Зачастую для исполнения профессиональных обязанностей сотруднику организации приходится на некоторое время поехать в другой город или страну. Это означает дополнительные расходы для специалиста: на питание, проживание в гостинице, приобретение железнодорожного или авиабилета, оформление визы и другие нужды. Затраты погашаются работником не из собственного кармана, а из средств компании согласно действующим правилам, по которым оплачивается командировка.
Командировки и материальное вознаграждение за них рассматриваются в ст. 167-168 ТК РФ. В нормативном акте говорится, что за специалистом, отправленным в служебную поездку, сохраняется средний заработок и занимаемая в компании позиции. Фирма-наниматель обязана компенсировать ему траты, связанные с проживанием вдали от дома, – т.е. суточные расходы.
Как оплачиваются командировочные? За основу расчета берется количество дней, потраченных на служебную поездку. В него входят:
- дни, потраченные на дорогу в оба конца;
- дни вынужденных простоев;
- выходные, праздничные даты, попавшие в период поездки.
Полученное число дней умножается на нормативную сумму, закрепленную во внутренних положениях компании. Суточные при командировках определяются фирмой-нанимателем самостоятельно и закрепляются во внутренних документах организации. Законом (ст. 217 НК РФ) установлен их следующий максимальный размер, не предполагающий обложения подоходным налогом:
- 700 руб. – для внутрироссийских поездок;
- 2,5 тыс. руб. – для заграничных.
Если компания платит сверх указанного уровня, разницу необходимо обложить НДФЛ.
Минимальный размер суточных законодательно регламентируется. Распространена практика, что рядовым специалистам полагается один уровень компенсации за служебные поездки, руководству организации – увеличенные суммы в зависимости от занимаемой должности. Градация закрепляется приказами и иными внутренними актами фирмы.
Перечисление суточных при однодневной командировке в пределах РФ не предусмотрено действующим законодательством, но фирма-наниматель вправе оговорить оплату компенсации и закрепить коллективным соглашением или приказом руководства.
Какие расходы специалиста возмещаются работодателем?
Что входит в суточные командировочные расходы? Фирма-наниматель обязана возместить следующие траты специалистов:
- приобретение билетов туда и обратно;
- оплату жилья (отель, квартира, комната и т.д.);
- непосредственно суточные – т.е. траты, понесенные на питание и проживание вдали от дома;
- иные расходы (пример: оформление визы, аэроэкспресс в аэропорт, такси с вокзала до отеля, провоз сверхнормативного багажа и т.д.).
Законодательство регламентирует расчет командировочных, но не диктует, на что специалист вправе тратить суточные. Подразумевается, что на полученные средства он будет питаться во время поездки, совершать иные расходы, необходимые для создания комфортного проживания вне дома. Работник не обязан отчитываться в тратах: предоставлять чеки и квитанции, а администрация предприятия не вправе контролировать целесообразность использования денег.
Для подтверждения иных расходов, кроме суточных, специалист в трехдневный срок после возвращения из поездки представляет в бухгалтерию авансовый расчет. К нему прилагаются бланки билетов, чеки, подтверждающие оплату гостиницы и иные траты, связанные с решением рабочих вопросов.
Перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем, открытый. Это означает, что сотрудник получает возврат средств за любые траты, необходимые для профессиональной деятельности вдали от дома, совершенные с согласия фирмы-нанимателя или без него.
Оплачиваются ли выходные, проведенные в отъезде?
Оплата командировки в выходной день имеет нюанс: сотрудник получает зарплату за указанные даты в том случае, если на них распланированы рабочие мероприятия, выпадает дорога домой или к месту выполнения трудовых функций.
- Билеты, подтверждающие даты отъезда и возвращения.
- Служебную записку с отметками принимающей стороны – аналог билетов для сотрудников, передвигавшихся на собственном авто или утерявших билеты.
Суточные за выходные уплачиваются при любом раскладе. Бухгалтер находит общую продолжительность поездки (в днях) и умножает на сумму довольствия, указанную во внутренних положениях компании.
Помимо командировочных специалисту причитается средний заработок. Для субботы, воскресенья и праздников, приходящихся на поездку и предусматривающих рабочие мероприятия, полагается оплата в удвоенном размере или одинарном, но с предоставлением сотруднику в дальнейшем соответствующего количества оплачиваемых отгулов.
Как оплачиваются заграничные командировки?
