за предшествующие командировке 12 месяцев.
То есть это будет фактически начисленный заработок со всеми премиями . Сумма начисленной за 12 месяцев заработной платы разделяется на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней поездки.
Пример : командировка длится с 1 по 7 октября 2017 года, рабочих дней – 5. Для расчета надо взять сумму выплат с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. Ежемесячная заработная плата составляет 11 500 рублей:
- за период с 1 октября 2016 года по 30 июня 2017 года сотруднику начислено 103 500 рублей;
- с 1 по 31 июля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 11 607 рублей;
- с 1 августа по 30 сентября он получил 23 000 рублей;
- итого сумма выплат за 12 месяцев составит 138 107 рублей.
Фактически полученная заработная плата:
138 107 – 11 607 = 126 500 руб.
Так как время отпуска в расчет не входит, то средний заработок будет исчислен следующим образом :
126 500 рублей / 225 рабочих дней = 562,22
562,22 * 5 рабочих дней командировки = 2811,11 руб.
В данном примере рассмотрен подсчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.
По окладу
Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени , то расчет среднего заработка надо делать не по дням, а по часам.
Пример : в организации принята 40-часовая рабочая неделя. Работник находился в командировке 3 рабочих дня в октябре 2017 года, то есть 24 часа. Расчетный период с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года в рабочих днях составляет 247, а в часах — 1973. За это время работнику начислено 138 000 рублей.
138 000 рублей / 1973 часа = 69,94 в час
69,94 * 24 часа = 1678,66 руб.
Бывает, что оплата труда за период командировки по среднему заработку ниже, чем если бы расчет производился исходя из оклада. Ранее руководство могло выбрать способ расчета и склониться в пользу расчета по окладу.
Однако по статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ №922 законодатель строго указывает, что необходимо рассчитывать командировочные исходя из среднего заработка. За расчет по окладу работодателя привлекут к административной ответственности .
Также разрешено в локальных нормативных документах организации установить выплату разницы до оклада, но оформляться она будет как разница между начисленным средним заработком и окладом.
При неполном годе
Если человек не отработал в организации полных 12 месяцев перед началом командировки , то расчет среднего заработка производится за фактически отработанное рабочее время. Если вернуться к предыдущему примеру, то получится следующее :
- Сотрудник устроился на работу 1 мая 2017 года.
- Количество рабочих дней с 1 мая 2017 года по 30 сентября 2017 года – 106.
Выплачено за период:
11 500 рублей * 5 месяцев = 57 500 руб.
Средний заработок:
57 500 рублей / 106 рабочих дней = 542,45
Оплата труда за период командировки:
542,45 * 5 дней = 2712,26 руб.
Исключенные дни
В период расчета рабочих дней для определения среднего заработка не входят :
- дни отпуска;
- дни больничного листа;
- выходные и праздничные дни;
- время отпуска по уходу за ребенком;
- время простоя по вине работодателя;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- время прошлых командировок;
- дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.
Соответственно, выплаты за эти периоды не входят в расчет среднего заработка. Расчет среднего заработка без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.
Отдельные условия возмещения
Время командировки для целей выплаты суточных считается по календарным дням
. Дни отбытия и прибытия составляют период расчета.
Время, проведенное в дороге до аэропорта или до вокзала, суммируется к периоду служебной поездки. Человек может не выходить на постоянное место работы в день отбытия или прибытия по договоренности с руководителем.
Если выезд или приезд попадают на выходной день, то для человека он считается рабочим, если это произошло не по его инициативе.
Суточные за эти дни выплачиваются . Что касается среднедневного заработка, то по договоренности с работодателем человек получает дополнительный оплачиваемый выходной либо среднедневной заработок в двойном размере.
Пример : сотрудник выехал из дома 7 октября 2017 года (в субботу), чтобы рано утром в понедельник приступить к выполнению задания. 8 октября он прибыл в гостиницу, значит, два выходных дня провел в пути.
