Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Правила составления письма-просьбы
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» - такие письма передаются непосредственно адресату.
Бесплатная юридическая консультация:
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Бесплатная юридическая консультация:
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Бесплатная юридическая консультация:
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у васрублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Бесплатная юридическая консультация:
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
От руководителя компании «БББ»
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Бесплатная юридическая консультация:
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
От руководителя компании «Запад»
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
Бесплатная юридическая консультация:
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Бесплатная юридическая консультация:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
От руководителя компании «Минус»
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
Бесплатная юридическая консультация:
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Бесплатная юридическая консультация:
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размерерублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляетрублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
Бесплатная юридическая консультация:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размерерублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
Бесплатная юридическая консультация:
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Бесплатная юридическая консультация:
От руководителя компании «Где деньги»
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размерерублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размерерублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размерерублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Бесплатная юридическая консультация:
От общественной организации
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Бесплатная юридическая консультация:
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Помогите пожалуйста грамотно написать письмо чиновнику о восстановлении на работе
Просим вас оказать содействие в проведении мероприятия
Ярославль ул. Б.Октябрьская, 67
Недвижимость- Прайс ИНФО
Бесплатная юридическая консультация:
ВКонтакте с Недвижимостью:
85 полезных фраз для деловых писем
При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем. Как сказать, что нам что-то не нравится - или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях?
Полезные формулировки для переписки
Бесплатная юридическая консультация:
Начинаем со своей цели
Начинаем с интереса адресата
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…
Довожу до Вашего сведения, что…
Прошу (Вас) выделить средства…
Бесплатная юридическая консультация:
Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…
В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….
Прошу оказать содействие…
Прошу Вашего содействия в…
Напоминаю (напоминаем) о…
Бесплатная юридическая консультация:
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)
Считаю необходимым обсудить с Вами …
Хочу (хотим) согласовать с Вами….
Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…
Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…
Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…
Позвольте проинформировать о…
Обращаюсь к Вам в связи с…
Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …
Ставим Вас в известность о…
Настоящим извещаем (Вас) о…
Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…
Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…
Предлагаем содействие в решении проблемы…
Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…
Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …
Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….
Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…
Рады (имеем честь) предложить (Вам)…
Рады сообщить о возможности…
Хотим привлечь Ваше внимание…
Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…
Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…
Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …
Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…
Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)
Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…
Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….
Требуем от… немедленного принятия мер…
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…
Просим направить вашего представителя…
Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)
Ждем Вашего решения …
Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…
Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…
Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…
Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…
Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…
Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…
Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…
Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…
Прощание, заключительная фор мула вежливости
Уважаемы Иван Петрович!
Уважаемый господин министр!
Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!
С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…
С благодарностью (признательностью) и уважением…
С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….
С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Открывающая фраза – для ответов на обращения
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)
В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….
Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….
В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…
В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…
Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…
Выражаем благодарность (признательность)…
С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…
Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!
Упоминание о санкциях
Мы будем вынуждены:
обратиться в судебные органы (суд)
инициировать судебное разбирательство
отказаться от дальнейшего сотрудничества
пересмотреть планы (условия) сотрудничества
поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)
поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества
прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям
заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…
заявить о несогласии с фактами…
Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…
Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…
С радостью (огорчением) сообщаем…
К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…
Недвижимости и Юридическим вопросам в городе Ярославле
(купить квартиру, дом, коттедж; сдать/снять жильё; оформить сделки купли-продажи/дарения/мены)
Вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону (4,
Viber, WhatsApp:32 или написать на электронную почту (АН ИНФО),
а так же отправить быстрое сообщение в Агентство недвижимости ИНФО
Если Вы находитесь в Ярославле,
то можете просто заказать обратный звонок » и приехать к нам в офис
Образец письма-просьбы о содействии
Деловая переписка – неотъемлемая часть жизни практически каждого человека. Именно в такой форме удобнее всего обратиться к начальству, коллегам, различным организациям. Письмо-просьба – один из самых распространенных видов такого рода коммуникации, ведь каждой компании может потребоваться мнение эксперта в какой-либо области, помощь от различных финансовых или административных структур. В данной статье будет рассмотрено, как же именно нужно писать письмо-просьбу, а также пример такого вида обращения.
Структура письма
Конечно же, содержание и структура делового письма зависит от того, кто его пишет и кому оно адресовано. Так, например, начальник организации, обращаясь к своим подчиненным или давним партнерам, может написать более короткое письмо, а вот для того, чтобы заручиться поддержкой вышестоящих организаций или попросить помощи у различных специалистов, чаще требуется написать более пространную просьбу. Необходимо заинтересовать адресата и убедить его оказать вам поддержку. Рассмотрим для начала более длинный вариант.