Большинство организаций прописывают две шкалы суточных во внутренних приказах:
- для внутрироссийских поездок;
- для отъездов за пределы страны.
- по «заграничным» нормам – для дней пребывания за рубежом;
- по «внутрироссийским» – для дня въезда на территорию РФ.
Ориентир для расчета дней – отметки пограничных служб в загранпаспорте специалиста, проставляемые при выезде из страны и въезде.
Командировка за границу может оплачиваться в рублях и в валюте в зависимости от положений внутренних документов компании-нанимателя. Пример: размер суточных может быть номинирован в долларах или евро, но работнику на руки выдается сумма в рублях, рассчитанная по курсу Центробанка.
Как оплатить дни пребывания в рабочей поездке?
Согласно положениям законодательства, оплата командировочных производится исходя из среднего дохода специалиста, исчисленного за 12-ти-месячный период. Если гражданин трудоустроен в компании меньше года, в расчет включается весь период его работы до последнего дня месяца, идущего перед месяцем поездки.
Расчет среднего заработка для командировки осуществляется по формуле:
Сз = З/До* Дк, где
З – выплаты сотруднику за годовой временной интервал, включаемые в расчет (оклад, премии и другие доходы);
До – число дней, фактически отработанных за 12-ти-месячный период;
Дк – количество дней служебной поездки.
С выплат, причитающихся специалисту, находившемуся в поездке, удерживается подоходный налог. Бухгалтерия работодателя обязана начислить и уплатить в ИФНС страховые взносы за специалиста.
Как отразить оплату командировки в бухгалтерском учете предприятия?
Чтобы отразить выплату суточных, бухгалтер должен сделать проводки по командировочным расходам. Ему необходимо посчитать возмещение и показать результат по счетам:
- Д 26 (20, 23, 25 – в зависимости от должности сотрудника) – К 71 – начисление суточных.
- Д 71 – К 51 (50) – выплата причитающихся сумм безналичным (наличным) расчетом.
- Д 26 (20, 23, 25 – согласно должности сотрудника) – К 70 – начисление зарплаты за дни в поездке.
- Д 70 – К 51 (50) – перечисление зарплаты на карточку специалиста (выдача на руки из кассы).
Учет командировочных расходов предполагает, что возврат трат, понесенных в поездке, не облагается НДФЛ. Указанные суммы включаются компанией в расчет налога на прибыль и уменьшают его размер в случае, если имеют документальное подтверждение и признаются целесообразными с экономической точки зрения.
Аванс на командировочные расходы или постоплата по факту совершенной поездки – обязанность работодателя, регламентированная законодательно. Так фирма возмещает расходы специалиста, понесенные на бизнес-путешествие, необходимое для исполнения служебных обязанностей. На период отсутствия за сотрудником сохраняется занимаемая должность и средний оклад.
В некоторых организациях часто сотрудники выезжают за пределы своего постоянного места работы для решения различных вопросов, связанных с деятельностью компании. Такие поездки называются командировками. У тех, кто редко бывает в командировках, возникает ряд вопросов, связанных с рабочей поездкой. Как оплачивается время в командировке? Оплачиваются ли выходные дни в командировке?
Что такое командировка?
Командировка - это служебная поездка работника по делам организации, с которой у него заключено трудовое соглашение, в местность, отдаленную от его постоянного места работы и проживания. Разъезды по работе, которые носят постоянный характер, командировками не считаются. Срок, цели и объем командировки определяет работодатель.
Чем отличается командировка от обычной поездки?
Выше было отмечено, что разъездная работа или выполняемая в пути, командировкой не считаются. Подразумевается работа, которая требует перемещения из одного населенного пункта в другой. К такому типу деятельности можно отнести профессии курьера, специалиста, который работает по вызову (таксист, мастер по ремонту техники), торговый агент. При заключении трудового договора с такими специалистами отдельным пунктом оговаривается, что его работа носит разъездной характер.
Виды командировки
В нормативных документах описаны следующие виды командировок:
- территориальные - по России и за пределами страны;
- временные - длительные и краткосрочные;
- по количеству участников - одиночные и групповые;
- по организации - запланированные и внеплановые.
В данной статье мы рассмотри особенности краткосрочной, однодневной и одиночной командировки. Под однодневной командировкой следует понимать служебную поездку, длительность которой не превышает 24 часа, после которой работник возвращается к месту своего постоянного проживания и трудовой деятельности.
