Для электронного документооборота с ПФР нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте. Образец можно бесплатно скачать по прямой ссылке на странице
Электронный документооборот c ПФР - будущее правоотношений во всех сферах общества в Москве и других мегаполисах страны. Хождение по инстанциям с горой тяжеленной бумаги, бюрократические цепочки, очереди ушли в прошлый век. Простота документооборота онлайн вытесняет устоявшиеся традиции и позволяет производить функции быстрее и эффективнее. Удобство заключается в отсутствии необходимости посещать лично отделение ПФР. Абонентам для сдачи отчетности в электронном виде нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте по месту регистрации предприятия. Образец заявления и соглашения в ПФР о электронной взаимной работе можно бесплатно скачать на странице по прямым ссылкам.
Наиболее популярно об электронном документообороте можно ознакомиться в нормативных актах, перечисленных в предмете соглашения. Российская практика внедрения новинок в делопроизводстве требует от ее участников первично посещать организацию с целью просвещения дальнейшей работы с программами. Дальнейшая удаленная возможность обмениваться документацией с государственным учреждением онлайн, позволит сэкономить гораздо больше времени, нервов и бумажных носителей.
Обязательные пункты соглашения с пфр об электронном документообороте
:- Название документа, номер, дата и место его составления;
- Предмет контракта с подробным толкованием функционирования процесса между сторонами;
- Технические условия и порядок обмена информацией;
- Права и обязанности, ответственность сторон, срок действия договора и иные условия;
- Внизу традиционно участники визируют договор подписями и печатями.
- Формируются файлы установленного формата;
- Далее программа ПФР проверяет правильность их формирования;
- При наличии ошибок, требуется произвести корректировки;
- Происходит обязательная проверка на вирусы;
- Затем отчеты подписываются уполномоченным лицом с помощью ЭЦП и отправляются в ПФР;
- Орган ПФР отправляет ответное подтверждение о получении;
- При отрицательном результате приема, абонент получает уведомление об отказе с обоснованием причин;
- В результате требуется новая подача документов;
- Если к пакету документов вопросов нет, они принимаются и сохраняются, о чем отправляется извещение;
- Все сбои возникающие в работе электронного документооборота, регулируются законодательством об электронном документообороте и соглашением, заключенным между сторонами.
Нарушение сроков (разумеется после выяснения причин) влечет наступление ответственности, предусмотренной законодательством. Лучше всего начинать действия по сдаче материалов заблаговременно, а не в последний день и исключить риски наступления штрафных санкций.
Для того чтобы иметь возможность направлять в Пенсионный фонд России электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (2019). Для этого необходимо заполнить и направить в Фонд заявление о подключении к электронному документообороту. ПФР дает возможность отчитываться работодателям через аккредитованный удостоверяющий центр или через уполномоченных представителей. Но и в том, и в другом случаях начинать надо именно с заявления; как правильно заполнить его, мы сейчас расскажем.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.
Выбор оператора ЭДО
Для удобства страхователей ПФР на своем официальном сайте приводит данные аккредитованных организаций , которые предоставляют страхователям услуги по ЭДО с ПФР. Выбрать оператора для работы желательно из этого списка. Он постоянно пополняется и обновляется. В таблице приведены:
- наименование организации;
- технология, на которой она работает;
- контактная информация (адрес, номер телефона и электронная почта).
Если организация-работодатель планирует работать с уполномоченным представителем, ей необходимо удостовериться, что он работает на согласованном с ПФР ПО.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:
После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.
Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.
Продолжаю серию публикаций ответов на вопросы в рамках акции .
Я предприниматель, решила сдавать отчетность через интернет, столкнулась с тем, что система просит от меня «дату и номер договора с Пенсионным фондом». Что это за договор и как его заключить? Почему в налоговую и ФСС я могу сдать отчетность без каких-либо договоров?
Начну, пожалуй, с ответа на второй вопрос, который носит скорее общефилософский характер и относится к риторическим. Да, система именно такова, что для сдачи отчетности в ФНС и ФСС никаких дополнительных действий не требуется, достаточно подключения к какой-либо системе электронного документооборота. Почему с Пенсионным фондом всё не так, я ответить не могу, однако, могу сообщить, что регламент взаимодействия Пенсионного фонда со страхователями (т.е. работодателями, плательщиками взносов на обязательное пенсионное страхование своих работников) утвержден (сейчас документ действует в редакции распоряжения от 10.06.2009 № 116р, от 19.03.2010 № 75 р), и там прямо указано, что электронный документооборот между Пенсионным фондом и страхователем осуществляется на основании соответствующего соглашения, типовая форма соглашения утверждена тем же распоряжением.