Вводная часть
В первую очередь необходимо составить «шапку» письма, в которой указать наименование вашей организации и ее реквизиты, а также информацию о том, кому вы направляете письмо. Это может быть как определенный человек (например, глава какой-то компании) или группа (сотрудники отдела вашей фирмы или ваши партнеры). Далее следует приветствие: если вы обращаетесь к конкретному человеку, необходимо обратиться по имени: «Уважаемый Иван Петрович!». Если же вы пишете коллективу, то возможно обращение «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые сотрудники отдела!».
Причина и цель обращения
Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:
- Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
- Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
- Ваш отдел является ведущим…
- Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
- На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…
- в связи с тем, что…
- в целях разрешения ситуации…
- для развития бизнеса…
- для достижения лучших результатов в…
- для разрешения конфликтных ситуаций…
Изложение просьбы
Наконец, необходимо собственно изложить вашу просьбу. Сам текст должен быть лаконичным, но содержать полное описание того, что же именно вам необходимо, чтобы у адресата не возникло вопросов. Также просьба должна быть конкретизированной, то есть если вы просите о предоставлении услуги, нужно указать точную стоимость или количество, желаемые даты и т. д.
Просьбу желательно начинать со следующих слов:
- Просим Вас оказать поддержку в решении вопроса…
- Обращаюсь к Вам с просьбой…
- Прошу сообщить/прислать/доложить мне…
- Прошу Вашего согласия на…
Затем можно написать, какую выгоду получит адресат при положительном ответе на вашу просьбу или объяснить всю важность и необходимость решения вашего вопроса.
ООО «Дари добро» Центр помощи многодетным и малоимущим семьям
ОАО «Читайна» Иванову А. Г.
Уважаемый Александр Геннадьевич,
Ваша компания всегда принимает участие в делах нашей организации, и уже не первый год оказывает помощь в проведении различных акций. В связи с тем, что 20 августа 2016 г. мы проводим мероприятие, направленное на помощь семьям в подготовке детей к школе, мы надеемся на Вашу помощь. Все дети имеют право на счастливое детство, а малоимущим семьям, как никому, необходимо участие и поддержка.
Просим Вас принять участие в нашей акции «Собери ребенка в школу» и рассмотреть вопрос о выделении школьных принадлежностей для ее проведения. Нам необходимы канцелярские принадлежности для 50 детей из малоимущих семей.
Конечно же, если вы согласитесь оказать нам помощь, мы, в свою очередь, обещаем Вам рекламу продукции Вашей фирмы на нашей акции. Давайте дарить детям радость вместе!
Директор организации Васильева Н. И.
Краткий вариант письма
Многие стараются пользоваться именно коротким вариантом письма, так как считают, что это позволяет сконцентрироваться на самой просьбе и более четко объяснить ее адресату. В таком виде письма-просьбы нужно лишь изложить вашу цель и необходимые услуги или действия. Пример письма:
Россия, г. Нижний Новгород
Генеральному директору предприятие ЕЦМЗ
Уважаемый Михаил Владимирович!
В связи с тем, что наша школа является двухсменной, просьба подготовить для нас отдельный план питания, включающий в себя завтраки для учащихся 1-6 класса в первую смену и обеды для учащихся 7-11 класса во вторую смену.
Директор МАОУ СОШ № 69 Плотникова М. С.
С этой статьей также читают:
1 комментарий
Очень нужное дело,а если еще и заработает,цены не будет данному проекту.три года ходим по прокуратуре,администрации города Омска и никто не хочет разбираться в очевидных вещах, через месяц друг другу переадресовывают и на этом все заканчивается.Везде круговая порука суды,прокуратура,следственный комитет, администрация со всеми своими департаментами. Через месяц обязательно воспользуюсь газетой,так как я в своих жалобах уже всех поставила в известность о своих намерениях обратиться в СМИ
Организация (наименование) просит Вас оказать содействие в проведении пресс-конференции на тему
Дата и время мероприятия:
^ Проектор, экран, ноутбук,
Фотографии с пресс-конференции
^ Он-лайн трансляция пресс-конференции
^ Запись на диск фото или видеоматериалов
Кофе-брейк после пресс-конференции
Контактное лицо и координаты:
Схожі:
Министерство образования по омской области, просит сотрудников благотворительного фонда, «кто если не я» оказать посильную помощь.
Для участия в конференции приглашаются студенты, магистранты, аспиранты и молодые ученые. Продолжительность конференции 2 дня. В.
Институт государства и права ран приглашает Вас принять участие в Международной научно-практической конференции на тему «Современные.
Приглашаем Вас принять участие в работе Международной научно-практической конференции «Актуальные вопросы развития права стран СНГ.
Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра Фирмы «СтройДом»
Приглашаем Вас, принять участие в ежегодной VIII международной научно-практической конференции студентов и молодых ученых «Российское.
Оргкомитет международной научно-практической конференции «Академическая наука проблемы и достижения» приглашает Вас принять участие.
Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».
« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
|
Было |
Стало |
|
|
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
- |
«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
| - | ||||
 |
- | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . | - | - |
| - |
Письмо-просьба, зафиксированное на бумажном носителе, имеет гораздо больше шансов получить нужный результат. Образец можно скачать бесплатно.
Письмо-просьба, зафиксированное на бумажном носителе, имеет гораздо больше шансов получить нужный результат. Обращение к официальному лицу должно быть оформлено максимально удобно для читающей стороны. Содержание просьбы может включать в себя вопросы оказания спонсорской помощи, содействия в решении вопросов, выдачи какой-либо справки. Образцы и примеры некоторых обращений в виде письма-просьбы можно скачать на этой странице сайта абсолютно бесплатно.
Письмо-просьба, обычно, составляется в свободной форме. Уникальное письмо-просьба - неповторимость возможных ситуаций и событий. Повествование и описательная часть сообщения будет содержать исключительный текст. Образец, который представлен на фото и в специальном блоке, носит примерный характер. Используя данный образец, пользователь сможет самостоятельно составить такой документ, как письмо-просьба, не прибегая к дорогостоящим услугам специалистов.
Письмо-просьба обязательные пункты
:- Реквизиты адресата, ФИО руководителя в правом верхнем углу;
- Дата и место составления;
- Если письмо-просьба исходит от юридического лица, исходящий номер;
- Содержание текста просьбы;
- Все контактные данные составителя и юридического лица.
Как быть, если необходимо срочно получить важные документы, запросить актуальную информацию, обратиться за помощью к компании или должностному лицу? Составьте письмо-просьбу по всем правилам деловой переписки и получите положительный ответ.
Из статьи вы узнаете:
Чем деловое письмо-просьба отличается других видов писем?
Деловая переписка - важнейшая часть системы документных коммуникаций. Письма являются ее наиболее массовыми документами. Существует множество разновидностей официальной корреспонденции. Вся она представляет собой форму письменного диалога, который способствует решению важнейших вопросов деятельности организаций. Ее жанрово-тематический диапазон отличается широким разнообразием.
Письмо-просьба - один из распространенных видов деловой корреспонденции. Необходимость написания подобных обращений может быть вызвана различными причинами, и перечислить их все не представляется возможным. Тем не менее, существует ряд особенностей, которые позволяют выделить данное письмо среди общего массива служебной документации.
Официальное письмо с просьбой может представлять собой тактичный запрос или являться дипломатичным требованием по текущему вопросу. Оно служит для достижения конкретной цели автора и необходимо, чтобы побудить адресата к тем действиям, которые необходимы составителю письма-просьбы.
Ситуаций, когда возникает необходимость составления письма-просьбы, особенно много в управленческой деятельности. Поводом может стать как простая ситуация, не требующая усиленной аргументации и развернутых объяснений, так и проблема, без объяснения сути которой, невозможно получить положительный ответ. Во втором случае автору потребуется не просто изложить свою просьбу, но и обосновать ее, объяснить получателю, почему необходимо поступить тем или иным образов.
Существующие в делопроизводстве шаблоны и стандарты упрощают составление официального письма с просьбой. Любое деловое обращение должно соответствовать правилам деловой переписки. Корреспонденция - это, в первую очередь, лицо компании-отправителя. Ее оформление требует внимания к мелочам и соблюдения правил бизнес-этикета. Для того чтобы составить письмо-просьбу от имени организации потребуется фирменный бланк с указанием всех необходимых реквизитов. Обращение заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью компании.
Как написать официальное письмо с просьбой?
Деловое письмо-просьбу составляют по всем правилам официальной переписки. Для того чтобы в итоге получить положительный ответ, при написании обращения следует придерживаться определенного алгоритма. Он позволит структурировать содержание письма, донести до адресата основные мысли, четко и ясно изложить суть проблемы.
Определите, к кому именно вы обращаетесь?
К адресату лучше обращаться персонально. Соблюдая общепринятые правила делового этикета, используйте обращение по имени отчеству. Это поможет выказать уважение. Кроме того, личная просьба накладывает на должностное лицо, получившее письмо, определенную ответственность. Даже в том случае, когда нужно составить письмо-просьбу для группы людей, обращение лучше персонализировать.
Почему вы обращаетесь именно к этому адресату?