Кого нельзя отправлять в командировку?
Работодатель может отправлять в командировку только тех сотрудников, с которыми у него заключен трудовой договор. Но и среди таких работников может быть категория лиц, которых нельзя отправлять в командировку:
- сотрудники, работающие по ученическому договору, но в случае, если командировка связана с обучением, то они могут поехать;
- беременные женщины;
- кандидаты, которые участвуют в выборах;
- сотрудники, которые не могут поехать в связи с плохим самочувствием;
- лица, которым не исполнилось 18 лет, за исключением сотрудников, которые имеют творческую профессию.
Кто может поехать в командировку?
- женщины, у которых есть ребенок до 3 лет;
- работники, которые воспитывают без супруга (супруги) детей до 5 лет;
- сотрудники, которые являются опекунами детей, не достигших совершеннолетия;
- работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или тяжело больным родственником, который нуждается в постоянном уходе.
Такая категория сотрудников имеет право отказаться от командировки, предоставив руководителю заявление.
Можно ли отправить в командировку внештатных сотрудников и работников по совместительству?
- вне штата;
- по совместительству.
Можно ли их направлять в служебные поездки? Как оплачивается командировка в их случае?
Внештатный работник - это сотрудник, который работает в организации по приглашению или требованию. Его работа не носит постоянный характер и между ним с организацией заключен гражданской правовой договор, а не трудовой. Поэтому их трудовые отношения регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс. Оплачивается ли командировка в таком случае? Да, оплачивается, но не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. Человеку компенсируются расходы, связанные с:
- проездом и наймом жилья;
- другими расходами, прописанными в договоре.
Они могут быть оплачены следующими способами:
- Все расходы включаются в сумму вознаграждения, установленную по договору.
- Вознаграждение по договору и расходы выплачиваются отдельно.
- Организация сама оплачивает все или часть расходов, связанных с поездкой без участия командируемого работника.
Работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время и поэтому сотрудник по совместительству не может быть командирован, если во время служебной поездки он задействован в другой организации. В таком случае требуется письменное разрешение на командировку работодателя с основного места работы.
Если на время командировки работник свободен от деятельности на основном месте работы, то разрешение работодателя не требуется.
Если оба работодателя отправляют сотрудника в служебную поездку, то они распределяют между собой расходы, связанные с командировкой, по договорённости.
Как оформляется командировка?
Перед служебной поездкой сотрудник знакомится с целью и служебными заданиями и дает согласие или отказ на командировку в письменной форме. При согласии для оформления командировки нужны следующие документы:
- приказ (распоряжение) работодателя о направлении сотрудника в командировку;
- отчет о проделанной работе;
- авансовый отчет.
Данный список документов является упрощенной формой, которая была введена в 2016 году. Но наряду с новой может быть применена и старая форма оформления командировки, которая, помимо вышеперечисленных документов, включает:
- служебное задание.
Приказ составляется по формам №Т-9, если едет один сотрудник, и Т-9а, если группа.
Отчет о проделанной работе составляет работник в специальной графе в документе "Служебное задание", которого отправили в командировку. Он должен быть составлен не более чем через 3 дня после возвращения из командировки на постоянное место жительство и работы.
Авансовый отчет нужен, чтобы подтвердить выданный аванс или получение денежных средств для возмещения командировочных расходов. Для подтверждения расходов к отчету прилагаются чеки, билеты и квитанции.
Как оплачивается командировка?
Один из важных вопросов для тех, кто отправляется в служебную поездку, - оплачивается ли командировка? Ответ - да. Работодатель несет ряд расходов, связанных с рабочей поездкой. Как оплачивается командировка? Рассмотрим ниже.
- Средний заработок. Если сотрудник отправляется в командировку, то он имеет гарантии сохранения среднего заработка, для определения которого пользуются формулой - зарплата, начисленная за отработанные дни, делится на количество отработанных дней.
- Налоги. Все доходы физлиц облагаются налогами, и поэтому НДФЛ облагается и средний заработок сотрудника, отправляющегося в командировку.
- Страховка. Средний заработок облагается страховым взносом, так как он является выплатой или вознаграждением, начисляемым плательщику страховых взносов в пользу физлиц по трудовым договорам.
- Взносы на травматизм. Средний заработок облагается взносами на травматизм.
- Налог на прибыль. Сумма среднего заработка учитывается в расходах на оплату труда.
