Не позднее 20 января текущего года в ИФНС по месту нахождения организации нужно подать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. Делать это надо ежегодно (п. 3 ст. 80 НК РФ, письма Минфина от 17 июля 2012 г. № 03-02-07/1-178, от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1-38). Если компания подаст сведения с опозданием, то контролеры могут наложить одновременно два штрафа – на организацию и директора. Также этот показатель понадобится, чтобы знать, должна ли организация сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Поле «Среднесписочная численность» нужно заполнить в расчете по форме РСВ-1 ПФР, и строку «Численность работников» – в расчете по форме 4 – ФСС. Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, также понадобится этот показатель.
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период. Расскажу о порядке действий при расчете.
Определяем показатель за день
Сначала необходимо определить списочную численность полностью занятых работников на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни этот показатель равняется числу всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. В расчет берутся и работники, которые находятся на больничном, в командировках или отпусках. А вот внешних совместителей, работников, находящихся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, в неоплачиваемых учебных отпусках или сотрудников, которые трудятся неполное рабочее время, включать в расчет не нужно.
Обратите внимание
200 рублей – такой размер штрафа может грозить компании, если она с опозданием подаст сведения о среднесписочной численности.
Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна показателю на предшествовавший этой дате рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет за ближайшие субботу и воскресенье. Сотрудники, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.
Численность за месяц
Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
В организации в списочном составе на 1 июня 2016 года было 250 человек, с 6 числа принято еще 10 человек, с 14-го – уволено 5 сотрудников, с 26-го – принято еще 10 человек. Определим среднесписочную численность рабочих за июнь 2016 года.
250 чел. + 10 чел. = 260 чел.
С 14 по 25 число июня прошло 12 дней. За это время численность изменилась:
260 чел. – 5 чел. = 255 чел.
Последние 5 дней месяца работали:
255 чел. + 10 чел. = 265 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность за июнь: (250 чел. × 5 дн. + 260 чел. × 8 дн. + 255 чел. × 12 дн. + 265 чел. × 5 дн.) / 30 дн. = 7715 чел. / 30 дн. = 257 чел.
Частичная занятость
После этого рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми сотрудниками за месяц. Рабочие дни, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудников, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.
В организации два сотрудника по соглашению с работодателем трудятся неполное рабочее время – по 6 часов в день 5 дней в неделю. В сентябре 22 рабочих дня. Один сотрудник отработал все рабочее время; второй полностью отработал 1 и 2 сентября, 5 сентября отработал 5 часов, а с 6 по 30 сентября был в отпуске.
Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за сентябрь, составит 244 часа (6 ч./дн. × 22 дн. + 6 ч./дн. × 2 дн. + 5 ч./дн. × 20 дн.).
В организации установлены восьмичасовой день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками, составляет 244 часа. Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,39 чел. (244 ч. / (8 ч. × 22 дн.)).
Общая численность
После этого рассчитывается среднесписочная численность всех работников за каждый месяц по формуле:
При этом полученный результат следует округлить до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.
График работы организации – 5 дней в неделю по 8 часов в день.
По состоянию на 1 июня 2016 года в компании по трудовым договорам работают 34 человека, из которых: 30 человек – на условиях полного рабочего времени, двое – по внешнему совместительству, еще двое – по соглашению с работодателем трудятся неполный рабочий день.
В июне 2016 года количество часов, отработанных этими работниками, составит 210 часов.
Ни один из сотрудников организации в рассматриваемый период не находился в отпуске по уходу за ребенком или в неоплачиваемом учебном отпуске.
В июне 2016 года 21 рабочий день.
Списочная численность полностью занятых работников составляет: за 1 – 19 число и за 23 – 30 июня (27 дней) – 30 человек; за 20 – 22 июня (3 дня) – 29 человек.
Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 29,9 человек ((27 дн. × 30 чел. + 3 дн. × 29 чел.) / 30 дн.).
Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 1,25 человек (210 ч. / (8 ч. × 21 дн.)).
