Договорные отношения подразумевают исполнение сторонами своих обязательств в полном объеме. Если же одна из сторон, назовём её обидчиком, допустила нарушение условий договора, то потерпевший начинает принимать меры по устранению противоречий. В большинстве случаев спор можно разрешить и до суда, тем более в большинстве гражданско-правовых споров важно соблюсти претензионный (досудебный) порядок их урегулирования, без чего арбитражный суд вернёт исковое заявление назад.
Обычно «разбор полётов» начинается с вручения претензии (жалобы) обидчику, которую передать лично зачастую невозможно или очень сложно. Причины могут быть разные: стороны географически далеко друг от друга; состояние здоровья потерпевшего не позволяет ему посетить лично обидчика; последний отказывается принимать претензию и так далее. На помощь приходит почта, отделение которой есть практически в каждом населённом пункте. В статье мы рассмотрим, как правильно отправить претензию по почте, какие виды почтовых отправлений используются для этих целей, и какой из них будет наиболее предпочтительным?
Заказное письмо с уведомлением о вручении
Любое заказное письмо – это регистрируемое почтовое отправление (РПО). Это значит, все этапы его прохождения от места приема до места вручения адресату фиксируются документально (каждому РПО присваивается трек-номер для отслеживания), а сам факт вручения можно доказать, запросив соответствующие сведения у Почты России (письма вручаются адресату с распиской о получении). Но если вдруг дело дойдет до судебного разбирательства, то такой запрос может отнять время и затянуть рассмотрение дела. Поэтому рекомендуется любое претензионное письмо отправлять с уведомлением о вручении.
Уведомление представляет собой специальный почтовый бланк (для отправлений по России – форма 119), на котором в момент вручения ставится подпись получателя. Оно отправляется вместе с письмом, а затем возвращается отправителю с распиской в получении, пометкой почты и подписью сотрудника, осуществившего вручение.
Уведомления, как и письма, могут быть простыми и заказными. Простая карточка проследует обратный путь к отправителю аналогично простому письму – ее нигде не учитывают и не регистрируют, просто опустят в почтовый ящик. Заказное же уведомление нужно получать на почте, но при этом будет устранен риск его утраты за счет приписки к документам по всем этапам следования.
При поступлении заказной корреспонденции в почтовое отделение по месту нахождения адресата, письмо доставляется в адрес юридического лица (порядок доставки определяется договором между ним и оператором почтовой связи) или в почтовый абонентский ящик организации опускается извещение. Извещение представляет из себя специальный бланк (форма 22), который призван информировать получателя о том, что на его имя (или адрес компании) имеется регистрируемое почтовое отправление. В этом случае заказные письма вручаются в отделениях почтовой связи при предъявлении извещения, а также паспорта и доверенности (если получатель представляет юр. лицо).
Отправляя заказное письмо с уведомлением, вы обеспечите неоспоримое доказательство, что ваше заявление (или претензия) было доставлено в адрес получателя. Однако здесь нельзя исключать возможность, что в ходе судебного разбирательства получатель заявит о получении от потерпевшего конверта с чистым листом или с совершенно иной информацией, в общем, скажет, что в глаза не видел претензии.
Действительно, сам факт вручения заказного письма с уведомлением о вручении еще не говорит о том, что там действительно была претензия, а не объяснение в любви или пожелание долгой и счастливой жизни. И если гарантия вручения является несомненным преимуществом заказных отправлений, то отсутствие доказательной базы относительно вложения – неоспоримый минус. Поэтому для грамотного решения спорных вопросов лучше отправить заявление письмом с объявленной ценностью.
Ценное письмо с описью вложения и уведомлением
Ценное письмо (с объявленной ценностью) также относится к РПО и защищено от рисков утраты в пути по вине работников почты. При отправке такого письма обязательно указывается его «объявленная ценность» – это та сумма, которую выплатят отправителю в случае повреждения корреспонденции или ее утраты в результате форс-мажорных обстоятельств.
Ценные письма вручаются исключительно в почтовых отделениях по предъявлении извещения. Доставка и вручение по месту нахождения организации или по месту проживания физического лица невозможны.