- Суточные. Сумма денег, которая покрывает личные расходы сотрудника в командировке при поездке, с которой он может вернуться к месту работы и постоянного места жительства, не выплачивается, в случае, если служебная поездка составляет менее 24 часов. Исключением является поездка за границу, в которую отправляется и возвращается в один и тот же день командируемый. Как оплачивается командировка за границу, если она не превышает 24 часа? Ответ - 50% от определенной в коллективном договоре и локальном нормативном акте.
Если у вас возник вопрос о том, распространяются ли данные положения, если командировка на один день? Как оплачивается в таком случае? Ответ - правила оплаты те же.
Оплачивается ли проезд и иные расходы?
Мы рассмотрели, как оплачивается служебная командировка и связанные с ней расходы, прописанные в нормативных документах и облагаемые налогами и страховыми взносами. Но есть ряд расходов, которые работодатель также обязан выплатить сотруднику, но налогами и взносами они не облагаются. Это оплата проезда, жилья и других согласованных или несогласованных с руководством расходов. Все подобные траты должны быть подтверждены документально.
Как оплачивается проезд в командировку? Если есть документы, подтверждающие расходы на поездку, то траты компенсируются исходя из суммы, указанной в чеке или билете.
Если документов нет, а факт поездки есть, то исходя из минимального тарифного плана эконом-класса в самолетах, поездах и цене билета в две стороны в автобусе.
Остальные расходы учитываются в сопроводительных документах, по которым сотрудник едет в командировку.
Как оплачивается командировка в выходные и праздничные дни?
Выше мы рассмотрели, как оплачивается командировка в рабочие дни. А если служебная поездка попала на выходной или праздничный день? В таком случае, расходы на служебную поездку компенсируются по-другому. Рассмотрим, как оплачивается командировка в выходной день.
Согласно Трудовому кодексу, работа командированного сотрудника в выходной или праздничный день оплачивается не менее, чем в двойном размере. Размер оплаты зависит от типа работы. Итак, если работа:
- сдельная, то оплата идет в двойной сдельной расценке;
- дневная или часовая, то не менее двойной дневной и часовой тарифной ставки;
- оклад - в одинарном размере от часовой или дневной ставки, если работа производилась в пределах месячной нормы, и в двойном размере от дневной или часовой ставки, если работа превысила месячную норму.
Следует учитывать, что двойной размер оплаты труда не распространяется на все 24 часа, в течение которых работник находится в служебной поездке. Как оплачивается время в командировке в выходные и праздничные дни? Повышенная оплата труда за работу в выходной или праздничный день рассчитывается с учетом тех часов, в течение которых работник будет исполнять свои обязанности. Количество часов заранее прописывается в приказе о командировке. Рассмотрим подробнее не примере. Допустим, есть организация "Пластиковые окна и двери плюс", и ее сотрудника Иванова Ивана Ивановича отправили в соседний город в командировку на выставку "Новые технологии в сфере пластиковых окон и дверей". Выставка будет проходить с 10:00 до 20:00. Это значит, что и рабочее время Иванова Ивана Ивановича будет с 10:00 до 20:00, и организация оплатит в двойном размере только те 10 часов, которые он будет находиться на выставке.
Мы рассмотрели, как оплачивается командировка в выходной и решили финансовую сторону вопроса. Ниже рассмотрим, как избежать проблем в самой командировке, которые могут возникнуть после приезда.
- Заранее ознакомьтесь с криминальной ситуацией в городе и узнайте безопасные маршруты движения из аэропорта или вокзала до гостиницы и организации, в которую вы командированы.
- Перед поездкой ознакомьтесь с документами, которые нужно заполнить и проверьте их наличие перед выездом.
- Пользуйтесь товарами и услугами тех организаций, которые используют кассовые аппараты и вызывают доверие.
Мы рассмотрели, что такое командировка на один день, как оплачивается подобная служебная поездка и чего следует придерживаться в отъезде. Поэтому данная статья поможет избежать недоразумений до, во время и после служебной поездки.
Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.
Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).
Пример:
Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 -
8 -
14 = 225 фактически отработанных дней.
2. Определяем заработок за расчетный период
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).
Пример:
Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.
3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.
Доплата до оклада
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. НК РФ и письма Минфина и ).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Командировка в выходные
Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. и ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина и ).
