О том, какие формулировки следует использовать при написании кандидату на вакансию письма с отказом.
Издание Mashable приводит три способа рассказать кандидату об отказе.
1. «Мы приняли на работу более опытного соискателя»
У основателя рекрутингового портала The Muse Алекс Кавулакос есть специально заготовленная шаблонная формулировка для писем с отказами: «… мы ищем на эту позицию кандидата с большим опытом в...».
Ни в коем случае нельзя разрешать съемку, съемку или аудиозапись. Мобильные телефоны должны быть убраны, когда вы имеете дело с нашими сотрудниками. Большие сумки не могут быть доставлены в центр подачи виз и должны храниться в другом месте. По соображениям безопасности следующие пункты не будут разрешены внутри центра подачи заявления на визу.
Другие предметы могут быть запрещены по соображениям безопасности персонала. Обратите внимание: Центр подачи заявлений на визу не может хранить запрещенные предметы. Заявители должны принять другие меры для хранения этих вещей до того, как они придут в центр подачи заявления на визу.
По мнению Кавулакос, есть две причины использовать именно такую фразу. Во-первых, отсутствие опыта - это действительно весомая причина для отказа. Любой соискатель задумывается о том, почему он не получил должность и спрашивает себя «чего нет у меня, что есть у других кандидатов». Даже если на вакансию требуется например, три года опыта работы в отрасли (и соискатель обладает таким опытом), будет гораздо легче узнать, что должность получил кто-то с шестью годами работы за спиной.
Нужно ли давать развёрнутую обратную связь?
Клиенты смогут подать заявку на получение визы на всех маршрутах. Заявители, проживающие в Индии, должны получить свидетельство об испытании из утвержденной больницы при подаче заявления на получение визы на соответствующих маршрутах. Более подробную информацию, в том числе о местонахождении центров тестирования, можно найти на Туберкулезном тестировании в Индии.
Что делать, если вам нужна срочная виза? Если ваш случай квалифицируется как чрезвычайная ситуация, команда свяжется с вами. Обратите внимание, что эта услуга доступна только в случае серьезной неотложной медицинской помощи или несчастного случая в семье, требующего немедленного экстренного путешествия.
- Все остальные случаи будут рассмотрены как обычно.
- Эта услуга недоступна для чрезвычайных ситуаций в бизнесе.
Во-вторых, довольно часто отсутствие опыта действительно является той самой причиной отказа. Даже если интервьюер не осознает, почему ему не понравился кандидат, почти наверняка причиной стал маленький опыт кандидата - и он не смог ответить на тот или иной вопрос или произвести правильное впечатление.
2. «Изменились требования к должности»
Автор заметки, колумнист Mashable Сара МакКорд признается, что сама она не раз проникалась симпатией к кандидату, который в итоге не получал работу в компании. Когда рекрутер попадает в такие ситуации, ему хочется дать кандидату обратную связь и намекнуть, что если бы он развил в себе некоторые навыки, то смог бы претендовать на хорошую позицию.
Дополнительная информация для иностранных заявителей на получение визы составляет и полное руководство. Теперь дети в возрасте до 18 лет, которые приходят в центр подачи визы для подачи заявления на визу, должны сопровождаться родителем или опекуном. Процесс найма и найма может быть долгим и сложным, поэтому легко оставить некоторые задачи в стороне. Тем не менее, важно знать, как отвергать заявителей быстрым и любезным способом. Это может упасть до нижней части списка приоритетов, поскольку отклоненные кандидаты - это не те, с которыми вы будете формировать рабочие отношения.
Такое объяснение подойдет, например, если на должность требовался кандидат с хорошими коммуникативными навыками (и соискатель, не получивший работу, ими обладал) - но в итоге был нанят человек, который, помимо прочего, владел двумя языками. МакКорд считает, что стоит обозначить в письме сложившуюся ситуацию, - может быть, это побудит соискателя записаться на языковые курсы.
Но вы никогда не знаете, когда кто-то, кого вы отвергли в прошлый раз, может стать идеальным человеком для вашей следующей должности, в ключевой позиции в клиентской компании или в влиятельном онлайн-присутствии. Во всех этих ситуациях это будет намного лучше для вас, если вы потратите время, чтобы отказать заявителям вежливо. Вот советы по этому поводу на каждом этапе процесса найма.