Командировка продлится до 12 октября. Организация должна оплатить средний заработок за 4 рабочих дня и двойной размер за 2 выходных. Среднедневной доход – 562,22 рубля.
562,22 рубля * 4 раб. дня = 2248,88 руб.
562,22 рубля * 2 раб. дня = 1124,44 руб.
1124,44 рубля * 2 = 2248,88 руб.
2248,88 + 2248,88 = 4497,76 рублей общего дохода
Оплата питания командированному сотруднику Положением о командировках не предусмотрена, но работодателю не запрещено отдельно компенсировать питание, если возмещение предусмотрено в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте по командировкам. Но в отличие от расходов на проезд, проживание, затраты на питание будут облагаться НДФЛ.
Как оплачивается рабочий день в командировке? Ответ на вопрос — на видео.
НДФЛ также будут облагаться суточные свыше 700 рублей по России и 2500 тысяч за рубежом. Помимо обложения НДФЛ и страховыми взносами, в налоговом учете все командировочные затраты входят в косвенные расходы по налогу на прибыль .
Если сотрудник не может подтвердить расходы документально, однако работодатель их компенсировал, то стоит подумать, включать ли их в расчет налога на прибыль. В большинстве случаев налоговая не принимает к учету сомнительные расходы, хотя встречается судебная практика, когда решение выносилось в пользу работодателя.
При расчете УСН принцип такой же. Командировочные затраты входят в список расходов для целей налогообложения, если они подтверждены документально и экономически целесообразны.
Отдельный нюанс касается ИП, который не имеет сотрудников. Ему нельзя компенсировать затраты на собственные поездки, так как он сам является работодателем.
В бухгалтерском учете командировочные затраты оформляются авансовым отчетом , так как сотрудник выступает как подотчетное лицо, получившее на руки денежные средства.
В авансовом отчете на основании предоставленных документов бухгалтер обязан рассчитать стоимость проезда, проживания, суточные и прочие расходы. Сотрудник должен отдать все документы, написать служебные записки.
Бухгалтер дополнительно прикладывает к авансовому отчету копию приказа о командировке, командировочное удостоверение и служебное задание в случае наличия . Все издержки относятся на соответствующие счета в зависимости от учетной политики компании.
В бухгалтерском учете принимаются все расходы, которые работодатель согласился компенсировать, даже без подтверждающих документов. Впоследствии документально подтвержденные расходы входят в форму №2 Отчета о финансовых результатах в строку «Управленческие расходы», не подтвержденные — в строку «Прочие расходы».
Размер суточных по России и за границей
Законодательство определяет минимальный размер суточных : на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей.
Соответственно, работодатель может регулировать размер суточных только в сторону их повышения . Размер суточных должен быть закреплен в локальном нормативном акте.
Разница по курсу, который мог измениться ко дню прибытия, должна быть компенсирована, если служащему пришлось понести дополнительные расходы во время пребывания за границей. Пока работник совершает путь по территории России, суточные рассчитываются по нормам пребывания в нашей стране, при пересечении границы начисления происходят по зарубежным лимитам.
Особенности оплаты трудового дня в командировке представлены ниже.
- особый режим труда, который определяется содержанием служебного задания командированного работника
. Поэтому график работы в командировке в большинстве случаев отличается от графика по основному месту работы. Кроме того, по трудовому законодательству у командированного работника нет и обязанности соблюдать в командировке график, установленный по основному месту работы.
Нет у работника и прямой обязанности строго соблюдать график работы принимающей стороны. В то же время командированный работник не может и игнорировать график работы организации, в которую он направлен. В противном случае он просто не сможет выполнить служебное задание.