Среднесписочная численность всех работников за июнь 2016 года с учетом округления составит 31 человек (29,9 + 1,25).
Определяем показатель за период
Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) по формуле (п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428):
Полученный результат также округляется до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.
Приведу пример среднесписочной численности работников организации за 2016 год.
Среднесписочная численность всех работников организации составила:
– за январь – 70 человек;
– за февраль – 75 человек;
– за март – 75 человек;
– за апрель – 80 человек;
– за май – 80 человек;
– за июнь – 85 человек;
– за июль – 90 человек;
– за август – 95 человек;
– за сентябрь – 100 человек;
– за октябрь – 105 человек;
– за ноябрь – 100 человек;
– за декабрь – 100 человек.
Среднесписочная численность работников организации за год с учетом округления составит 88 человек ((70 чел.+ 75 чел. + 75 чел. + 80 чел. + 80 чел. + 85 чел. + 90 чел. + 95 чел. + 100 чел. + 105 чел. + 100 чел. + 100 чел.) / 12).
Для целей организации статистического и налогового учета компаниям следует определять величину такого показателя, как списочная численность работников (как рассчитать ее, мы рассмотрим ниже).
Списочная численность работников - это количество штатных сотрудников организации на определенный день месяца. Этот показатель применяется компаниями и предпринимателями при составлении таких налоговых и статистических отчетов, к примеру, как форма 4-ФСС и «Сведения о неполной занятости и движении работников за квартал».
Списочная численность персонала: каких работников учитывать
Определение списочной численности работников осуществляется на основании положений, закрепленных в приказе Росстата № 498 от 26.10.2015 года (далее – приказ) в редакции от 27.10.2016 года.
В соответствии с п. 78 приказа списочная численность работников предприятия - это основа для исчисления среднесписочной численности, не менее значимого показателя.
При определении списочной численности должны учитываться работники, которые трудятся в компании на основании трудовых договоров, как с указанием срока действия, так и бессрочных. К ним относят даже тех сотрудников, которые заняты в компании не постоянно, а временно или привлекаются для выполнения сезонных работ. Важно отметить, что в списочную численность также включаются работники, которые фактически отсутствуют на рабочем месте в установленный день – командированные сотрудники, временно нетрудоспособные, отпускники. Полный список лиц, учитываемых при исчислении списочной численности, представлен в п. 79 приказа.
Тем не менее, определенная группа работников исключается при определении списочной численности работников. К их числу относят:
- Работники, трудящиеся по внешнему совместительству;
- Граждане, с которыми заключен договор ГПХ ;
- Лица, работающие по спецдоговорам (военные и иные);
- Собственники компании, которые не получают заработную плату.
С полным перечнем можно ознакомиться в п. 80 приказа.
Коэффициент списочного состава: формула расчета
Бухгалтеру важно знать, как считается списочная численность работников. Для определения фактической величины этого показателя используется коэффициент списочного состава.
С учетом коэффициента определяется списочная численность работников.
Формула такова:
- СЧ = Коэф-т списочного состава х Явочная численность
Коэффициент определяется как кратное, полученное при делении номинального фонда рабочего времени на фактическое число дней в рассматриваемом периоде.
Пример
Номинальный фонд рабочего времени составляет 259 дней, явочная численность 122 работника, фактическое количество дней – 250 дней. Определим величину списочной численности работников по формуле выше.
СЧ = 259 / 250 х 122 = 1,036 х 122 = 126.
Таким образом, списочная численность работников (как рассчитать, рассмотрено выше) составила 126 человек.
Взаимосвязь списочной и среднесписочной численности работников
Полученная списочная численность, формула которой была приведена в этой статье, позволяет определить значение среднесписочной численности (ССЧ) . При этом расчет будет осуществляться по следующей формуле:
- ССЧ = Списочная численность / Количество дней в периоде.
Применение показателя среднесписочной численности позволяет компаниям не только успешно составлять отчетность, но и проводить аналитические мероприятия, такие как анализ производительности труда, показатель текучести кадров, анализ среднего уровня заработной платы.
