Каждый сотрудник, который работает на своем рабочем месте более пяти дней, должен быть обеспечен трудовой книжкой, заполненной в соответствии со всеми правилами. Такое право имеют и постоянные, и сезонные, и временные, и даже внештатные работники.
Единственным исключением бывают только те сотрудники, с которыми заранее был заключен гражданско-правовой договор. Сотрудникам такого типа не следует ничего вписывать в трудовую книгу, поскольку в соответствии с расположениями Трудового кодекса РФ этого не требуется.
В том случае, если новый работник ранее нигде официально не работал, в связи с чем не успел обзавестись трудовой книжкой, необходимо на протяжении недели после его принятия на работу оформить пустой бланк в присутствии этого сотрудника.
А бывает и так, что при трудоустройстве новый сотрудник приносит в отдел кадров не одну, а несколько трудовых книжек. Не стоит теряться в данном случае. Достаточно всего лишь внести данные о трудоустройстве в любую из принесенных сотрудником книг и спрятать ее в сейф вместе с остальными, поскольку они могут понадобиться при проведении подсчета трудового стажа.
Заполнение трудовых книжек: инструкция 2017 года
Правила, в соответствии с которыми заполняются трудовые книжки, необходимо соблюдать всегда. Независимо от того, какие данные вносятся в трудовую книжку, следует придерживаться таких правил:
- все данные обязательно должны быть введены на русском языке. В случае если работодатель ведет свою деятельность в одной из республик страны, на территории которой закреплен еще один государственный язык, вносимая запись также могут быть продублированы на нем;
- инструкция по ведению трудовых книжек гласит, что вносить в нее данные можно только ручкой, пишущей фиолетовым, синим либо черным цветом. Одновременно с этим она должна быть шарикового, перьевого либо гелевого типа;
- нельзя сокращать информацию, вносимую в трудовую книгу. Также там должны быть только арабские цифры, и дата в формате ДД.ММ.ГГГГ. Весьма примечательно, что даже такого сокращения, как «г.» (год), быть не должно;
- поскольку, начиная с 2015 года, организации получили право не иметь круглой печати, с сентября 2016 года при заполнении трудовых книжек в них может не ставиться круглая печать.
Внимание! Вне зависимости от этого правила, даты все равно достаточно часто указываются в формате букв и цифр. Причиной этому является особенность типографической печати бланков, в котором год указывается сокращенно, а место, куда должно быть внесено число, выделяется кавычками. Ну а поскольку подобное противоречие не регулируется на законодательном уровне, работодатель не несет никакой ответственности за заполнение трудовых книжек по такой форме.
Но не стоит забывать, что каждая запись в трудовой книжке должна быть пронумерована сквозным типом, кроме тех, нумерация которых не предусмотрена установленными правилами.
Внимание! Правила по заполнению трудовых книжек в 2016 году распространяются и на заполнение вкладыша для этой самой книжки.
Информация о работнике
Чаще всего человек, в полномочия которого входит внесение записей в трудовую книжку, не должен вписывать туда данные о ее владельце. А все потому, что информация такого рода указывается на титульном листе трудовых книжек. Кстати, она в обязательном порядке должна совпадать с содержанием документов, удостоверяющих личность. В информацию о собственнике трудовых книжек входит:
- Ф. И. О.;
- точная дата рождения;
- информация об образовании (из аттестата либо диплома);
- специальность, записанная в именительном падеже.
Если с сотрудником заключается трудовой договор, необходимо проверить, правильно ли заполнены его личные данные, а также присутствует ли в трудовой книжке:
- подпись ее собственника, удостоверяющая собой подлинность сведений о человеке;
- подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, вместе с полной расшифровкой;
- дата заполнения трудовой книги, которая не превышает пять дней с момента поступления сотрудника на работу;
- печать организации, если таковая имеется.
Заполнить титульный лист книжки либо вкладыш в нее необходимо только в случае заведения новой трудовой книжки или в случае утери старой, то есть в качестве ее дубликата.
Если в процессе работы у сотрудника изменяются личные данные, например, фамилия в случае замужества либо развода, исправления в трудовой книжке являются обязательными. В таком случае старую фамилию необходимо зачеркнуть одной чертой, а сверху написать новую. Реквизиты документа, который подтверждает данные изменения, вносятся на обложку трудовой книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью заполняющего лица, а также печатью работодателя.