Отклонение начальных приложений
Когда кто-то находит вас и уходит время, чтобы представить свое сопроводительное письмо и резюме, они заслуживают некоторого подтверждения. В то время как кандидаты, которые отвергнуты этим ранним, обычно имеют очевидных хулителей, которые делают их плохо подходящими для этой должности, например, отсутствие необходимого образования или опыта, все еще вежливо сообщить им, что они не будут рассматриваться для работы. Нет необходимости подробно останавливаться на этом раннем этапе о том, почему кого-то не пригласили на собеседование, хотя вы можете добавить примечание, если хотите.
Элисон Грин, автор блога Ask a Manager , отмечает, что всегда важно давать кандидату обратную связь. Такая формулировка покажет соискателю, что он имеет шансы получить какую-то другую должность в компании - например, если планируется открытие другой вакансии через несколько месяцев.
3. «На данный момент вы нам не подходите»
Существуют ситуации, отмечает автор материала, когда общение с кандидатом хочется свести к минимуму. В таких случаях наиболее общая формулировка - например, «На данный момент вы нам не подходите», - избавляет рекрутера от необходимости объяснять, почему именно. «На данный момент» несет в себе оттенок того, что когда-нибудь, может быть, место для соискателя и найдется.
Отклонение заявителей после интервью
Например, если у заявителя было поразительное резюме, но у него не было необходимой квалификации, вы должны быть уверены, что им будет известно, что они были бы рассмотрены, если бы не их отсутствие той или иной сертификации или степени. Кандидаты, с которыми вы беседовали, - это другое дело при отправке отказов. Телефонный звонок лучше, если кто-то был одним из главных соперников. Как и в случае с первоначальными заявителями, лицо должно быть адресовано по имени. Если есть что-то о заявителе, вы хотели бы комплимент, вы должны это сделать.
Во-первых, не надо бояться обидеть кандидата. Это вообще странная история, когда человек обижается на то, что его не приняли на работу. Это бизнес-отношения, и со стороны кандидата обидеться на отказ - все равно что прийти в магазин за телефоном и обидеться на то, что у него не хватило денег на последнюю модель.
Вообще, если говорить о том, как в действительности обстоит ситуация, то работодатели всегда избегают формулировок, которые задевают какие-то личностные вещи. В реальности большинство писем содержит фразу «вакансия была закрыта другим кандидатом». Это стандартная формулировка, которая рассылается всем не прошедшим на позицию соискателям.
Пусть они знают, почему они не были наняты, если возможно
Хотя это не то же самое, что обеспечение работы, комплимент от интервьюера может укрепить дух ищущих работу людей. Если они были действительно впечатляющими в той или иной области, это хорошо сказать. Кандидат может получить эту информацию и уверенность в своем следующем интервью. Также хорошие манеры объяснять - кратко - почему кандидат не был нанят. Возможно, их резюме было немного тонким, или тест на навыки выявил определенные недостатки. Это также может быть особый случай - возможно, кандидат не разбирается в том, что он или она публикует в социальных сетях, и отказ был вызван чем-то сомнительным на общедоступном веб-сайте.
Если же хочется написать собеседнику личное письмо, то следует помнить о том, что в Штатах, например, это легко может закончиться судом.
Лучше всего использовать формулировку «вакансия закрыта другим кандидатом». Всё личное оставьте для устного разговора.
Константин Калинов основатель сервиса по поиску авиабилетов Aviasales«Извините, но вы нам не подходите». У меня так.
Позволяя кандидату знать, почему он или она не получил работу, может помочь, поскольку поиск работы продвигается вперед. Это может также позволить кандидату узнать, что вы действительно ищете в этой позиции, в отличие от других, и поощрять их к тонкому применению снова в области, где они могут быть лучше подходят. В этой заметке вы должны сообщить кандидатам, что вы сохраните резюме в файле, и могут ли возникнуть возможности, которые будут интересовать их в ближайшем будущем. Вы должны указывать только такие перспективные позиции, если вы уверены, что они материализуются, а не как способ смягчить удар отклонения.
Мария Лапук
руководитель пресс-службы ФРИИ
Я обычно отвечаю людям достаточно честно о том, почему он не подходит на данную вакансию. Например, если человеку не хватает компетенций, то стоит рассказать ему о том, каких конкретно - и почему они нужны на этой должности.