Подводя итоги, отметим, что определение величины списочной численности не сопряжено для бухгалтерского отдела со значительными трудозатратами. Тем не менее, значение этого показателя нельзя недооценивать, ведь он не только учитывается при составлении налоговой и статистической отчетности, но и выступает в качестве базы для расчета другого аналитически значимого показателя – среднесписочной численности работников.
Численность занятых в экономике страны лиц - это совокупность работников на предприятиях всех форм собственности. При расчете этого показателя важно не допустить повторной калькуляции, так как многие люди работают сразу на нескольких организациях. Прием и выбытие сотрудников оформляются приказом директора. В бухгалтерии также должен быть расчет среднесписочной численности работников (за 2014 год, например). Эти данные подаются при заполнении формы РВС - 1 и 4-ФСС.
Понятие
— 2 сотрудника трудились по 4 часа в течение 10 дней. Они учитываются как 0,5 единицы;
— 3 человека работали по 2 часа 20, 7 и 5 дней соответственно. Они учитываются как 0,25 человека (2\8).
Средняя численность таких сотрудников составила:
(0,5 x 10 х 2 + 0,25 x 20 + 0,25 x 7 + 0,25 x 5) : 20 рабочих дня в месяце = 0,9 человека.
Эта цифра будет использоваться в дальнейших расчетах.
Данные за квартал и более продолжительные периоды
Численность работников за три месяца опре-деляется путем суммирования данных за предыдущие 90 дней и деления суммы на 3.
Пример
В январе в организации трудилось 494 человек, в феврале — 498 человек, в марте — 502 чел. СЧР = (494 + 498 + 502) : 3 = 498 человек.
Если предприятие работало неполный квартал, то расчет производится путем суммирования данных за месяцы и деления суммы на 3. Формула расчета среднесписочной численности работников за год выглядит аналогичным образом. Суммируются данные за все отработанные месяцы, а полученный результат делится на 12. Вот как рассчитать среднесписочную численность работников за год для ИФНС.
Пример
Оставим условия задачи предыдущего примера. За шесть месяцев СЧР можно вычислить двумя способами: на основе месячных и квартальных данных.
СЧР 1 вариант = (215 + 221 + 215 + 235 + 228 + 224) : 6 = 223 человека.
СЧР 2 вариант = (217 + 229) : 2 = 223 человека.
Аналогично происходит расчет среднесписочной численности работников за год.
Пример калькуляции СЧР на вновь созданных организациях
Предприятие проработало неполный период. Организация была основана 26 ноября. В этот день на ней трудилось 150 человек. За три дня до конца месяца было принято еще 15 сотрудников. СЧР за декабрь составила 168 человек. Как посчитать среднесписочную численность работников за год?
СЧР за ноябрь = (150 х 3 + 165 х 2) : 30 = 26 чел.
СЧР за 4 кв. = (26 + 168) : 3 = 64,6 чел.
СЧР за год = (26 + 168) : 12 = 16,17 чел.
На предприятии, которое функционировало более одного месяца, было занято 17 человек в пересчете за год. Эти работники могли быть в составе других предприятий все остальное время. Там они также учтены пропорционально времени работы. Не имеет значения, на скольких предприятиях человек отработал за год. Он учитывается как целая единица, только если трудился все 12 календарных месяцев. Расчет всегда идет пропорциональный. Если человек работал 4 месяца, то при калькуляции он будет учтен как 4/12 = 0,33.
Задача
В ООО установлена 40-часовая 5-дневная неделя. С января по ноябрь работало 15 человек, в декабре четверо лиц было уволено. На сентябрь и октябрь с 5 сотрудниками были заключены договора на неполный день, по которым они трудились ежедневно по 4 часа. В течение года на предприятии работало 3 совместителя, которые числятся в другой компании. Как рассчитать среднесписочную численность работников за год? Формула:
(СЧР янв + … + СЧР дек) : 12
Так как совместители при калькуляции не учитываются, то с января по ноябрь СЧР была равна 15 чел., в декабре - 11. Посчитаем количество лиц, которые присутствововали на предприятии не все время. В сентябре и октябре было по 22 трудовых дня:
(4 часа x 5 сотрудников x 22 дн.) : 8 часов: 22 дн. = 2,5 чел.
