Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Этот документ составляется для всего штата без исключения. Как на 2019 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?
В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.
Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2019 году?
Важные моменты
Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.
По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.
Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2. Принята она .
Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека .
Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.
При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.
Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально .
Что нужно знать
В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.
Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в при трудоустройстве.
Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего на .
Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.
В частности необходимы:
- приказ о зачислении в штат;
- паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
- документы по воинскому учету;
- документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
- информация, заявленная о себе лично сотрудником.
Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.
Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.
С какой целью формируется
Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.
Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.
В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.
Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.
Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.
Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.
За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.
Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.
Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.
По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:
- общие сведения;
- данные о воинском учете;
- информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
- данные об аттестации;
- сведения о квалификации и ее повышении;
- информация о профессиональной подготовке;
- данные о поощрениях, наградах и т.д.;
- сведения об ;
- положенные по закону льготы;
- дополнительные сведения;
- данные о причине увольнения.
Правовая база
По предприятиям коммерческого типа с 1.01.2013 разрешается разрабатывать собственные шаблоны первичной документации, заменяя ими унифицированные образцы.
Причем в соответствии с Письмом Минфина РФ №3-10/2012 непреложными к использованию признаются типовые формы первичной документации, учрежденные полномочными органами согласно иным федеральным нормативам.
В письме не упоминается форма Т-2. Это обуславливает вопрос, может ли самостоятельно создаваться форма карточки.
В ситуация разъясняется утвердительно. Но более целесообразным признается употребление унифицированного документа.
Тем более что отдельные нормативы указывают, что форма Т-2 личная карточка работника обязательна к применению:
Следственно, предпочтительнее всего принять за основу стандартную форму. При необходимости ее можно несколько доработать, прибавить недостающие строки или исключить лишние.
Порядок заполнения бланка формы Т-2 личной карточки работника
Типовая карта включает в себя четыре странички. Вся информационная часть поделена на одиннадцать блоков.
Оформлением карточки занимается сотрудник кадровой службы, а при отсутствии такового – глава организации.
У Т-2 наличествует несколько существенных нюансов:
- две первых страницы оформляются на пору приема нового сотрудника на работу. Третья и четвертая
- страница оформляются в процессе деятельности;
- создается карта на основании документов, предоставленных работников;
- при создании разрешается использовать компьютер;
- сам работник не имеет права заполнять карточку.
К сведению! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать личные карточки наемного персонала.
Но и они обычно создают карты по своему пожеланию, что значительно облегчает управленческую деятельность.
Как составляется документ
После того как кадровик заполнит форму, работник должен подтвердить верность изложенной информации. После ознакомления с формой он проставляет подпись на второй страничке по окончании второго раздела.
Основные правила оформления карточки таковы:
| Название организации пишется без сокращений | Допускается сокращенная форма только, если таковая прописана в учредительной документации |
| Номер сотрудника по табелю составляет максимум шесть цифр | Номерное обозначение не меняется до увольнения, независимо от внутренних перемещений |
| Номер страхового свидетельства и ИНН | Соответственен подлинникам |
| В столбике «Алфавит» | Прописывается начальная буква из фамилии сотрудника |
| Пишется характер рабочей деятельности | «временная», «постоянная» |
| Целиком прописывается вид труда | По , основной |
| Буквенным символом означается половая принадлежность | «М», «Ж» |
| Полностью прописывается | Фамилия, имя, отчество |
| По данным паспорта в текстовой части полностью пишется дата рождения | К примеру «1 января 1980 г.». Кодовое значение прописывается в числовом формате – «1.01.1980». Указывая место рождения, надо учесть, что размер записи не должен превосходить ста знаков |
| Код места проживания | Устанавливается по утвержденному ОКАТО |
| В полном виде прописывается наличие конкретного гражданства | Кодируется гражданство по ОКИН. Российское гражданство – «1», двойное – «2», иностранное – «3», без гражданства – «4» |
| Без сокращения прописывается язык (языки) | Каким владеет сотрудник. Кодом отмечается уровень владения. Свободно – «3», средний разговорный – «2», со словарем – «1» |
| Запись и кодирование образования | Осуществляется в соответствии с ОКИН и ОКСО |
| Прописывается квалификация по диплому таким образом | окончание ВУЗа – прописывается степень «бакалавра», «магистра», «специалиста»; окончание среднего учебного заведения — «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.; при степени «бакалавра» или «магистра» — прописывается направленность знаний; при звании «специалиста» — обозначается конкретная специальность |
| Профессия пишется целиком | На основании приказа о принятии на работу согласно ОКПДТР |
| Стаж работы исчисляется | На основании трудовой книжки и иных удостоверяющих стаж документов |
| Семейное положение записывается и кодируется | В соответствии с ОКИН, от «1» до «5» |
| Состав семьи включает в себя | Только членов семьи с указанной степенью родства |
| Согласно паспорту обозначаются паспортные данные | Прописывается и адрес регистрации, и реальный адрес проживания. Отображается контактный номер телефона работника и номера близких родственников |
Раздел «О воинском учете» оформляется исходя из военного билета и удостоверения лица, подлежащего призыву.