В целях выполнения служебного задания работодатель может:
(или) сделать специальные указания о режиме работы в командировке. В этом случае он может привлечь работника с его согласия к работе в выходной день по графику основного места работы (Статья 113 ТК РФ), а также установить часы, в которые он должен выполнять служебное задание. Такое распоряжение работодателя должно быть отражено в приказе о направлении в командировку (унифицированная форма N Т-9);
(или) не делать никаких специальных указаний по режиму работы в командировке, и тогда командированный работник будет самостоятельно определять режим работы с тем, чтобы выполнить служебное задание.
Вести точный учет отработанного работником в командировке времени по основному месту работы невозможно. А принимающая сторона этого делать не может, поскольку не является работодателем. Поэтому в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13 <2>), который ведется по основному месту работы, период командировки отражайте буквенным кодом "К" или цифровым "06" без указания количества отработанных часов. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.
Оплата отработанных дней
За отработанный в командировке день будет зависеть от того, получил ли работник специальные указания от работодателя о режиме работы.
Ситуация 1
. Работодатель не давал работнику специальных распоряжений о режиме работы в командировке
В этом случае рабочие и выходные дни у командированных работников считаются по графику основного места работы. И вы выплачиваете работнику средний заработок за те дни командировки, которые являются рабочими для него по графику основного места работы (Пункт 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.
Из авторитетных источников
Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
"При направлении работника в командировку рабочие и выходные дни у него считаются такими же, как в той организации, где он постоянно работает. При этом, если рабочий день в организации, куда он командирован, совпадает с выходным днем такого работника по основному месту работы, никакой доплаты за работу в выходной день ему не будет, если в приказе о командировке он не получил специального указания о работе в такой день".
Пример . Оплата отработанных дней командировки, если работник не получал распоряжений о режиме работы в командировке
Условие
Работник с суммированным учетом рабочего времени был направлен в командировку для наладки оборудования с 11 по 15 апреля 2011 г.
По графику основного места работы рабочие дни у него 11, 13 и 15 апреля 2011 г. Указаний от работодателя о работе в выходные дни 12 и 14 апреля 2011 г. при направлении в командировку он не получал. Труд работника оплачивается на основе дневной тарифной ставки.
Решение
Поскольку работник при направлении в командировку не получил указаний о работе в выходные для него дни, оплатить в размере среднего заработка ему нужно только 3 рабочих дня по графику основного места работы - 11, 13 и 15 апреля 2011 г.
Ситуация 2
. Работнику были даны специальные указания о режиме работы в командировке
Если график работы в командировке отличается от графика работы по основному месту работы и работник согласился работать в выходные для него дни, то оплачивать отработанные в командировке дни нужно следующим образом:
- в размере среднего заработка, если рабочий день в командировке совпадет с рабочим днем по основному месту работы (Статья 168 ТК РФ);
- как работу в выходной день, то есть не менее чем в двойном размере (Статья 153 ТК РФ), если рабочий день в командировке совпадет с выходным днем такого работника по графику основного места работы.
Пример . Оплата отработанных дней командировки, если работник в командировке привлекался к работе в выходные для него дни по графику основного места работы
Условие
Воспользуемся условиями предыдущего примера, изменив их следующим образом.
Работник с его согласия был привлечен к работе в выходные для него по графику основного места работы дни 12 и 14 апреля 2011 г.
Решение
Работнику нужно оплатить:
- в размере среднего заработка 11, 13 и 15 апреля 2011 г. - рабочие дни по графику основного места работы;
- в двойном размере дневной тарифной ставки 12 и 14 апреля 2011 г., поскольку эти дни для него выходные по основному месту работы.
Как видим, режим труда в командировке - особый, а размер оплаты зависит от того, получил ли работник от руководства специальные указания о выполнении служебного задания.
Многие организации сталкиваются с проблемой учета рабочего времени. Ситуация усложняется в случае направления работника в командировку.
В предлагаемом материале на конкретных примерах даются разъяснения по вопросам учета рабочего времени при направлении сотрудника в служебную командировку.