СЧР за сентябрь и октябрь составила: 15 + 2,5 = 17,5 чел.
Подставим эти значения в формулу:
СЧР за год = (15 х 9 + 17,5 х 2 + 11) : 12 = 181: 12 = 15 человек.
Вывод
С целью учета трудовых кадров на предприятии, а также формирования статистических данных рассчитывается показатель среднесписочной численности. Он представляет собой количество лиц, которые трудятся в организации в определенный период. Сначала считается значение показателя за день, потом за более продолжительный срок. Особенности расчета каждой цифры разные, но общее правило одно: при калькуляции нельзя допускать двойного счета. Один и тот же человек может одновременно трудиться в нескольких структурах. Поэтому внешние совместители, уволенные, военнослужащие и прочие лица не учитываются в списочном составе организации. Данные, рассчитанные за более короткий период (день, месяц), используются для калькуляции показателя за более длительный срок (полугодие, год).
Одним из отчётов, который руководитель предприятия обязан подавать в ИФНС, являются данные о среднесписочной численности своих работников. Это статистическая информация, которая оформляется на бланке КНД 1110018 и отправляется в налоговые органы ежегодно до 20 января за предыдущий год работы. Этот показатель важен для подтверждения возможности юридического лица или ИП пользоваться льготным режимом налогообложения, а также для контроля внебюджетными фондами страховых выплат работодателей.
Данные о среднесписочной численности подаются всеми организациями и предпринимателями, независимо от применяемого налогового режима, за исключением ИП без работников, которые с 2014 года от этой обязанности освобождены. Также сдают статистическую информацию предприятия:
- отработавшие неполный год;
- вновь созданные или реорганизованные (срок – до 20 числа месяца, следующего за месяцем создания фирмы);
- закрывающиеся (данные на дату ликвидации организации).
Рассмотрим, что же такое среднесписочная численность, и как её правильно рассчитать.
Учёт работников для включения в среднесписочную численность
В среднесписочную численность включаются все работники фирмы, выполняющие постоянную или временную работу по трудовому контракту, кроме следующих категорий сотрудников:
- внешних совместителей;
- лиц, нанятых по гражданско-правовому договору;
- переведённых на работу в другую страну;
- перешедших в другую организацию по переводу;
- учеников и стажёров, трудящихся на предприятии по ученическому договору и получающих стипендию;
- работников, находящихся в учебном отпуске за свой счёт;
- студентов, учащихся с отрывом от производства по направлению и со стипендией от предприятия;
- «декретниц»;
- владельцев предприятия, если они не являются наёмными сотрудниками на своей фирме и, соответственно, не получают на ней зарплату;
- работников, написавших заявление по собственному желанию и переставших являться на работу, не дожидаясь увольнения.
Сотрудники, командированные, находящиеся на больничном, в отгуле или отпуске в расчёте среднесписочной численности учитываются.
Если данные подаются в ФСС и ПФР (по формам отчётности РСВ-1 и ФСС-4), в расчёт необходимо включать и тех, кто работает по совместительству и договорам подряда.
Данные о количестве персонала берутся на основе табеля или другой формы учёта рабочего времени на предприятии за каждый день. При этом в расчёт включаются все календарные дни. Число работников в выходные и праздники устанавливается по предшествующему рабочему дню.
Формула расчёта
Для расчёта среднесписочной численности работников необходимо определить календарный фонд рабочего времени за определённый период, или как его ещё называют - человеко-дни. Для этого суммируется ежедневное количество всех работников, которые учитываются в показателях, за весь месяц. Затем сумма делится на количество дней в месяце, в итоге получается средняя величина.