Как заключить соглашение?
Проще всего скачать с сайта ПФР типовую форму , заполнить ее, распечатать, заверить подписью уполномоченного лица, поставить печать и принести два экземпляра в отделение Пенсионного фонда по месту регистрации предпринимателя (ну или месту нахождения организации).
Инспектор, ответственный за организацию электронного документооборота, принимает у Вас оба экземпляра соглашения, регистрирует в каком-то своем специальном журнале и выдает Вам сразу дату и номер соглашения, которые Вы можете использовать при сдаче отчетности. Само соглашение, подписанное со стороны Пенсионного фонда, выдают чуть позже, но это уже не принципиально, я не помню в практике ни одного случая, чтобы страхователю понадобился бы его экземпляр Соглашения. Главное для вас — получить дату и номер соглашения, а их Вы получаете сразу.
ДОБАВЛЕНО: после публикации от моих друзей получено два полезных комментария, которые я сочла нужным обязательно отразить в данной статье.
Во-первых, комментарий от технического специалиста Александра Колыбельникова, дающий ответ на вопрос «Почему такая процедура предусмотрена только для ПФР».
…потому что в налоговую и ФСС отчетность сдается при помощи сертифицированных средств электронной подписи, а в ПФР нет. Это особенности технического решения, они влияют на юридическую значимость документооборота.
Если честно, мне как непосвященному в эти технические детали пользователю не очень понятны различия, и я прямо указала там же в комментариях, что я не замечаю разницы, никаких дополнительных ключей для сдачи отчетности именно в ПФР я не получала, лично у меня один доступ в систему «Контур» и никаких дополнительных ключей. Но если технический регламент у разных ведомств разный, пусть, нам нужно просто принять это к сведению и выполнять. Отдельно обращаю внимание, что если кто захочет детально разобраться именно в технических процедурах, я адресую Вас к Александру (перейдя по ссылке выше, Вы найдете и текст его комментария, и его профиль), он обещал рассказать что-нибудь еще по этой теме, так как он этими вопросами занимается профессионально.
И второе важное дополнение от Марины Мишуковой, оно касается практики оформления соглашения:
К сожалению, в Москве и Московской области нужно брать соглашение в своем УПФР (можно записать на флешку). В типовое соглашение сотрудникам Фонда пришлось бы лично вписывать реквизиты своего УПФР, а в «их» варианте эти данные уже напечатаны.
С учетом данного комментария видимо совсем нет смысла распечатывать текст соглашения самим, а нужно прямо идти в Пенсионный фонд, и там либо — для ускорения процедуры — от руки заполнить соглашение своими реквизитами, либо взять электронную версию у них, заполнить самим и тогда уже распечатать-привезти.
Спасибо моим дорогим друзьям-комментаторам. Любое участие в моей деятельности я очень ценю.
После регистрации собственного дела необходимо тесно контактировать не только с налоговой инспекцией, но и с другими организациями. Не лишним будет подписать соглашение об обмене электронными документами с ПФР – это поможет упростить процесс сотрудничества с данной организацией и другими фондами.
Подобное соглашение подписывается тогда, когда индивидуальный предприниматель или представитель ООО намерен сотрудничать с Пенсионным фондом РФ в электронной форме. Такая методика работы позволяет сэкономить большое количество времени, сил и денежных средств, ведь теперь можно пересылать информацию по почте.
Образец данного соглашения вы можете получить, обратившись в отделение Пенсионного фонда РФ по вашему региону. Также документ можно скачать на официальном сайте данной структуры. Необходимо будет заполнить его в двух экземплярах. Обе копии должны быть заполнены и завизированы представителями Пенсионного фонда, одна из них останется у вас, а вторую нужно будет отдать в ПФР.
При отправлении отчета о деятельности ПФР должен будет провести автоматическую проверку наличия у предпринимателя специального соглашения, которое было подписано при регистрации в налоговых органах. Данные об этом соглашении должны быть указаны в системе СБиС, при этом они должны быть указаны максимально корректно.