Наконец, важно быть вежливым - но не переусердствуйте, или кандидаты могут не совсем понимать, что сообщение предназначено, чтобы сообщить им, что они не получили работу. Как заявитель, вы это знаете: следующее уведомление о задании трепетает в почтовый ящик, иногда несколько раз в день. Чувство отказа и бесполезности становится расстроенным и усталым, когда отмена становится повседневной жизнью. Но часто, как кандидат, вы просто не вписываетесь в картину, или даже за чем-то совсем другое. Вот 10 примеров отмены работы, которые не имеют никакого отношения к квалификации или профессиональному опыту и которые вы, как кандидат, к сожалению, никогда не сможете прочитать.
Дать ответ при любом решении, независимо, положительное оно или нет - признак профессионализма и хорошего тона. В принципе, вполне допустимо ответить без объяснения причин такого решения: все и так понимают, что нашелся кандидат, который лучше подошел на эту позицию. Однако если причина не в этом, а, скажем, в том, что позицию в принципе заморозили, то вполне можно кандидату об этом сообщить.
Заочное занятие: достаточно основания для отсутствия квалификации в качестве заявителя?
Йорг 49 лет и ищет работу. Его последние трудовые отношения были отменены три месяца назад. Увольнение было очень страшно в его самолюбии, потому что он всегда был очень успешным в своей работе и в последние годы. И теперь: больше не нужно - и, как он мне говорит, в возрасте, когда у него действительно нет шансов на рынке труда. Он привел в практику толстую папку, более 50 приложений, которые до сих пор приводили только к двум переговорам. Да, это плохая ставка, но считается комбинацией 10%.
Чего точно стоит избегать, так это формулировок отказа, которые соискатель может оценить, как дискриминирующие. К таковым относятся все качества, не имеющие отношения к деловым применительно к данной позиции. К примеру, для фотомодели рост или цвет кожи - это профессиональное (деловое) качество, а для PR-специалиста - нет.
Дмитрий Поздяков
recruitment-менеджер фонда Runa Capital
Некоторые компании делают стандартные шаблоны с отказом, но редко заботятся о том, чтобы он нес ощущение персонального обращения. Оценка на собеседовании не может быть на 100% объективной, поэтому лучше всего давать персонализированную обратную связь и, условно говоря, «продать» отказ.
Что об отказе после собеседования говорится в законе
Он полностью потерял свой взгляд на то, что характеризует его профессионально и лично, и о том, что он сделал за последние 25 лет. Все это сегодня ничего не стоит. Просто потому, что его работодатель считает, что он больше не нужен? И любая дальнейшая аннулирование будет для уверенного подтверждения - черным по белому. Доказательство того, что они правы. Любой отказ делает бесполезную печать на лоб богаче и собственную убежденность в том, что квалификации для изменения недостаточно. Мысль, которая подталкивает каждого претендента вниз в фрустрационную спираль.
Это важно, потому что люди, которым вы отказали, в некоторой степени могут быть важнее, чем те, кого вы взяли на работу. С тем, кто стал вашим сотрудником, вы можете работать и увеличивать их лояльность в дальнейшем, а те, кто от вас ушел, уже вне зоны какого-либо вашего влияния.
Идеальным результатом правильного отказа кандидату было бы сделать так, чтобы он в дальнейшем пропагандировал в своем круге, что вы - лучшая компания на рынке и ему просто не удалось с вами договориться по каким-то причинам.
Мысль, которая не увеличивает шансов на достоверную мотивацию, не говоря уже о том, чтобы сделать уверенное впечатление в разговоре. Любой, кто подал заявление в течение последних нескольких лет, знает, что сегодня вряд ли есть какие-либо причины отмены работы. Компании опасаются жалоб со стороны заявителей, которые считают себя необоснованными. Аннулирование сегодня - это проверенные законом стандартные письма. Даже по требованию большинство лиц, принимающих решения, не желают давать квалифицированную обратную связь, из которой заявитель может не только понять решение, но и узнать следующий разговор.
Если человеку важно получить обратную связь или просто узнать результат, то ему обязательно надо объяснить причины отказа с обоснованием. Правильный фидбек должен быть подкреплен конкретными фактами и оценкой компетенций от профессионалов, которые собеседовали кандидата.
Например, если у кандидата есть какое-то количество выполненных проектов, но оно недостаточно для вакантной должности, то стоит указать на этот нюанс и обозначить, какое количество проектов необходимо для положительной оценки.