Таким образом, формула расчёта среднесписочной численности работников предприятия за месяц выглядит как:
ССЧ = сумма человеко-дней за месяц / количество дней в месяце
Ежемесячная ССЧ берётся за основу расчёта показателя за определённый период. Как правило, предпринимателям требуется отчёт по численности поквартально (для предоставления во внебюджетные фонды) и за год – в налоговые органы.
В этом случае среднесписочная численность рассчитывается по формуле простой средней арифметической: показатель ССЧ за каждый месяц рассматриваемого периода делится на число месяцев в этом периоде (3 – квартал, 6 – полугодие, 9 – за 9 месяцев, 12 – год).
Полученное число, если оно не целое, округляется по математическим правилам (5 десятых и более после запятой – в большую сторону, менее 5 десятых – в меньшую).
Рассмотрим расчёт среднесписочной численности на примере. В организации на начало года числилось 205 сотрудников. 6 января на работу поступили 15 новых работников, а 16 января 5 из них уволились. 29 января работодатель принял еще 10 человек. Определим средний показатель ССЧ при таких исходных данных:
ССЧ = 205 * 5 + (205 + 15) * 10 + (220 – 5) * 13 + (215 + 10) * 3 / 31 = 216
Таким образом, среднее число занятых на предприятии работников в январе составило 216 человек, несмотря на постоянные колебания реального количества персонала в пределах 205 – 225 сотрудников.
Аналогично расчёт производится и за другие периоды. Допустим, ССЧ за февраль получилась 223 человека и 218 за март, тогда за первый квартал показатель определяется как:
ССЧ = 216 + 223 + 218 / 3 = 219.
Если в организации отсутствуют наёмные работники, кроме директора, применять формулы нет необходимости: ССЧ всегда будет 1.
Приведённые примеры касаются тех предприятий, на которых весь персонал трудится полный рабочий день. Сотрудники с сокращённым рабочим днём или неполной ставкой учитываются отдельно. К примеру, если есть 2 человека, которые работают по 4 часа ежедневно, то их принимают за 1 рабочую единицу. Когда график работы нестабилен, таких сотрудников включают в расчёт пропорционально фактически отработанному ими времени. В таких случаях за основу формулы берут не человеко-дни, а человеко-часы. Сумму отработанных человеко-часов делят на число дней и продолжительность рабочего дня в часах.
На какие нюансы ещё следует обратить внимание при расчётах?
Стандартной ситуацией вычисления ССЧ является подача отчёта за предшествующий год деятельности организации. Так, до 20 января 2015 года предприятия и предприниматели подают расчёт среднесписочной численности, которая у них была в 2014 году, в период с 1 января по 31 декабря включительно.
Однако организация могла работать и неполный год. В таком случае человеко-дни за все месяцы фактической деятельности фирмы всё равно делятся на 12, то есть на полное число месяцев в году.
Аналогичный подход применяется для организаций, которые отработали месяц не полностью. Численность работников за каждый отработанный день суммируется и делится на календарную длительность этого месяца. Если организация временно приостановила свою деятельность, это не освобождает её от обязанности подавать сведения по среднесписочной численности, которая рассчитывается по общим правилам.
Отдельный случай – создание фирмы в результате перерегистрации, ликвидации, на основе обособленного подразделения и т. д. Расчёт ССЧ в таких ситуациях производится не с момента начала функционирования новой организации, а с учётом данных предприятия-предшественника.
Как видно, определить среднюю численность сотрудников организации не составляет труда. Предприятия, использующие автоматизированные системы учёта персонала, как правило, имеют в своем распоряжении и программные средства, рассчитывающие показатель ССЧ самостоятельно.
Какие сроки сдачи среднесписочной численности в налоговую инспекцию компаний, которые только зарегистрировались и компаний, которые уже ведут свою деятельность.
К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.
Кто должен предоставлять сведения о среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.
Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.
Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период - не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.
Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.
Важно! Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.
Куда предоставлять и способы отправки отчетности
Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации - по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.
Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет-сервисов.