Уведомление о вручении, как и в случае с заказной корреспонденцией, будет свидетельствовать о факте получения адресатом письма. Но проблема с доказыванием содержания этого письма останется открытой. Поэтому лучше будет отправить ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Опись вложения – специальный почтовый бланк (форма 107), который заполняется перед отправкой письма (такая «опция» возможна только для ценных писем и не применяется для заказных). В описи указываются наименования содержащихся в конверте документов и их количество.
Для отправки подобного письма необходимо подготовить конверт с вложенной в него претензией. Конверт НЕ НАДО запечатывать. Заполните на конверте все необходимые поля (адрес свой и получателя). Заполните два экземпляра бланка описи ф.107. Это можно сделать на сайте почты, после чего их можно распечатать. Или возьмите пустые отпечатанные бланки непосредственно в отделении, где их и заполните.
В столбце «Наименование предметов» вписываем наименование вашей претензии, например, «Претензия на отказ возврата части страховой премии после досрочного погашения». В столбце «Кол-во предметов» пишем 1 (единицу). А в столбце «Объявленная ценность, руб.» вписываем небольшую сумму в рублях (не более 10 рублей).
Что делает работник почты:
- сверяет опись с содержимым письма;
- на описи ставит заверительную подпись и печать с датой и индексом отделения;
- один экземпляр описи возвращает отправителю;
- претензию со вторым экземпляром описи запечатывает в конверт и оформляет прием почтового отправления.
Таким образом, будет подтверждено, что вы отправляли именно претензию, а не что-то другое или вовсе пустой лист. При этом всю ответственность за соответствие описи фактическому вложению несет работник почты, заверивший опись. Квитанция об оплате, опись и полученное уведомление о вручении будет неоспоримым доказательством отправки вами претензии обидчику. А компенсировать свои расходы можно будет за счёт получателя письма (если, конечно, отправитель выиграет суд).
Обратите внимание! Для того чтобы в дальнейшем вторая сторона не могла оспорить содержание претензионного письма, желательно при составлении описи указывать наиболее подробное наименование вложенных документов. Например, «Претензия по с требованием ».
Даже несмотря на наличие описи, адресат может открыть спор по поводу содержания полученного требования. Как можно бороться с оппонентом в этой ситуации? Очень просто – скачать с сайта Почты России бланк описи и заполнить его на компьютере. При этом в текст описи мелким шрифтом вносится содержание всей претензии. Тогда наименование вложенного документа будет выглядеть следующим образом: «Претензия следующего содержания: ».
Основным минусом ценных регистрируемых почтовых отправлений с описью является отсутствие гарантии их вручения. Вполне возможно, что послание вернется отправителю с пометкой об истекшем сроке хранения. Здесь главное – не распечатывать письмо, а сохранить его до суда. В процессе заседания можно предъявить судье конверт на обозрение и вскрыть в его присутствии. Это будет гарантированным доказательством отправки «того, что нужно» и ваших благих намерений.
Если же получатель будет утверждать, что ничего не получал, или получал, но не то, что вы ему отправляли, то бремя доказывания этих обстоятельств полностью лежит на нём. Судья в этом случае наверняка встанет на сторону отправителя.
Вышеописанными способами можно отправлять любые претензионные письма:
- заявление в суд;
- жалобы в Роспотребнадзор, прокуратуру, ФАС;
- претензии в банк;
- требования заемщикам и т.п.
Как правильно отправить претензию по почте? Дополнительные меры
Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены. Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее. Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить. Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?
Первое, что на форумах рекомендуют сделать, – отправить вслед жалобе телеграмму. В тексте послания нужно указать, что вы отправили письмо по почте и просите ее получить (только укажите номер письма). Телеграмму вручают непосредственно адресату, без предварительных извещений о ее поступлении. Поэтому шансов, что ее не получат практически нет. Таким образом, вы надлежаще оповестите ответчика о поступлении претензии. А в случае его отказа получать заказное (или ценное) письмо это будет расценено как намеренное уклонение от исполнения обязательств.