Рекомендуется заблаговременно объяснить адресату, почему вы обратились именно к нему. Можно сделать ему комплимент и отметить его деловые или личные качества, прошлые заслуги, которые имеют значение в контексте вашего обращения. Такой прием сподвигнет рассмотреть письмо с просьбой более внимательно и найти возможность удовлетворить ее. Важно быть искренним и не переступать границу между комплиментом и лестью.
Как вы можете обосновать свою просьбу?
Заранее продумайте аргументы и выстройте их в тексте письма по схеме сильный - средний - самый сильный. Заинтересуйте адресата, раскройте перед ним потенциальные выгоды, связанные с выполнением вашего желания. Озвучьте актуальную для него проблему и покажите, как можно ее решить, удовлетворив ваши интересы. Опишите значимость проблемы и дайте адресату понять, что ее решение может быть выгодным для вас обоих.
Какую информацию нужно сообщить адресату?
Опишите проблему максимально лаконично и предельно ясно. Не допускайте двусмысленности и максимально конкретизируйте желаемый результат: укажите точную цену, дату, процент и т.п. Письмо-просьба требует от адресата принятия управленческого решения. Для этого ему необходима точная информация: сколько, чего, когда и по какой цене. Эти подробности нужно сформулировать точно, не оставляя места недосказанности. В противном случае инициатива может перейти к получателю, просьба будет формально удовлетворена, но составитель получит не то, что хотел.
Какие выводы можно сделать?
После изложения просьбы необходимо ее видоизменить и повторить еще раз, акцентируя внимание адресата на потенциальных выгодах. При этом возможная выгода не всегда обязана быть материальной.
Многих людей волнует, как написать письмо-обращение. Образец, на самом деле, является практически одинаковым для всех случаев. Этот документ многие отправляют в организации, фирмы, инстанции и прочие места для решения определенных вопросов. Его необходимо составлять как обычным гражданам, так и различным частным предпринимателям. Что ж, все изложим по порядку.
Первое, что нужно знать
Итак, перед тем необходимо понять, по какому принципу этот документ составляется. Что ж, при написании такой бумаги необходимо соблюдать абсолютно все правила Первое, что необходимо усвоить, - использование официального стиля изложения. Важно обдумать содержание заранее, составить его убедительно, четко, логично и понятно. представляет собой текст, суть которого изложена кратко и оптимально. Максимальный объем документа составляет одну страницу. Основная задача человека - привлечь внимание получателя и заинтересовать своей проблемой. Необходимо, чтобы адресат тут же принял решение после прочтения послания. Очень весомым должно получиться письмо-обращение. Образец представляет собой текст, в котором четко высказана позиция автора, аргументирована не одним фактом и доказательством. Необходимо последовательно излагать свои вопросы и просьбы. Все смешивать в единую кучу не стоит. И, конечно, в конце следует подчеркнуть то, насколько важно это послание.
Структура
Этот аспект также имеет большое значение. Композиция важна в случае, когда составляется письмо-обращение. Образец стандартный. В верхнем левом углу поставьте дату обращения. В правом - укажите куда и кому необходимо адресовать письмо. Это может быть наименование фирмы, учреждения, государственного органа, ФИО физического лица и т.д. Чуть ниже напишите свои данные: ФИО, адрес, телефон, e-mail - чем больше будет информации, тем лучше. Желательно набирать текст на компьютере, а если решено написать от руки, то обязательно разборчивым почерком.
Письмо-обращение: образец содержания
Посередине листа необходимо написать непосредственно текст. Какое выбрать обращение? Однозначно официальное, на выбор что-нибудь из перечисленного: почитаемый, товарищ и т.д. К слову необходимо присоединить фамилию с именем и отчеством. Если лицо занимает какое-то положение или имеет звание, то надо указать и его. Чтобы подчеркнуть значимость просьбы, стоит в конце поставить А потом уже писать само письмо-обращение. Образец, как таковой, существует, но для каждого случая свой. Что ж, в целом есть универсальный вариант. Первым делом указываются причины, которые являются побуждением к обращению, потом - суть проблемы, а затем обозначают цель письма. Деталей должно быть как можно больше. Они помогут убедить адресата в исполнении просьбы. И к тому же немаловажно указать основание обращения. Это может быть норма, право, свод правил, регламент или законодательный акт.
Формулировка
Многим людям трудно сформулировать свое пожелание или просьбу. Что ж, здесь есть несколько правил. Во-первых, следует избегать требований. Лучше употребить побольше убеждений. Адресат должен понять, что ему самому выгодно выполнить просьбу. Можно намекнуть ему о его заинтересованности в данном деле. Обращение нужно закончить на оптимистичной ноте, побуждающей к действию, но максимально корректно. Лучше показать, что ответ значит очень многое и его не терпится получить как можно скорее. И, конечно, все необходимо подписать. После этого можно будет отправлять. Остается только ждать ответа.