Особенности правового регулирования рабочего времени и времени отдыха в организациях в пределах норм, установленных Трудовым кодексом РБ (далее - ТК), определяются положениями о рабочем времени и времени отдыха для отдельных категорий работников, утверждаемыми Правительством или уполномоченным им органом (часть первая ст. 318 ТК).
На практике наиболее распространенным документом, посредством заполнения которого ведется учет рабочего времени и на основании которого осуществляется начисление заработной платы работникам, является табель учета использования рабочего времени. Он составляется ежемесячно по каждому структурному подразделению организации.
Ответственность за составление табеля учета рабочего времени должна возлагаться на руководителя соответствующего структурного подразделения. В организациях с небольшим количеством работников можно составить табель учета использования рабочего времени по организации в целом.
Ведение табеля учета использования рабочего времени осуществляется ежедневно на протяжении всего месяца.
Ежедневно в табеле учета использования рабочего времени для каждого работника указывают количество часов, отработанных им в течение данного рабочего дня (смены). Также в этом табеле отмечаются выходные дни сотрудника, дни его нахождения в трудовом или социальном отпуске, дни отсутствия на работе по причине временной нетрудоспособности, дни нахождения в служебной командировке, дни прогулов и др.
В конце месяца для каждого работника указывается общее количество его рабочих часов и (или) рабочих дней.
Табель учета использования рабочего времени подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. В некоторых случаях правильность составления табеля учета использования рабочего времени может проверять кадровая служба организации.
При направлении работника в командировку необходимо исходить из того, что на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).
Дни отдыха, приходящиеся на период нахождения работника в служебной командировке, использованные им по своему усмотрению, и другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.
Вместе с тем, если работник был специально командирован для работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, он имеет право на компенсацию (ст. 69, 146 и 148 ТК).
Рассмотрим применение этих норм конкретнее.
Порядок отражения в табеле рабочего времени дней нахождения в служебной командировке
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Таким образом, дни, в которые работник выполнял служебное задание вне места своей постоянной работы, приравниваются к рабочим дням.
Показатели использования рабочего времени заполняются на основании данных табельного или другого учета об использовании рабочего времени.
При этом причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами. Условные обозначения видов затрат рабочего времени приводятся в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80 (далее - Инструкция № 80).
Для учета рабочего времени в командировке используется код в виде буквы «К» (приложение 4 к Инструкции № 80 «Условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета использования рабочего времени»).
Таким образом, конкретное обозначение в табеле учета рабочего времени дней, в которых работник находится в командировке, должно быть определено в локальных нормативных актах организации. При этом методологической помощью при решении данного вопроса может стать приложение 4 к Инструкции № 80.
Отражение рабочего времени водителей, направленных в однодневные командировки, при суммированном учете рабочего времени
В настоящее время вопросы учета рабочего времени водителей регулирует Положение о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденное постановлением Минтранса РБ от 25.11.2010 № 82 «Об утверждении Положения о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей и признании утратившим силу постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 25 мая 2000 г. № 13» (далее - Положение № 82).
В тех случаях, когда по условиям производства (работы) невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение установленной ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, водителям автомобилей устанавливается суммированный учет рабочего времени.
Еженедельная продолжительность рабочего времени может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю. Что же касается ежедневной продолжительности рабочего времени, то для водителей она не может превышать 12 ч (часть третья п. 14 Положения № 82).
Учетный период (им признают временной промежуток, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю) может определяться разными календарными периодами, например месяц, квартал и др. В любом случае его продолжительность определяет наниматель и он не может превышать 1 календарного года.
Водителям автомобилей устанавливается, как правило, суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода 1 месяц (часть четвертая п. 15 Положения № 82).
При суммированном учете рабочего времени предусмотренную продолжительность ежедневной работы (смены) и рабочей недели водитель автомобиля отрабатывает, как правило, за учетный период.
При этом запланированное время работы в смену, неделю может быть неодинаковым. Во всех случаях сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период не должна превышать норму часов за этот период, рассчитанную в соответствии с законодательством (части первая и вторая п. 16 Положения № 82).