Второй вариант – использовать ту же телеграмму как основное средство оповещения. В этом случае весь текст претензии прописывается в пересылаемом телеграфном сообщении. Но этот способ полноценно работает лишь в тех случаях, когда размер текста небольшой, т.е. занимает не более 1 листа. Правда, такой способ «влетит в копеечку». Как вариант, можно отправить только основную мысль претензии, выдержку из неё в нескольких слова, например: «Прошу сделать перерасчёт страховой премии и вернуть её часть в связи с полным досрочным погашением кредита».
Так как правильно отправить претензию по почте? Какой способ будет наиболее предпочтительным. Обсуждающие эту тему на различных форумах сходятся во мнении, что лучше ценного письма с описью и уведомлением пока не придумано. Можно попробовать все доступные варианты с дополнительными мерами, но самым надежным способом передачи претензий всё-таки остается их личное вручение обидчику (только не забываем получить копию с отметкой о вручении, как вариант, можно подготовить второй экземпляр претензии для этих целей). Здесь и сам факт вручения нельзя оспорить, и суть переданного послания не подвергается сомнениям.
Ну вот настал тот момент когда мне понадобилось отправить письмо, да не простое, а заказное … 🙂 Если честно, в последний раз писал письмо лет 20 назад, в деревню бабушке, ну а потом появились стационарные телефоны, и необходимость в письмах отпала. И я был уверен, что пользоваться услугами почты больше не придется.
Но буквально вчера, по работе пришлось направить документацию в другой город. И само собой возник вопрос, как отправить заказное письмо по почте России? Сперва думал, что достаточно все оформить в виде обычного письма, но смущал тот факт, что мои документы могли затеряться во всей этой бумажной суматохе. Думаю знаете, как это бывает… И было решено послать свои «бумажки» заказным письмом. Так как предоставляется трек номер и весь маршрут можно отслеживать на сайте почты России, да и сами сроки доставки немного меньше. Как это можно осуществить, можете прочитать ниже.
Как можно отправить заказное письмо по почте России
Как оказалось ничего сложного в этом нет. Все, что от вас потребуется:
- Взять письмо или вашу документацию и посетить ближайшее почтовое отделение
- Обратиться к сотруднику с просьбой отправить заказное письмо
- Заполняете конверт
- Сотрудник почты, все проверяет, взвешивает (так как если письмо будет тяжелее 100 гр., то это уже бандероль), наклеивает марки
- Оплачиваете стоимость конверта, марок и пересылки (около 50 руб.)
- Сохраняете чек. На нем указан номер почтового идентификатора. По этому номеру на сайте Почты России, вы можете проверить местонахождение почтового отправления.
Как заполнить конверт для письма по России. Образец
Заполнение почтового конверта, также не представляет особой сложности. Вам достаточно знать:
- Кому предназначено письмо (ФИО либо название организации или отдела)
- Куда. Указываете адрес, по которому требуется доставить письмо
- Почтовый индекс получателя
- Соответственно свой почтовый индекс
Образец письма
В нижней левой части, заполняйте индекс в соответствии правилами заполнения почтового индекса. Образец вы найдете на обороте конверта.
Но если вам недостаточно простого заказного письма, то можно воспользоваться услугой «с уведомлением о получении».
Заказное письмо с уведомлением
Смысл данного почтового отправления заключается в уведомлении, бланк которого приклеивается к конверту, и после доставки получателю, оно отклеивается и отправляется вам, тем самым вы точно знаете, что письмо дошло до получателя.
Оформляется так же, как и обычное заказное письмо, только вам нужно будет сказать сотруднику почты, что хотите послать заказное письмо с уведомлением. Вам выдадут бланк который нужно будет заполнить (на лицевой стороне: заполняете свой адрес, на оборотной — адрес получателя письма).
Надеемся наша статья была вам полезна и теперь у вас не возникнет трудностей с тем, как можно отправить заказное письмо по почте России с уведомлением и без.
Корреспонденция в РФ часто доставляется с нарушением нормативных сроков либо вовсе бесследно исчезает. Так, «Почта России» теряет почти каждое 5-6-е письмо. Труженики связи объясняют этот факт громадными расстояниями внутри страны, сложным экономическим положением и тем, что письма на сутки, недели, а то и месяцы застревают в местных отделениях связи.