Вы можете уточнить номер соглашения и дату его заключения, обратившись в местное отделение Пенсионного фонда России, а также на его официальном сайте. При работе с сайтом необходимо указывать вашу личную информацию, при этом она остается конфиденциальной, никто не сможет ее использовать в своих целях и навредить вам.
Как правильно составить соглашение?
Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.
В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.
Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:
- электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
- файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
- принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.
Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.
Технические параметры
Соглашение об электронном документообороте с ПФР предусматривает, что абоненту придется самостоятельно приобретать и устанавливать программное обеспечение. В дальнейшем страхователю необходимо сделать все, чтобы ПО работало корректно. Вся информация в электронно-цифровой подписи должна быть защищена с помощью криптографических систем.
Именно абоненту придется оплачивать все средства связи, с помощью которых передаются все рабочие материалы, связанные с отчислением налогов. ПФР в данном случае не нуждается в предоставлении документов, подтверждающих оплату, данная процедура полностью ложится на плечи абонента.
Пенсионный фонд в данном случае может помочь абоненту и предоставить ему список организаций, которые занимаются созданием и сертификацией ЭЦП. Ключи шифрования также создаются данными предприятиями: страхователю понадобится лишь своевременно оплатить услуги и предоставить электронно-цифровую подпись в ПФР.
Как осуществляется обмен?
Договор с ПФР об электронном документообороте предусматривает возможность передачи всех документов с помощью механизмов, установленных законодательством. Правильность передачи контролируется ФЗ №27 от 01.04.1996 г., ФЗ №56 от 30.04.2008 г., и ФЗ № 212 от 24.07.2009 г., с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда РФ.
Информационный обмен должен осуществляться с помощью телекоммуникационных каналов связи, зарегистрированных на территории Российской Федерации. Законодательством оговаривается список провайдеров и ресурсов, которыми можно воспользоваться.
Если сертификатом ключа, используемого для обмена, обладает не руководитель предприятия, он должен назначить представителя интересов организации. ПФР должно быть извещено о наличии данного представителя с помощью официального уведомления. Нужно будет представить копию приказа, согласно которому владелец сертификата имеет право представлять интересы организации в Пенсионном фонде. Представитель ИП или ООО должен действовать согласно имеющему законодательству, в противном случае на него будет наложено взыскание.
Обязанности и права обеих сторон: ПФР
Соглашение с ПФР об электронном документообороте не только предоставляет возможность обмениваться материалами с помощью интернета, но и накладывает на обе стороны определенные ограничения и ответственность. Обе стороны должны быть осведомлены о ней при подписании соглашения.
Пенсионный фонд со своей стороны обязан обеспечить корректную работу оборудования, иначе абонент не сможет ею пользоваться и вовремя предоставлять документы по выполненным отчислениям. При каких-либо изменениях во всех электронных документах, которые обрабатываются фондом, его представители обязаны предупредить абонента об этом в сроки, оговоренные российским законодательством.
ПФР обладает правом самостоятельно изменять процедуру функционирования обмена документами между организациями. Соответствующие изменения в перечне документов и формах должны быть указаны на официальном сайте организации за несколько дней до даты их официального введения.
Обязанности и права обеих сторон: абонент
Соглашение на электронный документооборот с ПФР также предусматривает определенную ответственность и для абонента. Абонент обязан обеспечить корректную работу всего оборудования, используемого для передачи документов от Пенсионного фонда РФ и в обратном направлении.
Также пользователю придется заключить соответствующий договор, согласно которому для него будет изготовлены шифровальные ключи и электронно-цифровая подпись. Реестр организаций, способных изготовить эти продукты, будет предоставлен ПФР. Пользователь имеет право воспользоваться предложенным списком или же заказать документы в другом учреждении.
Абонент также должен всеми силами стремиться обеспечить конфиденциальность получаемых и отправляемых данных. Специально для этого необходимо соблюдать все требования, которые предъявляются правилами эксплуатации. Периодически необходимо проверять компьютерную среду, в которой происходит работа, на наличие вирусов и разрушающих программ. Для этого необходимо установить специальное антивирусное оборудование. Если при проверке будет обнаружен вредоносный код, прием данных автоматически будет заблокирован, а пользователь должен будет получить соответствующее уведомление.