В процессе последующей деятельности сотрудника оформляются такие разделы:
- «Прием на работу и переводы на другую работу»;
- «Аттестация»;
- «Повышение квалификации»;
- «Поощрения и награды»;
- «Отпуск»;
- «Социальные льготы»;
- «Дополнительные сведения»;
- «Основания увольнения».
Кем подписывается
После того как бланк Т-2 заполнен и работник поставил свою подпись с указанием даты, документ подписывает кадровый работник.
При заполнении всех разделов информация указывается со ссылками на соответствующие документы, приказы, распоряжения, федеральные законы и локальные нормативы.
Видео: личное дело работника
Когда личная карточка закрывается кадровик и сам работник ставят свои подписи. Это подтверждает верность всех внесенных данных.
Если в карточку вносятся изменения, то они также заверяются подписями ответственного лица и работника. Полная замена карточки нежелательна, поскольку восстановить информацию будет весьма сложно.
Образец заполнения
Нередко при оформлении карты Т-2 представители кадрового отдела допускают погрешности. Каких-то особенных последствий таковые не представляют, да и работнику не наносят вреда.
Но при большом количестве оплошностей кадровая служба может штрафоваться по причине некачественной работы.
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..
Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:
1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)
2. Трудовая книжка
3. Военный билет
4. Документ об образовании
5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
7. Приказ о приеме на работу
8. Трудовой договор
9. Документы, подтверждающие возраст детей
10. Документы, подтверждающие состояние в браке
11. и другие.
При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).
Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:
«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:
1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.
2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).
4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.
5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.
6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».
8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975
10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:
· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.
· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;
· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45
11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:
· гражданин Российской Федерации – 1
· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)
· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3
· лицо без гражданства – 4.
12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):
· владею свободно -3
· читаю и могу объясняться-2
· читаю и перевожу со словарем -1.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.
13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
· начальное (общее) образование – 02
· основное общее образование – 03
· среднее (полное) общее образование – 07
· начальное профессиональное образование – 10
· среднее профессиональное образование – 11
· неполное высшее образование – 15
· высшее профессиональное образование – 18
· послевузовское образование – 19.
Разъяснительные примеры:
| Пример | Относится к: |
| Работники, обучающиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их | Лицо, имеющее основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение |
| Работник, окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его или обучается на третьем курсе | Записывается сколько курсов окончено или на каком курсе обучается |
| Окончившие три курса высшего учебного заведения | Лица с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием |
| Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их | Лица, имеющие среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение |
| Работник, окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицея, гимназии | Лица, имеющие среднее (полное) общее образование |
| Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения | Начальное профессиональное образование |
13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).
Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.
Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .
Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать .
Форма Т-2 (личная карточка работника): бланк
Для личной карточки работника (форма Т-2) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке:
Личная карточка Т-2 (бланк): в формате Word.
Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:
| Номер раздела | Наименование раздела | Какие сведения отражаются |
|---|---|---|
| I | Общие сведения | Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др. |
| II | Сведения о воинском учете | Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др. |
| III | Прием на работу и переводы на другую работу | Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др. |
| IV | Аттестация | Даты аттестации, решения комиссий и др. |
| V | Повышение квалификации | Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др. |
| VI | Профессиональная переподготовка | Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др. |
| VII | Награды (поощрения), почетные звания | Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения) |
| VIII | Отпуск | Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска |
| IX | Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством | Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу |
| X | Дополнительные сведения | К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др. |
| XI | Основание прекращения трудового договора (увольнения) | Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа |
Форма Т2 «Личная карточка работника»: образец заполнения
Покажем на примере заполнение личной карточки работника Т-2.