Выход очевиден – отправлять заказные письма с уведомлением. В этом случае вы получите квитанцию с указанием идентификационного номера вашего письма и затем на сайте «Почты России» сможете отслеживать его трафик в пределах страны. Процедура не представляет особой сложности.
Этапы процедуры отправки
Конверт для письма не должен превышать формат А4, а вес – 100 г. Превышение по любому из параметров для сотрудников почты является законным основанием отказать в услуге. Адреса получателя и отправителя на конверте надо писать чётко, в идеале – в напечатанном виде.
После того как конверт подписан, необходимо прийти в почтовое отделение. Только там можно получить бланк об уведомлении и купить нужное количество марок. Их число зависит от местонахождения адресата.
Уведомление – это двусторонний бланк установленного образца. В него следует внести данные об отправителе и получателе.
Бланк надо приклеить к конверту. Обычно его закрепляют на тыльной стороне скотчем таким образом, чтобы информацию было удобно читать на лицевой части. Сделать это может как отправитель, так и сотрудник почты.
Проделав все необходимые манипуляции, конверт с уведомлением нужно передать работнику отделения. Принимается он только в запечатанном виде. Сотрудник взвесит послание, наклеит требуемое количество марок и индивидуальный штрих-код отправителя.
Отправитель получает чек, в котором отражены все необходимые данные – адрес получателя, тип письма, стоимость услуги. Квитанцию стоит хранить до момента получения письма адресатом.
На квитанции будет указан код из 14 цифр. По нему путь конверта можно ежедневно отслеживать в интернете. Для этого в окошко на сайте «Почта России» достаточно ввести ваш код, и система отобразит, где интересующее вас заказное письмо с уведомлением находится в настоящий момент.
О доставке письма
Итак, оплата услуги по отправке вашего письма на почте произведена. Оно начинает свой нелёгкий путь к получателю.
Гасит марки и ставит штемпели обычно машина. Потом письма проходят сортировку с учётом областей, районов, городов. Мешки с почтой забирают грузовики и везут в аэропорты и на железнодорожные вокзалы. Одни письма летят самолётами, другие – поездами. Упаковки кочуют с вокзала на вокзал, откуда их перехватывают снова грузовики и развозят по местным почтовым отделениям.
Если получатель приходит вовремя
Когда корреспонденция поступает в указанное почтовое отделение, адресат получает извещение. Его обычно вручают лично или бросают в почтовый ящик. Для получения письма человек должен иметь при себе удостоверение личности (паспорт) и извещение.
Когда что-то пошло не так
Первое извещение приходит получателю в день, когда письмо прибывает в почтовое отделение. Если адресат по разным причинам не явился за письмом в течение 5-дневного срока, извещение повторяют. Получатель снова не явился? Тогда почтальон приносит новую бумагу.
При любом раскладе в почтовом отделении письмо с уведомлением будет храниться ровно месяц, начиная с даты прибытия. По истечении этого срока письмо пересылается обратно его отправителю.
Как только получатель забирает письмо в почтовом отделении, уведомление пересылается назад – своему отправителю. Документ является подтверждением того, что государственное учреждение выполнило услугу в рамках заявленного перечня своих функций.
Хотя бы раз в жизни каждый из нас вынужден отправлять куда-то письма через почту, так что вопросом «как отправить заказное письмо» задаются и секретари, и обычные граждане. Что такое заказное письмо и чем оно отличается от простого? Почему нельзя бросить письмо просто в почтовый ящик? Что говорить на почте? Что делать дальше? Как отследить отправление? Почтовый ликбез в статье.
Чем отличается заказное письмо от других
Все важные документы, тем более, если ведутся какие-то споры, нужно отправлять заказными письмами. Простое запросто может потеряться и за это никто не ответит. За регистрируемыми почтовыми отправлениями почта следит: неприятности не нужны никому.
Как сделать шаблон конверта в Word, чтобы распечатывать конверты быстро и легко — !
Как отправить заказное письмо
Чтобы отправить заказное письмо, нужно прийти вместе с ним на почту. Если нет конверта – тут же купить его, заполнить и отдать оператору со словами «Отправьте, пожалуйста, заказным». Больше от отправителя ничего не требуется, все остальное сделает оператор. Паспорт при этом не нужен.