Расчет суточных
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ
Как оплатить время командировки работника: из среднего заработка или просто выплатить зарплату? Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому за время нахождения работника в командировке ему следует выплатить средний заработок . Выплачивая работнику зарплату за время нахождения его в командировке, работодатель нарушает действующее законодательство.
Расчет среднего заработка для командировки
Порядок расчета среднего заработка регламентирован 139 статьей ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. При любом режиме работы расчет средней зарплаты производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).
Посмотрим, какие действия следует выполнить, чтобы исчислить средний заработок за дни нахождения работника в командировке.
1. Определите количество дней, за которые следует выплатить средний заработок при командировке
Из среднего заработка оплачиваются только те дни работы по графику, установленному в организации, которые работник не смог отработать в связи с отъездом в командировку. Для этого у бухгалтера должен быть табель учета рабочего времени.
2. Определите сумму выплат, произведенных работнику в расчетном периоде
При исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления № 922). То есть в расчет включаются выплаты:
- предусмотренные системой оплаты труда, например, Положением об оплате труда;
- начисленные за работу.
Выплаты, произведенные в расчетном периоде другими работодателями, учитываться не должны. А премии включаются в расчет среднего заработка по правилам пункта 15 Постановления № 922.
3. Определите количество дней, которые следует включить в расчет
Средний заработок, независимо от режима работы сотрудника, рассчитывается исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Постановления № 922). То есть, если работник направлен в командировку в августе 2014 года, то расчетным периодом будет период с 1 августа 2013 г. по 31 июля 2014 г.
Организация может предусмотреть локальными нормативными актами другой период, если это не будет ухудшать положение работников.
Согласно нормам пункта 5 Постановления № 922, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не мог выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
4. Исчислите средний дневной заработок
Для этого сумму выплат, произведенных работодателем в расчетном периоде, разделите на количество рабочих дней, отработанных работником в расчетном периоде.
5. Исчислите средний заработок за дни нахождения работника в командировке
Для этого сумму среднего дневного заработка следует умножить на количество дней, определенных в пункте 1.
Пример расчета среднего заработка
А. А. Кочкина принята на работу в ООО «Вектор» 01.02.2005 года. Оклад — 40 000 рублей. 25 февраля 2006 года она направлена в служебную командировку на 4 дня. В расчетном периоде — 249 рабочих дней. Сотрудница полностью их не отработала из-за болезни (8 рабочих дней в августе расчетного периода) и ежегодного оплачиваемого отпуска (14 рабочих дней в сентябре расчетного периода).
В августе А. А. Кочкиной начислена заработная плата в размере 26 086, 96 руб., а в сентябре — 12 000 рублей.
Определим средний заработок за дни нахождения Кочкиной в командировке.
1. Количество дней, за которые следует выплатить средний заработок, — 4.
2. Определяем суммы выплат:
(40 000 рублей х 10 месяцев) + 26 086, 96 руб. + 12 000 рублей
= 438 086, 96 руб.
3. Определяем количество фактически отработанных дней:
249 — 8 — 14 = 227 дней.
4. Определяем средний дневной заработок:
438 086, 96 / 227 = 1 929,90 руб.
5. Определяем средний заработок за дни нахождения в командировке:
1 929,90 руб. х 4 = 7 719,59 руб.
Существует несколько причин, по которым применяется оплата по среднему заработку. Командировка относится именно к таким. Поездки, связанные с работой, - нередкое дело. Разумеется, защита прав сотрудника, осуществляющего такой вид работ, регламентирована законодательством. И порядок начисления командировочных расходов и суточных устоялся. Работодатель не имеет право его нарушать.
Что такое командировка?
Под командировкой понимают поездку работника на какой-либо определенный срок вне места своей основной работы. Все это с целью выполнения какой-либо выездной работы. Примером может служить командировка в другой город для того, чтобы уговорить нового покупателя или же провести проверку торговой точки. Также командировкой можно считать поездку в другую страну, например для обмена опытом между сотрудниками.
Однако стоит помнить, что если работа первоначально связана с разъездами, то поездки в другие места не могут считаться командировкой. Соответственно, и расчет командировочных здесь не нужен. Также стоит отметить, что направление работника, принятого с оформлением гражданско-правового договора, не будет считаться служебной командировкой.
Командировки: законы, регламентирующие их
Работодателю и работнику, которые связаны с командировками, нужно знать, что основные понятия и правила расчета регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации. К ним относятся:
- Статья 166. Здесь вводится само понятие служебной командировки.