Представлять его в налоговую инспекцию можно:
- Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа - при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании
- Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения
- С помощью электронного документооборота - для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО
В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.
Сроки сдачи отчета среднесписочной численности
Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:
Как рассчитать среднесписочную численность работников
К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные табеля по учету времени работы, приказы о приеме и увольнении сотрудников компании, предоставлении отпусков и т. д.
Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя
Определение численности на каждый день в месяце
Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.
При этом в данном объеме не учитываются:
- Внешние совместители
- Работники с договорами подряда
- Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом
- Работники в учебном отпуске без оплаты
- Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются
Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.
Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью
Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:
Ч м = (Д 1 + Д 2 + … + Д 31) / К д , где:
- Д 1 , Д 2 … - количество рабочих на каждый день месяца
- К д - число дней в месяце
Пример. В компании с 1 по 17 марта работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был принят на работу новый сотрудник, таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.
Получим: (15 чел. х 17 дней + 16 чел. х 14 дней) / 31 = (255 + 224) / 31 = 15,45 полученный результат не округляем.
Расчет средней численности частично занятых сотрудников
Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.
Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.
Ч н = Ч с / Р ч / Р д , где:
- Ч с - общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками
- Р ч - количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа
- Р д - число дней работы в месяце, в соответствии с календарем
Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.
Расчет: 24 дня х 4 часа в день / 8 часовая неделя / 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5 полученный результат не округляется.
Расчет средней численности всех сотрудников за месяц
Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам - больше 0,5 вверх, а меньше - отбрасывается.
Ч с = Ч м + Ч н , где:
- Ч м - Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц
- Чн - Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц
Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.
Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95
Расчет средней численности за год
После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.
Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.
Ч г = (Ч с1 + Ч с2 + … + Ч с12 ) / 12, где
- Ч с1 , Ч с2 … - полученная средняя численность за каждый месяц
Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.
Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.
Пример расчета среднесписочной численности работников организации
В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работники. Все работают на полную ставку.
| Расчетный месяц | Исходные данные (количество работников) |
Расчет показателей |
| Январь | с 01 по 31.01.2016 года - 16 человек | 16 |
| Февраль | с 01 по 25.02.2016 года - 17 человек с 26.02 по 28.02.2016 - 18 человек |
Так как с 1-го по 25 февраля, 25 дней в компании было 17 человек и 3 дня - с 26 по 28 февраля - 18 человек, получим: (17 х 25 + 18 х 3) / 28 = 17,1 |
| Март | с 01.03 по 31.03.2016 - 18 человек | 18 |
| Апрель | с 01.04 по 30.04.2016 - 18 человек | 18 |
| Май | с 01.05 по 04.05.2016 года -18 человек с 05.05 по 31.05.2016 года - 17 человек |
Так как с 1 по 5 мая было 18 человек, а с 5 по 31 мая 17 сотрудников, получим: (4 х 18 + 27 х 17) / 31 = 17,1 |
| Июнь | с 01.06 по 30.06.2016 года - 17 человек | 17 |
| Июль | с 01.07 по 31.07.2016 года - 17 человек | 17 |
| Август | с 01.08 по 31.08.2016 года - 16 человек | 16 |
| Сентябрь | с 01.09 по 30.09.2016 года - 16 человек | 16 |
| Октябрь | с 01.10 по 25.10.2016 года - 16 человек с 26.10 по 31.10.2016 года - 17 человек |
(26 х 16 + 5 х 17) / 31 = 16,2 |
| Ноябрь | с 01.11 по 30.11.2016 года - 17 человек | 17 |
| Декабрь | с 01.12 по 20.12.2016 года - 18 человек с 21.12 по 31.12.2016 года - 16 человек |
(20 х 18 + 11 х 16) / 31 = 17,3 |
| Среднесписочная численность на 01.01.2017 |
(16 + 17,1 + 18 + 18 + 17,1 + 17 + 17 + 16 + 16 + 16,2 + 17 + 17,3) / 12 = 16,89 |
Штраф за несдачу среднесписочной численности
Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК РФ).
Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).
Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.
Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.