Но и уходить пока рано. Тут же при вас оператор взвесит письмо. От веса зависит стоимость отправления и то, как будет зарегистрировано отправление: как письмо или как бандероль. Если в конверте много документов, то может быть, это и бандероль: все зависит от веса. Но особенной разницы нет, и заказное письмо, и заказная бандероль идут по одному и тому же пути.
После взвешивания вам озвучат сумму отправления, а при расчете дадут квитанцию. Лучше ее не выбрасывать. Это – своеобразный договор с почтой, подтверждение того, что письмо было отправлено.
Читаем квитанцию
На рисунке – обычная квитанция об отправке письма, которое я на днях отправила заказным (картинка кликабельна). По квитанции видно, что мое письмо по весу вытянуло на бандероль: там было много документов. Отмечена та информация, которая важна отправителю:
Как отследить письмо
Сервис для отслеживания почтовых отправлений есть на сайте Почты России , прямо на главной странице. Вводим в поле почтовый идентификатор, нажимаем на значок поиска
Многие из нас получали заказные письма, бандероли и посылки. Но не многие знают, как их можно отправить в случае необходимости. Сегодня расскажу, как это сделать.
Немного терминов.
Итак, что же представляют из себя почтовые отправления?
Самое простое - это письмо
- почтовое отправление с письменным сообщением.
Бандероль
- нечто среднее между посылкой и письмом - почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями.
Посылка
- самое крупное из отправляемых (не считая крупногабаритных отправлений и т.п.) - почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Письма и бандероли бывают простыми, заказными и с объявленной ценностью. Посылки же бывают обыкновенные и с объявленной ценностью.
Итак, как же отправить заказное почтовое отправление.
Для начала определяемся, что будем отправлять и покупаем соответственно конверт необходимого размера для письма или бандероли или специальную упаковку для посылки. Далее рассмотрим пример отправки заказного письма.
Заказные письма
делятся на обычные, письма с уведомлением, с объявленной ценностью, с описью вложения.
Письмо с уведомлением
отличается от простого тем, что при получении письма адресатом, отправитель получит уведомление у доставке.
Письмо с объявленной ценностью (ценное)
- отправитель оценивает стоимость вложения.
Письмо с описью вложения
- ценное письмо, принимается в открытом виде, при этом на отдельном бланке перечисляется состав письма, который адресат может проверить при получении на почте.
Заказное письмо может быть одновременно с уведомлением, ценным с описью вложения.
Отправка заказного письма, в отличие от обычного, возможна только в почтовом отделении , так как оно является платным.
Для отправки обычного заказного письма
нам необходимо:
1. Приобрести конверт нужного нам размера (максимальный: 229 х 324 мм).
2. Заполнить данные на конверте: наименование отправителя и получателя, адреса, индексы (соответствие индексов и адресов указано в справочнике, можно уточнить у оператора).
3. Говорим оператору, что желаем отравить заказное письмо, оплачиваем стоимость, получаем чек, где будет указан специальный код для отслеживания почтового отправления.
Для отправки письма с уведомлением нам необходимо заполнить специальный бланк "Уведомление о вручении" (ф. 119, получаем у оператора бесплатно).
На лицевой стороне бланка указываем данные отправителя; на оборотной - данные получателя. Далее действуем как с обычным заказным письмом.
Письмо с объявленной ценностью и описью вложения , как уже говорилось, принимается в незапечатанном конверте. При этом нам необходимо будет заполнить в двух экземплярах бланк "Опись" (ф.107), который выдаст оператор.
Скорость доставки письма зависит от местоположения отправителя и получателя. Чтобы ускорить доставку, письмо можно отправить 1 классом . Для этого необходимо приобретать не обыкновенный конверт, а специальный для отправления 1 класса.
Срок доставки такого отправления ниже обычного на 25-30%, а также не зависит от сезонных ограничений.
Отправка бандеролей и посылок происходит аналогично, за исключением моментов, связанных с особенностями отправления (ограничения по весу, вложению, стоимости и т.п.).
На сегодня всё. Оставляйте комментарии на нашем форуме, делитесь ссылкой с друзьями.
Микасик.