Одним из документов, которые должны вести службы кадрового учета, попросту отдел кадров – личная карточка сотрудника, в которую заносят все его данные, заполненные на основании первичных документов и приказов. Необходима для всестороннего и более полного учета сотрудников на предприятии. Потребуется для ведения персонифицированного учета. К тому же это весьма удобно, когда в одном документе отображена вся необходимая информация о работнике.
Личная карточка заполняется после того, как был составлен о , а так же после внесения записи в трудовую книжку.
Для того что бы заполнить карточку вам потребуются следующий перечень документов сотрудника:
- Паспорт, Снилс (зеленая карточка), ИНН, военный билет, если сотрудник является военнообязанным.
- Документы об образовании – дипломы, свидетельства.
- Приказ о приеме на работу и подписанный трудовой договор.
- Иные документы, необходимые для заполнения.
Рассмотрим нюансы заполнения разделов, а пример заполненного документа скачаете внизу статьи.
Раздел 1 личной карточки – «Общие сведения»
В этом разделе необходимо будет заполнить в самом верху наименование организации и , далее заполняются общие сведения о сотруднике. Особых сложностей не будет, но необходимо будет заполнить коды классификаторов – ОКПДТР (профессии, должности и тарифные разряды), ОКСО (специальности согласно образованию), ОКИН (инфо о населении). Данные по всем классификаторам можно будет
Пункт 5. Для заполнения «Знаний иностранных языков» можно использовать следующие уровни:
- «Читаю и перевожу со словарем».
- Далее, «Читаю и могу объясниться».
- И более продвинутый вариант – «владею свободно».
В пункте 8 , необходимо указать стаж, согласно записям в трудовой сотрудника. Далее указываются данные паспорта, прописка, номер телефона и прописка.
Раздел 2 «Сведения о воинском учете»
Сведения о том, является ли сотрудник военнообязанным отображена в разделе военного билета
Пункт 2 . Звание прописывается в военном билете.
Пункт 3 . На третьей странице военника вы найдете информацию о составе, записывается без сокращений
Пункт 4 . ВУС. Необходимо заполнить полностью кодовое обозначение (как в военном билете) учетной специальности, так же на 3-й странице военного билета
Пункт 5. Годность к военной службе. Данный пункт заполняется согласно записям мед. освидетельствований:
- А – Годен.
- Б – Годен с ограничениями.
- В – ограниченно годен.
- Г – временно не годен.
Данные вносятся из приписного свидетельства сотрудника – из раздела 1 «общие сведения» на первой странице после слова «признан» – обозначается буквой соответствующей категории – от а до г.
Пункт 7 раздела – «Состоит на воинском учете»:
- Строка «а» будет заполняться в случае, если есть мобилизационное предписание или же проставлен штамп о выдаче и его изъятии (пункт 16, военного билета на страницах 14-21).
- Строка «б» будет заполняться в том случае, если сотрудник имеет бронирование за организацией в случае мобилизации и в том числе на военное время (необходимо занести серию и номер документа удостоверения о предоставлении отсрочки, так же номер перечня профессий и должностей и дату оформления отсрочки, выданную военным комиссариатом).
Внимание! Все записи в пункте 7 заполняются простым карандашом.
Если сотрудник еще не служил и подлежит призыву, тогда пункты №1,3,4,7 не заполняются, а в пункте 2 необходимо сделать отметку «подлежит призыву».
В случае достижения работником предельного возраста или он признан не годным по состоянию здоровья, необходимо внести данные в пункт 8, ставится отметка – «снят с воинского учета по состоянию здоровья» или же второй вариант – «снят с воинского учета по возрасту»
Раздел 3. Личной карточки «Прием на работу, переводы на другую работу»
Сведения необходимо вносить согласно первичным документам – приказе(распоряжении) о приеме, переводе и должны доведены до сведения сотрудника, после чего он ставит дату ознакомления и расписывается в соответствующей графе
Разделы 4-9 также заполняются на основании документов, ничего сложного в них нет.
Раздел 10. Личной карточки «Дополнительные сведения»
В этом разделе можно отразить дополнительные сведения, которые вам могут потребоваться в ходе работы, здесь вы можете записать есть ли у него водительское удостоверения, может быть какое то хобби или увлечения, наличие инвалидности и прочую необходимую на ваш взгляд информацию.
Раздел 11 Прекращение трудовой деятельности
Заполняется в случае из организации, с проставлением причины и даты приказов.