Информация о работодателе
Инструкция по заполнению гласит, что информация об организации, принимающей на работу собственника трудовой книжки, должна быть внесена перед основными записями о работе сотрудника. В данном случае не нужно присваивать порядковый номер. А наименование организации должно быть указано и в полной, и в сокращенной форме.
Роструд недавно издал письма, в соответствии с которыми, если на оттиске печати присутствует, и краткое, и полное название организации, их можно не прописывать в отдельной строке. Однако не следует забывать, что данное письмо носит исключительно рекомендательный характер.
А вот если работодатель принимает решение изменить свое название либо провести реорганизацию, данный факт обязательно должен быть внесен во все трудовые книги нанятых сотрудников. Но в таком случае необходимо, чтобы записи об увольнении сотрудника со старого предприятия, равно как и принятие его на новое, полностью соответствовали друг другу.
Запись в трудовую книжку
В трудовых книжках должны содержаться данные о наиболее важных событиях за время трудовой деятельности сотрудника, которые предусмотрены правилами, а также инструкцией по заполнению ТК. К самым распространенным принято относить:
- прием на новое место работы;
- военная служба;
- какие-либо изменения в ведении сотрудником его трудовой деятельности;
- взыскания;
- награждения;
- увольнение;
- восстановление на занимаемой должности;
- отмена судебного решения, относительно восстановления;
- период, который не включается в общий трудовой стаж.
Запись о приеме на работу в трудовой книжке
Информация, относительно приема на работу вносится непосредственно в трудовую книжку, основываясь на письменном приказе самого работодателя. В данной записи должно указываться название организации и структурного подразделения, в которое сотрудник поступил на работу, а также должность. Не стоит забывать и о реквизитах самого приказа работодателя.
Внимание! Во время внесения информации относительно приема на работу руководителя основанием для этого может быть либо приказ, либо какой-то другой документ, свидетельствующий о его приеме на работу.
В трудовую книгу нет необходимости вносить данные об испытательном сроке, однако в случае приема на работу вахтовым методом данная информация должна быть внесена обязательно.
Важно! Прежде чем вносить запись в трудовую книгу о приеме на работу нового сотрудника, необходимо убедиться в том, что в ней также присутствует информация об увольнении с предыдущего места работы. В том случае, если такая информация внесена не была, существует огромная вероятность того, что человек не прекратил свою деятельность на своем прошлом месте работы. Тогда новый работодатель должен затребовать у предыдущего копию приказа об увольнении сотрудника для того, чтобы соответствующая запись была внесена в трудовую книжку.
Запись о штрафах и поощрениях в трудовую книжку
На протяжении одной недели с того момента, как был оформлен соответствующий приказ, отводится ровно одна неделя на внесение информации о поощрении либо награждении в трудовую книжку. Запись должна полностью соответствовать номеру и дате приказа, а также тексту самого документа.
В такую графу вносятся следующие сведения:
- о получении почетной грамоты;
- о присвоении очередного звания;
- о получении государственной награды;
- о других наградах, предусмотренных коллективным договором, уставом самого работодателя, а также законами Российской Федерации.
Запись об увольнении в трудовой книжке
После того как будет оформлен соответствующий приказ, уполномоченный сотрудник должен вписать в трудовую информацию о том, что сотрудник уволен с должности, которую ранее занимал. Данный текст должен идти в полном соответствии с данными приказа.
Если перед увольнением сотруднику был предоставлен отпуск, днем прекращения его трудовой деятельности принято считать последний день отпуска. Тем не менее трудовая книга и денежный расчет должны быть выданы сотруднику на руки еще до начала отпуска.
Следует отметить, что оформление трудовой книжки полностью основано на целом списке самых разнообразных документов, в которых содержатся подробнейшие инструкции о том, как правильно заполнять, вести, а также хранить эти книжки. Весьма примечательно, что как организация, нанявшая на работу человека, так и он сам обязаны следить за всеми этими правилами и положениями.
Если организация допустит какие-либо ошибки в процессе заполнения трудовой книжки, она может быть привлечена к ответственности. Наказания за такие нарушения бывают самые разные – от простого штрафа до прекращения деятельности организации.