Таким образом, однажды восторженное побудительное письмо становится в какой-то момент водонепроницаемым в последние годы, слишком часто также с громким отчаянием с неприятным желанием сосать. Конституция кандидата давно не была развита в тексте. Вернуться к теме: Почему заявители всегда интерпретируют аннулирование как критику своей собственной квалификации? И почему единственное логическое следствие: «Я недостаточно хорош», в результате того, что он может оторваться и сделать работу просителя в своем собственном теле все громче?
Отмена заявки означает только «Вы не получаете работу» и является результатом решения, мотивация которого вы, как заявитель, обычно не знаете. Это не поместилось. Где это означает, что вы плохи? Что вы не смогли в разговоре? Что ваших профессиональных навыков недостаточно?
По-настоящему хороший отказ - тот, который побуждает человека совершенствовать свои навыки или увеличивать знания. Если вы понимаете, что кандидат потенциально может вернуться к вам через какое-то время, порекомендуйте ему тренинг или профессиональную литературу, которая поможет ему развиться как профессионалу.
Юлия Чашина
директор по персоналу рекрутингового портала Superjob
Самое главное - избегайте фраз, которые могут стать поводом для похода кандидата в суд. С недавних пор отказать соискателю в тональности «что-то с вами не так», «вы не подходите по личным качествам», «мы видим, что вы просто не сможете» стали достаточным поводом для официальных претензий.
Способы отказа и формулировки
Это то, что вы читаете между несколькими строками отмены, и это написано только в вашей голове. Не могли бы вы тогда подумать об отмене? По общему признанию, некоторые причины не говорят для компании и могут даже быть названы довольно неприятным шагом в направлении перспективы работы. Но вы даже не верите, сколько заявителей сказали мне, что компания решила после двух или трех встреч, чтобы не заполнить позицию, или с самого начала было ясно, что она занята внутри страны и только тендер чистой формы для рабочего совета или того, кто был.
Второе - если вы ищете редкого, уникального специалиста, то избегайте отказов по электронной почте. Когда вы привлекали его на собеседование, то не поленились позвонить и в мессенджер Facebook выйти? Вот и теперь не ленитесь! Зато будете уверены, что между вами не останется недомолвок, которые поставят крест на будущем общении.
Если другого выбора нет (кандидат недоступен или просил вам обязательно дать ответ по почте), то избегайте заискиваний, извинений, многословных объяснений «пожалуйста, отнеситесь с пониманием», «мне очень жаль, но вашу кандидатуру отклонили», «в связи с тем, что наша компания реализует политику максимальной эффективности, вашу кандидатуру оценивали с позиций». Чем больше слов - тем больше вероятность, что они будут истолкованы ровно наоборот.
Эти причины являются реальными, особенно в отношении тем и высокого инновационного духа. Многие очень квалифицированные кандидаты не знают об их эффекте в этом отношении или даже усиливают это, чтобы выделиться в особенно ярком свете. Представители компании могут быть напуганы, если они сталкиваются с переполнением или повышением эффективности гиперактивного процесса. И тогда, что отказ от лучшего - это то, что могут сделать эти заявители, например, чтобы не вступать в более поздние.
Как бы вы набирали новую работу?
Представьте, что у вас есть работа по найму работы в компании. Мистер Майер добровольно пошел, и ты всегда был доволен им. Вероятно, и человек, не слишком старый, с подобной квалификацией и сопоставимыми личностными качествами, верно? Так зачем экспериментировать и ставить 50-летнюю женщину в команду? Аналогичное поведение наблюдается и среди руководителей и менеджеров. Они ищут сотрудников и коллег, которые схожи с ними. Это не только удовлетворяет стремление к аффилированности, но также нет оснований опасаться этого.
Пишите кратко, уважительно, по делу. Три кита сопроводительного письма об отказе будут «Благодарность», «Причина», «Готовность встретиться вновь». Например: «Спасибо, что проявили интерес и уделили мне время», «Мы выбрали кандидата с большим опытом», «Я сохраню ваше резюме в базе перспективных кандидатов. При открытии подходящей вакансии будут рекомендовать вашу кандидатуру».
Помните, что даже если человек откровенно вам не подошел, но переступал порог компании - это вы его сами пригласили и отвечаете за последствия.