Принимая на работу нового сотрудника, кадровик оформляет различные документы. Одним из них является личная карточка. В Трудовом кодексе вы вряд ли найдете упоминание о данном документе, однако в силу Постановления N 1 личные карточки необходимо вести всем предприятиям и организациям независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Тем же постановлением унифицирована форма этого документа — Т-2, Т-2 ГС (МС). Сегодня расскажем, кто должен заполнять личную карточку, какие сведения подлежат внесению в нее, нужно ли кодировать информацию.
Правовые основы
В необходимости ведения личной карточки уже давно не возникает сомнений — это обязывают делать п. 2 Постановления N 1 и Правила ведения и хранения трудовых книжек: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (в ней повторяется запись, внесенная в трудовую книжку).
Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:
— приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
— сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов, например, содержащих сведения о доходах, имуществе, обязательствах имущественного характера, медицинской справки.
Примечание. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2 ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
Отметим, что в соответствии с п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личная карточка подлежит хранению в течение 75 лет. Этим же приказом экспертно-проверочной комиссии разрешается отнести данный документ к тем, что хранятся постоянно.
Поскольку хранить карточку в любом случае придется долго, рекомендуем распечатывать ее на плотной бумаге. Также можно внести первоначальные данные в электронную форму личной карточки. Однако ее все равно придется распечатать, так как работник должен засвидетельствовать своей подписью правильность и полноту внесенных сведений. Да и впоследствии в течение трудовой деятельности работника придется знакомить с записями в карточке, так что без бумажного экземпляра не обойтись.
К сведению. Помимо личной карточки работника в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).
Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.
Отметим, что некоторые работодатели на основе унифицированной формы Т-2 разрабатывают свою форму в электронном виде, при этом удаляя отдельные графы, которую впоследствии распечатывают. Так поступать нельзя! Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20, установлено, что удаление реквизитов из унифицированных форм запрещено. При необходимости в унифицированную форму могут быть внесены изменения:
— расширение и сужение граф и строк с учетом количества знаков в показателях;
— включение дополнительных строк и вкладных листов;
— внесение дополнительных реквизитов.
При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Правила заполнения и порядок внесения сведений
Наверху первой страницы формы необходимо указать наименование организации, которое берется из учредительных документов. Теперь перейдем к таблице.
В графе «Дата составления» указываем дату заполнения личной карточки. Отметим, что она может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Это не является нарушением трудового законодательства. Однако мы рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки, придерживаться недельного срока (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Графа «Табельный номер» заполняется, если в учреждении присваиваются табельные номера работникам. Напомним, что такой номер присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое.
Графы «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» заполняются на основании документов, представленных работником. Если гражданин поступает на работу впервые, то графа для реквизитов пенсионного свидетельства останется незаполненной до момента получения работником такового.
В графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка. Заполнять данную графу необходимо для систематизации личных карточек в общем массиве.
В графе «Характер работы» указывается «постоянно», если трудовой договор заключен на неопределенный срок, или «временно», если трудовые отношения ограничены каким-либо сроком.
«Вид работы» — основная или по совместительству.
В графе «Пол» проставляется только первая буква («М» — мужской пол, «Ж» — женский).
Из примера видно, что в правом верхнем углу находятся ячейки для кодов. Код формы стоит, а вот код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) необходимо спросить в бухгалтерии, так как данный код присваивается Федеральной службой государственной статистики.
Далее в форме Т-2 есть ряд полей для кодировки. Зачем они? Данные коды требовались для статистического наблюдения и контроля. В настоящее время эти поля крайне редко заполняются, но если все же в вашем учреждении принято кодировать информацию, рекомендуем воспользоваться следующими классификаторами:
— Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019-95 — ОКАТО;
— Общероссийским классификатором специальностей по образованию ОК 009-2003 — ОКСО;
— Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 — ОКПДТР;
— Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 — ОКИН.
Обратите внимание! Если даже в учреждении коды не проставляются, удалять предназначенные для них поля нельзя.
Раздел I «Общие сведения»
При просмотре данного раздела видно, что в него вносятся персональные данные работника и сведения о его семье, образовании, полученном до трудоустройства и имеющемся стаже.
Дата и номер трудового договора, заключенного с работником, проставляются в графе «Трудовой договор».
Пункты 1-4 данного раздела заполняются на основании паспортных данных:
— фамилия, имя и отчество указываются в именительном падеже полностью;
— дата рождения указывается словесно-цифровым способом;
— место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, «г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записываются в родительном падеже.
В графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи (разд. 2 ОКИН): «гражданин Российской Федерации»; «гражданин Российской Федерации и иностранного государства»; «иностранный гражданин» с указанием названия государства, например, «иностранный гражданин (Республика Казахстан)»; «лицо без гражданства» — указывается при предъявлении вида на жительства.
Следующая графа «Знание иностранного языка» заполняется со слов работника. При этом необходимо указать язык в соответствии с разд. 4 ОКИН и указать степень владения им в соответствии с разд. 5 ОКИН:
— читает и переводит со словарем;
— читает и может объясняться;
— владеет свободно.
На основании представленных работником документов об образовании заполняется п. 6 «Образование»:
— начальное (общее) образование — не менее 4-х классов;
— основное общее образование — не менее 9 классов при наличии свидетельства;
— среднее (полное) общее образование — не менее 11 классов при наличии свидетельства;
— начальное профессиональное образование — профессиональное училище или лицей;
— среднее профессиональное образование — техникум или колледж;
— неполное высшее образование — три и более курса вуза;
— высшее образование — университет, академия, институт;
— послевузовское образование — аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.
Обычно указываются сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. Иногда места для указания образований работника в форме Т-2 не хватает, например, у него три высших образования. Что делать в этом случае? Мы рекомендуем оформить вкладной лист, на котором и записать все необходимые данные.
Для послевузовского образования в форме предусмотрены отдельные строки.
К сведению. Если у работника изменились фамилия, паспортные данные и другие подобные сведения, необходимо скорректировать личную карточку. Чтобы верно внести исправления, рекомендуем воспользоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек: одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или, при наличии свободного места, рядом) записать новые данные.
В пункт 7 «Профессия» следует внести сведения об основной и дополнительной профессиях. В графе «Основная» довольно часто указывают ту профессию или должность, которую работник занимает в организации, но это не верно. Полагаем, что сотруднику без опыта работы нужно указать в данной графе профессию, которую он получил после окончания учебного заведения. Если же сотрудник имеет определенный стаж, то в качестве основной можно указать ту профессию, по которой он приобрел наибольший опыт работы. Для такого сотрудника можно заполнить и графу «Другая» — с целью создания кадрового резерва или быстрой возможности заменить отсутствующего работника. В любом случае, заполняя п. 7, необходимо обратиться к ОКПДТР и указывать наименование профессии в соответствии с ним.
В графе 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время большинство работодателей не рассчитывают непрерывный стаж и стаж за выслугу лет, так как теперь в основном требуется страховой стаж — его и указывают в строке, предусмотренной для общего стажа. Однако иногда в силу требований федеральных законов требуется указать и непрерывный стаж, и выслугу лет. Например, выслуга лет принимается во внимание в органах внутренних дел, на службе в Государственной противопожарной службе, в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, на службе в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.
Общий трудовой стаж — это суммарная продолжительность трудовой (независимо от количества и продолжительности перерывов в ней) и иной общественно полезной деятельности, а также иных периодов времени, установленных законодателем.
Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Для определения методики подсчета рекомендуем использовать Постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. При этом к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения следует добавить один день.
Графа 9 «Состояние в браке» заполняется в соответствии с ОКИН. Отметим, что недопустимы слова «холост», «женат» и т. п. Правильными будут следующие формулировки:
— никогда не состоял (не состояла) в браке;
— состоит в зарегистрированном браке;
— состоит в незарегистрированном браке;
— вдовец (вдова);
— разведен (разведена);
— разошелся (разошлась).
Реквизиты документа, удостоверяющего личность, переносятся в п. 11 «Паспорт». Если в течение трудовой деятельности паспортные данные сотрудника изменились, необходимо отметить это в личной карточке.
Графа «Место жительства» заполняется на основании штампа регистрации в паспорте. Отметим, что место фактического проживания может отличаться от места регистрации. Для этого в личной карточке предусмотрены соответствующие строки, которые заполняются уже со слов работника.
Раздел II «Сведения о воинском учете»
Сведения для заполнения данного раздела личной карточки берутся из:
— военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) — для граждан, пребывающих в запасе;
— удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — для граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);
— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то:
— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;
— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе, Д — не годен к военной службе) на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан негодным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
По окончании этого раздела внизу второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»
На основании приказа о приеме на работу формы Т-1 или Т-1а в данный раздел вносится первая запись. В течение трудовой деятельности работника сюда будут вноситься записи о переводах (на основании приказа по унифицированной форме Т-5).