А вот работник, который не заметил какой-то недочет в записях своей трудовой книги, может попросту не подтвердить собственный трудовой стаж.
Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка - это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.
Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.
Условия и требования закона
Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.
К ним относятся:
- Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
- Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
- Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
- Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.
На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.
Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только или оформлении .
Ознакомиться с основными документами можно тут:
Правила ведения трудовых книжек
Ответственные лица
Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.
Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. , оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.
Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.
Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.
На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.
Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.
При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.
В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.
В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- должность;
- текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
- дата составления;
- подпись сотрудника и руководителя организации.
Пример документа:
Пример приказа о назначении ответственного лица
Какие сведения вносятся и как оформляются?
При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.
Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.
Сведения, которые должны быть внесены в документ:
- Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
- Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
- Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.
При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или , награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.
Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.
При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.
Дополнительные сведения:
- сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании ;
- сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
- восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
- о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.
Основания для записей
Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.
Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.
Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.
Вы указываете только причину записи ( , перевод, увольнение), дату приказа.
На основании приказа в трудовую книжку вносятся:
- прием на работу;
- перевод на другую должность;
- присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
- награждение, поощрение;
- увольнение.
Даты
Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.
Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2019 года. Дата будет написана: «14.03.2015».
Цвета чернил
Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.
Язык
Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.
Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.
Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.
Недопустимость сокращений
Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.
Порядковые номера
Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.
Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.
Сроки внесения
Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.
Внесение изменений
Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.
Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.
При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.
Пример внесения изменений в титул:
Изменения на титульном листе при получении новой профессии
Исправления в трудовой деятельности:
- после неверной записи, ставится следующий номер;
- дата исправления;
- «запись за № недействительна»;
- заносится верная информация;
- приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.
Пример:
Пример внесения изменений в документ
Оформление вкладышей
При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.
В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.
В ТК обязательно указание наличие вкладыша.
Отметка о вкладыше:
Пример отметки о выдаче вкладыша
Ознакомление сотрудников
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.
По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.
После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.
Особенности для ИП
В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.
В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.
В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.
Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и граждан.
Правила внесения записей:
- Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
- Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
- Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.
Инструкция по ведению записей в трудовой книжке
Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке.
Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.
Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:
- Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
- Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.
Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.
- Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
- Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
- Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
- Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
- На ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
- При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.
Правила ведения трудовых книжек
- Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
- Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
- При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.
Примите к сведению:
- Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
- Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
- В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
- В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.
Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.
Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.
Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.
Когда открывается
Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.
Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.
Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:
Как заполнять
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Документы
Для заполнения трудовой книжки требуются:
- паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
- диплом об образовании;
- журнал учета трудовых книжек;
- свидетельство ИП или Устав организации;
- гербовая печать.
Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике
Трудовая книжка разделена на три части:
- Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
- Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
- Раздел о награждениях.
Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:
- названия компании (вкл. правовую форму);
- типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).
Титульный лист
На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:
- Ф И О владельца;
- дату рождения (в числовом выражении);
- уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, указанной в дипломе;
- дату открытия трудовой книжки;
- подпись сотрудника;
- подпись лица, заполнявшего документ;
- гербовую печать организации.
Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:
Сведения о работе
Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:
- Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
- Дату приема на работу и других событий.
- Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
- Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).
Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео
Дополнительные сведения
- По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
- Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
- Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
- В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.
Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:
Примеры
А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».
При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.
А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.
Награждения
Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.
Заполнение трудовой книжки 2019, образец:
Оформление вкладыша
Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.
Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях
Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н.
Как осуществляется хранение и учет?
Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании. Такое решение оформляется приказом.
Приказ о ведении трудовых книжек, образец
Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они хранятся в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся согласно правилам.
Для учета ТК необходимо вести две книги:
- дата рождения;
- информация об образовании;
- профессия;
- специальность.
приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании. В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа);
При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п. 8 Правил).
Какая информация указывается в трудовой книжке?
Какие сведения вносятся в трудовую книжку? При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:
После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции). Кадровый работник, ответственный за заполнение бланка, ставит свою подпись и печать организации в нужной строке.
На следующих страницах указывается информация о приеме на работу, повышении в должности, об увольнении. Также есть раздел о награждениях и поощрениях работника за хороший труд. Все сведения в документ вносятся на основании приказа работодателя. Его реквизиты также в обязательном порядке указываются в соответствующей графе.
С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