Рабочее время водителей автомобилей при суммированном учете рабочего времени регламентируется графиками работ (сменности), которые составляются на весь учетный период из расчета выполнения установленной нормы рабочих часов за этот период. В них определяются время начала, окончания и продолжительность ежедневной работы (смены), время перерывов для отдыха и питания, а также время, предоставляемое для междусменного и еженедельного отдыха (часть первая п. 17 Положения № 82).
При суммированном учете рабочего времени продолжительность рабочего дня (смены) водителя автомобиля может предусматриваться не более 10 ч, а в отдельных случаях (водителям автомобилей, работающим на городских и пригородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении, при осуществлении междугородной перевозки, когда им необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха) - не более 12 ч с обязательным соблюдением установленной нормы рабочего времени учетного периода по распоряжению нанимателя и по согласованию с профсоюзом (при его наличии).
Не допускается устанавливать продолжительность рабочего дня (смены) 12 ч более 2 календарных дней подряд (части третья и четвертая п. 16 Положения № 82).
При оформлении табеля учета рабочего времени следует, основываясь на графике работы (сменности), учитывать, что в рабочее время водителя автомобиля включаются не только время управления транспортным средством, но и другие периоды, также подлежащие оплате в порядке, определенном действующим законодательством.
Указанные периоды, как и время управления транспортным средством, отражаются в табеле учета рабочего времени как рабочие часы.
В действующем законодательстве в настоящее время отсутствуют условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного применения в табелях учета использования рабочего времени, необходимые для их оформления.
Таким образом, наниматели вправе на основании локальных нормативных правовых актов разработать условные обозначения служебных командировок. Так, например, служебные командировки предлагается определить условным обозначением «К». При этом, учитывая специфику суммированного учета рабочего времени, считаем необходимым указывать количество отработанных водителем часов (например, через дробь).
Отражение выходных дней в табеле учета рабочего времени при нахождении работника в командировке на выходных
Напомним, что на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.
Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому он направлен. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из нее ему предоставляется другой день отдыха.
В данной ситуации выходные дни для работников, направленных в командировку, не являются рабочими и соответственно не оплачиваются.
Желательно о предоставлении работнику другого дня отдыха сообщить в приказе (распоряжении) нанимателя о направлении его в служебную командировку.
В этих целях необходимо организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах.
Поскольку работники направлены в служебную командировку по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания только в рабочие дни, то в табеле учета рабочего времени выходные дни, приходящиеся на время пребывания в командировке, отмечаются как выходные согласно соответствующему локальному нормативному акту.
Оформление табеля учета использования рабочего времени при командировании работника в выходные дни
В соответствии с законодательством на работника, находящегося в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.
Гарантии и компенсации, предоставляемые работникам при служебных командировках, определены ст. 95 ТК.
Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому он направлен.
В случае если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из нее ему предоставляется другой день отдыха.
Очевидно, что в рассматриваемой ситуации работник направлен нанимателем в командировку для выполнения работы в свои выходные дни целенаправленно. Именно поэтому это должно быть компенсировано предоставлением других дней отдыха за дни отъезда в командировку и возврата из нее.
Что касается вопросов оформления табеля учета рабочего времени, то следует напомнить, что в законодательстве в настоящее время отсутствуют условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета использования рабочего времени, необходимые для их оформления.
Таким образом, наниматели вправе на основании локальных нормативных правовых актов определить условные обозначения служебных командировок и предоставляемых в связи с ними дополнительных дней отдыха.
Так, например, служебные командировки предлагается определить условным обозначением «К», неявки работника на работу в связи с предоставлением других дней отдыха за работу в выходные дни, приходящиеся на дни командировки, - «О».
Конкретное буквенное обозначение должно быть приведено в соответствующем локальном нормативном акте.