И бывает третья, пожалуй, самая сложная ситуация. Когда вы ведете массовый подбор. В этом случае готовить индивидуальное письмо каждому кандидату нет времени. Большинство резюме будет отсеяно по формальным признакам: непрофильный опыт, несовпадение квалификации и так далее.
Наиболее очевидное решение в таких случаях - пользоваться шаблоном письма, такая опция есть на всех современных платформах для онлайн-поиска кандидатов. При отклонении резюме автоматически формируется письмо примерно такого вида «Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой, и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность».
Как видите, оно построено по тем же правилам, что и в случае индивидуальной работы. Однако в этом случае своим клиентам мы рекомендуем заранее составить индивидуальный шаблон и загрузить его в форму отправки. Тон и форма вашего отказа - это тоже часть HR бренда.
Профессия любого рекрутера связана с необходимостью отказа подавляющему числу соискателей. Это является своеобразным испытанием не только вашего профессионализма, но и таких человеческих качеств как эмпатия, мудрость, чувство такта. Не стоит забывать, что стиль общения с соискателями является важной составляющей HR бренда , красноречиво указывающего на общий уровень корпоративной культуры компании.
Такт и лояльность
Главная цель собеседования – оценка профессиональных, а не личностных качеств. Избегайте дискриминирующих формулировок (недостатки внешности, особенности дикции, вероисповедование и т.п.). Это же касается возраста и пола кандидата, если ограничения не были указаны в заявке к вакансии. Подобный подход может стать поводом для судебного иска.
При большом конкурсе, опытные рекрутеры стараются ненавязчиво озвучить количество записавшихся кандидатов («На соискание данной вакансии записано 45 человек. Искренне желаем Вам победы и достойно пройти конкурсный отбор!»). При таком подходе в случае отказа кандидат утешится тем, что он – один из подавляющего большинства. В случае победы его самооценка «воспарит на крыльях», также он почувствует благодарность за лояльность и доверие к его персоне.
Больше конкретики
Отсутствие профильного опыта или определенных навыков (знание компьютерных программ, свободное владение иностранными языками, знание основ делопроизводства) – веская причина для принятия отрицательного решения .
Для составления более полного представления о компетентности новичка задайте ему несколько вопросов об особенностях конкретной отрасли, предложите пройти короткий тест или продемонстрировать свое умение работать с компьютерной программой. Прокомментируйте результат работы, указав на слабые и сильные стороны. Это гораздо убедительнее, чем расплывчатые фразы «Вы не сможете справляться» и др.
Поддерживайте связь
Как поступить, если понравились несколько достойных кандидатов, а вакантное место одно? Всячески старайтесь ободрить остальных, не теряйте их из виду. Высоко оцените их профессиональные способности и пригласите участвовать в ближайшем конкурсном отборе на другую должность.
Порекомендуйте, где ему можно пройти необходимые курсы, с какой профессиональной литературой стоит ознакомиться. Укажите, какие именно навыки необходимо усовершенствовать. Не ограничивайтесь стандартным официальным письмом. Пообщайтесь лично или в телефонном режиме, предоставив соискателю возможность задать актуальные вопросы.
«Ничего личного, только бизнес»
Проявление такта и уважения отнюдь не подразумевает пространных извинений или заискиваний. Данный подход может быть истолкован кандидатом как скрытое чувство вины рекрутера. Основным месседжем общения должен стать постулат: отбор производился не из позиции «плохих» и «хороших» кандидатов, а из позиции соответствия каждого из них конкретным профессиональным навыкам .
Начните с благодарности за желание стать членом вашей команды, за проявленный интерес и уделенное время. В нескольких фразах сформулируйте причину отказа, подкрепив ее конкретными примерами. Если кандидат вам категорически не подходит, заключительной фразой станет пожелание ему успеха в поиске работы. В остальных случаях следует пригласить соискателя на ближайший отбор.
При правильном подходе отвергнутый кандидат не только не должен испытывать негативных эмоций, но и сохранить самое лучшее мнение о вашей компании. Многие успешные бизнесмены с благодарностью вспоминают своих первых «учителей» — менеджеров по найму, отказ которых послужил стимулом для дальнейшего профессионального роста и самосовершенствования .
Нередко с первого неудачного собеседования начинается история блистательного сотрудничества талантливого специалиста и его мудрого руководителя. Главное, чтобы соискатель был талантлив, а руководитель – мудр.