- Статья 167. В данном пункте оговариваются гарантии работника, отправленного в командировку.
- Статья 153. Данная статья регламентирует оплату за работу в выходные и праздничные дни.
Разумеется, есть и иные статьи, которые прямо или косвенно затрагивают многие вопросы, связанные с разъездами. В частности, они отвечают на вопрос: «Как начисляются командировочные и каковы особенности их выплаты?», однако к основным традиционно относят вышеперечисленные.
Кого нельзя отправлять в служебную командировку
Прежде чем понять, как начисляются командировочные, следует понять, кого из сотрудников нельзя отправлять в поездки без их согласия, а кого не стоит направлять даже при письменном соглашении работника.
Отправлять в служебную командировку нельзя беременных женщин и лиц моложе восемнадцати лет. Также существуют свои правила для следующих категорий работников:
- Женщины, имеющие детей до трех лет.
- Одинокие родители, воспитывающие ребенка или детей, которые не достигли пятилетнего возраста.
- Сотрудники, на чьем иждивении находятся дети-инвалиды.
- Работники, имеющие медицинское заключение о том, что они осуществляют уход за членом семьи.
Документы, необходимые для оформления служебной командировки
Для того чтобы законно направить сотрудника в командировку, необходимо правильно оформить документы. К ним можно отнести приказ о направлении в командировку, служебное задание и документы, которые фактически подтверждают пребывание сотрудника в командировке.
Стоит отметить, что служебное задание с 2015 года оформлять не обязательно, законодательством это разрешено. Однако по своему внутреннему порядку оформления документации, работодатель может придерживаться старых правил. Такое ведение целесообразно для крупных организаций. К примеру, такого рода документ может быть составлен руководителем структурного подразделения с указанием необходимости командировки. В дальнейшем данная документация рассматривается вышестоящим руководством.
Приказ о направлении в командировку является неотъемлемой частью документооборота при возникновении выезда по служебным делам. В документации обязательно указываются реквизиты организации, данные сотрудника, цели и сроки командировки. Заполняется приказ по унифицированной форме № Т-9. В случае составления служебного задания этот факт также указывается в приказе.
Документами, которые подтверждают сроки нахождения в командировке, считаются в основном проездные документы, например железнодорожные билеты. В случае если сотрудник перемещается на личном транспорте, составляется служебная записка.
Что делать, если нужно продлить командировку?
Бывают ситуации, когда необходимо увеличение срока нахождения в командировке сотрудника. В этом случае нужно оформить дополнительный пакет документов. К ним относятся:
- Приказ на продление командировки. Заполняется данный документ в произвольной форме. Здесь следует указать причину продления поездки и новую дату окончания.
- Письменное разрешение на продление командировки от лиц, указанных выше.
- Уведомление сотрудника о продлении командировки. Это может осуществляться путем отправки факса с приказом.
- Расчет командировочных и суточных за дополнительный период и перечисление денежных средств.
Выплаты, которые полагаются работнику, находящемуся в командировке
Сотрудник, который был отправлен в служебную командировку, имеет право на несколько видов выплат. К ним можно отнести:
- Суточные.
- Непосредственно оплата командировочных за каждый день, приходящийся на работу в отъезде.
- Возмещение расходов, которые работник понес в связи с командировкой, например суммы за билеты или съем жилья.
Первые шаги бухгалтерии: суточные, командировочные и аванс
После того как приказ о направлении готов, сотруднику должны выдать аванс. В него включаются суточные за весь период командировки, а также предполагаемая сумма расходов. Стоит отметить, что выдача может осуществляться как наличными, так и путем перечисления на карту работника.
Как начисляются командировочные? Их выплачивают в конце месяца вместе с остальной заработной платой. Это обусловлено тем, что расчет данного вида оплаты осуществляется после закрытия месяца, вне зависимости от того, когда работник отчитался.
После того как сотрудник вернулся, бухгалтер проводит перерасчет. Подводятся итоги, выясняется, какие суммы были потрачены. В заключение работнику либо доплачивают недостающую сумму, либо удерживают излишне выданную.