Порядок отражения дня возврата из командировки, приходящегося на выходной
Работники, находящиеся в служебной командировке, работают с учетом режима рабочего времени и времени отдыха, установленного по месту служебной командировки, а средний заработок за время командировки сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 и 137 ТК).
В табеле учета рабочего времени отражаются дни нахождения работника в служебной командировке согласно приказу о его командировании и с учетом соответствующих отметок в командировочном удостоверении.
Рабочее время в месте командировки может учитываться в том порядке, который установлен по месту основной работы работника. При необходимости работник представляет табель учета рабочего времени с места командировки.
Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то по возвращении из командировки ему предоставляется другой день отдыха.
Дополнительная оплата за этот день законодательством не предусмотрена.
При возвращении из служебной командировки в выходной день, приходящийся у работника на субботу, компенсация этого дня законодательством не предусмотрена.
На основании локальных нормативных правовых актов необходимо определить условные обозначения служебных командировок и предоставляемых в связи с ними дополнительных дней отдыха.
Конкретное буквенное обозначение должно содержаться в названном локальном нормативном акте.
Нарушение трудовой дисциплины за время нахождения в командировке
На практике имеют место случаи нарушения командированными работниками трудовой дисциплины.
Если работник ненадлежащим образом выполнил служебное задание, это не является основанием для отказа в возмещении ему понесенных им расходов, в т.ч. для взыскания выданного в соответствии с установленными нормами аванса на покрытие расходов.
В то же время если командированный работник в период пребывания в командировке совершил прогул без уважительных причин, что подтверждено соответствующими документами - актом, служебной запиской, объяснительной запиской работника, то заработная плата и суточные за дни прогула не выплачиваются, равно как и не подлежат возмещению расходы по найму жилого помещения за все время, приходящееся на дни прогула.
Руслан Дашкевич, экономист по труду
По специфике работы организации часто приходится отправлять работников в однодневные командировки в удаленные обособленные подразделения. Время пути до данных обособленных подразделений занимает 3-4 часа в одну сторону. Таким образом, с учетом времени нахождения в пути работники находятся на работе по 15-16 часов, а в организации установлен 8-часовой рабочий день.
Как правильно должны оплачивать труд указанных работников?
Следует ли относить время нахождения в пути к рабочему времени и, соответственно, оплачивать часы как сверхурочную работу, работу в вечернее (ночное) время?
Статьей 166 ТК РФ установлено, что служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
В силу п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Таким образом, время, затраченное работником на проезд к месту командировки и обратно, тоже относится к периоду командировки. Соответственно, учет и оплата времени в пути в период выполнения служебного поручения регулируются нормами о служебных командировках.
По смыслу ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения на время командировки работник прекращает исполнять свою трудовую функцию в месте постоянной работы и исполняет служебное поручение вне места такой работы. Иными словами, находясь в командировке, работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию, как она определена трудовым договором. Соответственно, время командировки не является рабочим в том смысле, в каком оно определено в ст. 91 ТК РФ. Следовательно, в командировке не может возникнуть и часов работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени, то есть сверхурочных часов (ст. 99 ТК РФ). В связи с этим оснований для выплаты компенсаций за сверхурочную работу, а также за работу в ночное время в данном случае нет.
Определение срока командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения отнесено к исключительной компетенции работодателя (п. 4 Положения).
По нашему мнению, назначение такого служебного поручения, выполнять которое заведомо придется в течение большего времени, чем нормальная его продолжительность, следует оценивать как злоупотребление правом со стороны работодателя. Полагаем, что работодатель, отправляя работника в командировку и определяя ее сроки в зависимости от объема служебного поручения, должен по аналогии применять требования трудового законодательства о нормальной продолжительности рабочего времени на определенные периоды.
В любом случае работодатель вправе компенсировать работнику возникшую в период командировки фактическую потерю времени отдыха, закрепив решение о доплате в локальном нормативном акте, определяющем систему оплаты труда и премирования работников, в коллективном договоре либо в трудовом договоре.