Если ключ шифрования оказался скомпрометирован и попал в чужие руки, его владелец обязан в кратчайшие сроки прекратить пользоваться им и ЭЦП. После этого необходимо поставить в известность УПФР, интернет-провайдера, СКЗИ, а также разработчика программного продукта. Уведомление должно быть официальным – тогда контролирующие организации должны будут разобраться в данной ситуации.
Также пользователь не имеет права уничтожать архивные документы, принадлежащие открытым ключам ЭЦП. Это касается также журналов и квитанций. Передача информации должна быть осуществлена после соответствующей зашифровки сообщения. Если одна из сторон не может исполнять наложенные обязательства, она обязана своевременно известить об этом другую. После этого действие соглашения приостанавливается или оно расторгается совсем. Все спорные моменты разрешаются контролирующими органами, согласно существующему законодательству.
Ответственность обеих сторон
Если вы знаете, как заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте, вы должны полностью понимать, что обе стороны несут ответственность согласно существующему законодательству. Управление Пенсионного фонда РФ не несет ответственность в том случае, если ущерб системе был причинен из-за неправильных действий абонента. Особенно это касается того случая, если клиент вовремя не предупредил абонента о том, что его ключи являются скомпрометированными. Если эти ключи оказались в руках сторонних людей и те сумели нанести вред организации, решать эту ситуацию абоненту придется самостоятельно.
Все абоненты должны тщательно охранять ПО системы, позволяющей им обмениваться материалами с Пенсионным фондом РФ. Архивная информация по открытым ключам и электронным документам также должна находиться под строгим контролем.
Если у одной из сторон имеются претензии относительно какого-либо электронного документа, ситуация усложняется. Если другая сторона получила спорный документ, и она не может предоставить его первой стороне, она признается виновной в данном конфликте. При необходимости конфликтная ситуация может быть разрешена с помощью контролирующих органов.
Сторона, которая взаимодействует с Пенсионным фондом РФ, должна действовать согласно инструкциям от ФАПСИ. В ее задачу входит выполнение всех указаний, которые указываются координирующим органом, занимающимся криптографической защитой. Как правило, данная функция ложится на специальное отделение ПФР, которое обеспечивает безопасность взаимодействия фонда с его пользователями.
Дополнительные условия и сроки действия
Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР предусматривает возможность замены ключей, их уничтожения. Это может быть осуществлено в том случае, если они были скомпрометированы или оказались в свободном доступе. Механизм замены в данном случае должен был определен поставщиками услуг.
Соглашение с УПФР об обмене электронными документами начинает действовать с того момента, когда обе стороны его подписывают. Срок действия является неограниченным, он зависит от возможностей и желания сторон сотрудничать друг с другом. Если обе стороны принимают решение завершить сотрудничество, через 3 года соглашение автоматически прекращает функционировать.
Если одна из сторон нарушает свои обязательства перед другой, вторая имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке. Сторона, нарушившая принципы работы в данной системе, должна получить уведомление от второго участника процесса в течение календарного месяца. Уведомление должно быть официальным и заверено печатью. Если одна сторона намеревается расторгнуть договор, она должна предупредить другую сторону за 30 календарных дней.
Документ должен быть составлен сразу в двух экземплярах, и оба они обладают одинаковой юридической силой согласно законодательству РФ. При подписи соглашения обе стороны подтверждают, что они знакомы с условиями электронного обмена документами, и согласны с работой по данной схеме.
В самом конце документа указываются данные об абоненте системе и его представителе, а также о местном управлении Пенсионного фонда РФ. При утере договора обе стороны могут воспользоваться вторым экземпляром для его скорейшего восстановления.
Для того чтобы сдавать отчетность в ПФР ведомство посещать совсем необязательно. Документы можно формировать в электронном виде, подписывая усиленной квалифицированной электронной подписью, и направлять по ТКС в ПФР. Поверьте, это - быстро, удобно и надежно. И риск ошибок снижен до минимума.
Сегодня обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде распространяется на работодателей с среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек. Однако Пенсионный фонд заинтересован перейти на информационный обмен в электронном виде со всеми организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от их численности.
Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:
- на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
- ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.
Сертификат регистрируется в ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента подключения услуги. А затем настраивается программное обеспечение. В том случае, если вы используете систему