Оплата командировочных. Основная формула
Как начисляются командировочные? Прежде чем начислить сотруднику какие-либо средства, следует их рассчитать. Следует помнить, что производится оплата по среднему заработку. Командировка оплачивается суммами, рассчитанными по формуле. Для расчета берутся следующие показатели:
- Выплаты, которые учитываются для расчета среднего заработка. Полный список можно найти в Положении об особенностях расчета среднего заработка. В большинстве случаев это оклад, персональные надбавки, за вычетом единовременных премий и материальной помощи.
- Количество дней расчетного периода.
- Количество дней командировки.
Для расчета командировочных берутся выплаты, описанные в первом пункте, делятся на количество дней расчетного периода. Данный показатель говорит о том, какую сумму работник получает за один день командировки. Затем данный показатель умножается на общее количество рабочих дней в отъезде.
Количество дней: важный фактор!
Следует обратить внимание, что первым днем командировки считается день, в который производится отправка по билетам. То есть, если самолет вылетает двадцатого числа в десять часов вечера, то расчет этого дня производится в полном объеме.
Правила начисления командировочных также предполагают, что если для проезда к месту отправления требуется время, то оно также должно быть оплачено в полном объеме.
Примером может стать ситуация, в которой работнику необходимо вылетать из аэропорта, находящегося за пределами города. Для того чтобы успеть на самолет, работник должен выехать в 23 часа 30 минут. В этом случае этот день должен также быть оплачен полностью, несмотря на то, что вылет самолета планируется только на следующий день.
Оплата командировочных. Праздники
Следует отметить, что оплата такого плана, как суточные, командировочные в праздники, требует особого уточнения. Так, суточные выплачиваются за каждый день, который человек проводит в командировке. Сюда входят и праздники, и выходные. Несмотря на то, что работник в эти дни не занимался работой.
Оплата же командировочных в выходные может и не осуществляться. Если же сотрудник работал в свой выходной, то оплата производится так же, как и за работу в праздники и выходные вне командировки. То есть за эти дни сотруднику положена двойная оплата или же дополнительный отгул, но уже с одинарной оплатой дня.
Пример расчета командировочных
Для понимания ситуации лучше использовать примеры. Начисление командировочных можно объяснить на типовой ситуации.
Сотрудник предприятия был отправлен в Кострому в служебную командировку с 1 апреля 2017 года по 12 апреля 2017 года. При этом в данный период было восемь рабочих дней, так как в компании установлена пятидневная рабочая неделя, в выходные сотрудник отдыхал.
За расчетный период сотрудник отработал 230 дней, заработав при этом 360 000 рублей.
При таком расчете дневная оплата за командировку Сергеева Д. А. составит 1 565 рублей 22 копейки. То есть за восемь дней работник получит 12 521 рубль 76 копеек командировочных.
Начисление командировочных: проводки
Оплату и начисление командировочных можно отразить следующими проводками:
- Дебет 26 (20, 23, 25) - Кредит 71. Данная проводка отражает принятие командировочных расходов на дату, когда был подан авансовый отчет.
- Дебет 71 - Кредит 50 (51) - описывается процесс выплаты денежных средств по авансовому отчету сотруднику.
- Дебет 26 (20, 23, 25) - Кредит 70. Произведено начисление командировочных работнику.
Что такое суточные? Особенности начисления
Суточные - это суммы, которые направлены на возмещение расходов работника, связанных с проживанием в ином населенном пункте. Их выплата регламентирована законодательством. Выплата осуществляется за каждый день нахождения в командировке, включая и дни в пути.
Сумма суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Для предприятий, чья деятельность осуществляется и за пределами Российской Федерации, целесообразно внести в документы компании и информацию о сумме суточных для зарубежных командировок.
Стоит отметить, что суточные, прописанные для заграничных поездок, начисляются за тот день, когда сотрудник покидает Российскую Федерацию, и за день, когда прибывает обратно. То есть при прибытии в страну в девять утра весь день все равно будет оплачен по сумме суточных для заграничной командировки.
Суточные за командировку длиною в день
Интересная ситуация возникает, если сотрудник вынужден отправиться в командировку длительностью в сутки. В этом случае существует своя особенность оплаты суточных. К примеру, заграничная поездка оплачивается в размере пятидесяти процентов от полной суммы суточных.
В это же время командировка в пределах страны оказывается менее выгодной. Суточные за этот день не начисляются. Однако стоит помнить, что это актуально только тогда, когда день отъезда и прибытия совпадают. Если отъезд был в одиннадцать вечера предыдущего дня, то командировка считается двухдневной.