Должностная инструкция делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.
1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.
1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Квалификационные характеристики
2.1. Делопроизводитель должен знать:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
Структуру предприятия и его подразделений;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;
Основы законодательства о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
2.2. Делопроизводитель должен уметь:
Пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.
3. Должностные обязанности
3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:
3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.
3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.
3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.
3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.
3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.
3.17. Копировать необходимые для работы документы.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.
4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.
5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.
5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.6. За неразглашение коммерческой тайны.
5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.
6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя
6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.
6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.
7. Взаимоотношения
Делопроизводитель:
7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.
7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.
Разработал: Наименование должности _____________________ Ф.И.О. подпись Согласовано:
Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.
С инструкцией ознакомлен: Делопроизводитель: ___________________ /Ф.И.О./ "__" _____________ 200_ год подпись
При подготовке должностной инструкции для делопроизводителя организации необходимо обратить внимание на некоторые особенности его деятельности и отразить определенные ключевые моменты. Типовой бланк должностной инструкции делопроизводителя 2018 года предлагаем скачать внизу статьи бесплатно в формате word.
Должностная инструкция делопроизводителя. Как правильно составить?
В разделе “Общие положения” необходимо указать требования к образованию делопроизводителя.
Например, это может быть высшее образование или среднее образование, сочетающееся со специальной подготовкой по определенной утвержденной программе.
Необходимо обозначить основные нормативные документы, которыми должен владеть делопроизводитель, отметив среди прочих Единую государственную систему делопроизводства. Также необходимо отметить, на основании чего и кем назначается (освобождается) на должность, кому подчиняется в своей трудовой деятельности делопроизводитель.
В разделе “Обязанности делопроизводителя” должностной инструкции следует обратить внимание на весь процесс оформления документации в организации, последовательно отразить, что:
- делопроизводитель принимает и регистрирует входящую корреспонденцию,
- оформляет карточки регистрации документов,
- в соответствии с резолюцией начальника передает корреспонденцию на исполнение,
- производит учет прохождения документов,
- контролирует исполнение резолюции начальника и сроков подготовки ответов,
- осуществляет рассылку исполненную корреспонденции адресатам.
К должностным обязанностям делопроизводителя, которые нужно внести в бланк должностной инструкции, необходимо отнести также систематизацию и хранение дел архива в целях осуществления возможности оперативного поиска документов, подготовки справок по делам архива. Делопроизводитель ответственен за сохранность проходящей служебной корреспонденции.
Раздел “Права делопроизводителя” оформляется стандартно, указывается право на ознакомление с решениями руководства, относящихся к деятельности делопроизводителя, право на оборудование рабочего места и обеспечение необходимым инвентарем, в целях исполнения своих обязанностей право запрашивать необходимую информацию и документацию.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
делопроизводителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя "__________" (далее - "Организация").
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ___________ Организации.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Делопроизводитель должен знать:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Организации;
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
Структуру Организации и ее подразделений;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
Основы законодательства о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
Нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
Приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя;
Настоящей должностной инструкцией;
Правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:
2.1.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.1.2. В соответствии с резолюцией руководителей Организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.1.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.1.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.1.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.1.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.1.7. Подготавливает и сдает в архив Организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.1.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
3. ПРАВА
3.1. Делопроизводитель имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.1.2. Повышать свою квалификацию.
3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.
3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Делопроизводитель несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
_____________________________ _____________ ____________________ (должность лица, составившего (подпись) (Ф.И.О.) инструкцию)
"___"__________ ___ г.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт ____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: ____________ ____________________ (подпись) (Ф.И.О.)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
Исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом .
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / .
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— , Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, п и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
Утверждаю
_________________________
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция
делопроизводителя
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
(заведующего канцелярией,
иного должностного лица)
стажу работы.
(заведующему
________________________________________________________________________.
должностному лицу)
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— настоящей должностной инструкцией.
предприятии;
делопроизводства;
документации;
материалов;
— основы организации труда;
II. Функции
адресатам.
и хранение документов.
III. Должностные обязанности
или создавать банк данных.
в архив.
Делопроизводитель имеет право:
касающимися ее деятельности.
настоящей инструкцией.
компетенцию.
V. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
(наименование,
номер и дата документа)
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
» » ________________ 20__г.
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
Утверждаю
_________________________
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, _________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно-правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция
делопроизводителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
— основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные вопросы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.9. ______________________________________________________________.
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. ______________________________________________________________.
V. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
_____________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
За шесть дней программист с ником Bay Area Belletrist прошел собеседования в LinkedIn, Yelp, Apple, Amazon, Facebook и Google и получил шесть предложений о работе. В своей колонке на Medium он рассказал, как ему это удалось. Введение и статистика Я знал, что хотел...