В данном разделе личной карточки предусмотрена графа для ознакомления работника с внесенными записями, поэтому в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек работника необходимо знакомить с этими записями.
III. Прием на работу и переводы на другую работу
Раздел IV «Аттестация»
Данный раздел заполняется, только если в организации проведение аттестации предусмотрено локальными нормативными актами или она проводится в соответствии с требованиями законодательства. Указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии (кратко), дата и номер протокола заседания. В графе «Основание» записывают дату и номер приказа о проведении аттестации. Отметим, что помимо принятия решения о соответствии работника занимаемой должности аттестационная комиссия может рекомендовать направить его на обучение, перевести на другую должность и др. Эти рекомендации также могут быть приведены в данном разделе.
Раздел V «Повышение квалификации»
В соответствии со ст. 196 ТК РФ работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости — в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Именно после прохождения обучения в учреждениях повышения квалификации заполняется данный раздел.
Напомним, что повышение квалификации бывает краткосрочным (не менее 72 часов), длительным (свыше 100 часов) и может проводиться в форме тематических и проблемных семинаров (от 72 до 100 часов).
V. Повышение квалификации
| Дата | Вид повышения квалификации | Наименование образовательного учреждения, место его нахождения | Документ (удостоверение, свидетельство) | Основание | |||||
| Начала обучения | Окончания обучения | ||||||||
| Наименование | Серия, номер | Дата | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| 05.04.2010 | 20.04.2010 | Краткосрочные | Нижегородский | Удостоверение | BI-V | 20.04. | Приказ от | ||
| Курсы | Государственный | 123456 | 2010 | 03.04.2010 | |||||
| Педагогический | N 52 | ||||||||
| Университет | |||||||||
Раздел VI «Профессиональная переподготовка»
Данный раздел заполняется при освоении работником новой профессии. После завершения обучения по программе свыше 500 часов выдается диплом о профессиональной переподготовке, на основании которого и вносится запись. Напомним, что порядок и условия профессиональной переподготовки специалистов определены Приказом Минобразования РФ от 06.09.2000 N 2571 и Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов.
В графе «Основание» следует указать реквизиты приказа о направлении работника на переподготовку. Если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа «Основание» останется незаполненной.
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»
Статьей 191 ТК РФ работодателю предоставлено право поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, — объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой или представить к званию лучшего по профессии. Если в течение трудовой деятельности работник поощрен организацией или получил какое-либо почетное звание, об этом необходимо сделать запись в данном разделе.
Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит (по аналогии), и в личной карточке. Помните, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда или выплачиваемой на регулярной основе, в личную карточку не заносятся.
VII. Награды (поощрения), почетные звания
| Наименование награды (поощрения) | Документ | ||
| Наименование | Номер | Дата | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Почетная грамота | Приказ | 108 | 10.10.2010 |
Отметим, что в учреждениях, финансируемых из различных уровней бюджета, могут быть предусмотрены ведомственные награды. Например, для федеральной службы государственной регистрации Положение о почетной грамоте утверждено Приказом Росреестра от 15.12.2011 N П/507.
Раздел VIII «Отпуск»
Все отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, дополнительный и иные) должны учитываться. При заполнении этого раздела надо указать вид отпуска (например, дополнительный оплачиваемый), период, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).
Иногда возникает вопрос с заполнением графы «Период работы» данного раздела: некоторые специалисты при предоставлении части отпуска указывают половину периода. Это неверно. Необходимо полностью указать рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть.
Раздел IX «Социальные льготы»
В данном разделе личной карточки перечисляются социальные льготы, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании документов, представленных работником, например, справки об инвалидности, удостоверения почетного донора. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Заполнение этого раздела позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий.
Раздел X «Дополнительные сведения»
Сюда можно внести любую необходимую работодателю информацию о работнике, для которой не нашлось подходящего места выше, — о том, что сотрудник является родителем ребенка-инвалида, о наличии водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д. Заполнение раздела происходит на основании поданного работником документа.
Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
Этот раздел завершает личную карточку и заполняется только при увольнении работника. Записи в него вносятся на основании приказа о прекращении (расторжении) трудового договора (унифицированные формы Т-8, Т-8а). Также указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ и дату увольнения.
Данную запись заверяют своими подписями и работник кадровой службы, и увольняющийся сотрудник.