Документы для оформления командировки в году. Ведение журнала учета командированных сотрудников

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

Обязанность заполнять командировочные удостоверения была снята с работодателя в начале 2015 года, но при необходимости вы можете оформить этот документ. Как это сделать – расскажем в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

как оформить командировочное удостоверение;
какие даты поставить в командировочном удостоверении;
как вносить исправления в командировочное удостоверение;
какие отметки делать в командировочном удостоверении;
какая печать должна ставиться на командировочных удостоверениях.

Изменения, привнесенные в порядок направления работников в командировку, во многом на руку кадровику. Теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение, а срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают проездные билеты. Работник просто предоставляет их по возвращении в отдел кадров.

Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:

Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.

Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.

Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).

Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).

Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.

Внимание!

По мнению Минфина России, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командировки. Поэтому для того, чтобы организация имела возможность без риска учесть расходы на возмещение затрат работника по использованию личного транспорта при исчислении налога на прибыль, необходимо составить первичный оправдательный документ в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учитывая эту позицию, Минтруд России уже готовит проект новых изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Принятое Правительством РФ постановление*, вступило в силу 8 января 2015 года. До этого дня сроки пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждались командировочным удостоверением.

Порядок оформления командировки до внесения изменений в законодательство:

1. Составляется служебное задание.

2. Служебное задание подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

3. Подписанное служебное задание передается в отдел кадров.

4. Отдел кадров издает приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

5. Выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10).

6. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о проделанной в командировке работе.

7. Отчет о работе согласовывается с руководителем подразделения, в котором работает командированный сотрудник.

8. Работник сдает командировочное удостоверение и авансовый отчет в бухгалтерию.

Важные бланки при оформлении командировки**

Предлагаем вам ознакомиться с необходимыми для оформления командировки бланками.

При необходимости вы можете их скачать на свой компьютер.

Бланк путевого листа легкового автомобиля для оформления командировки

Форма №3

Этот документ понадобится, если работник едет в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле).

Даты в командировочном удостоверении

Разберемся: какие даты нужно ставить в документах? Командировка начинается в день отправки к месту ее прохождения с места постоянной работы. Подтверждением тому служит билет на самолет, поезд, автобус. Дата отправления до 24:00 – это текущий день. День приезда – это день прибытия работника на выбранном транспорте к месту постоянной работы. Продолжительность командировки – дни от ее отъезда до приезда работника обратно. Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения.

Отметки в командировочном удостоверении

Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.

Исправления в командировочном удостоверении

В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом. Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения. Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить.

Назад 18.03.2015 23:38 Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки. C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году. Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Командировочные удостоверения с 2015 года не нужны

Скачать Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) Скачать Форма служебного задания для направления в командировку Т-10а (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) 2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем.

Правительство рф отменило командировочные удостоверения

Скачать Образец приказа о направлении работника в командировку Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9 Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9а 3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п.

Ошибка 404

Опубликовано 21.01.2015 Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.

Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Важно

В приказе указывается:

реквизиты работодателя;
ФИО, должность работника, структурное подразделение;
место назначения;
срок командировки;
цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.

Внимание

Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.

Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.

Командировочное удостоверение не оформляется с 2015 года

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ). После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы После того как работник вернулся из командировки, нужно составить авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1).
В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.
К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:

Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.
Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.

Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).
Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).
Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.

Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения. Отметки в командировочном удостоверении Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.

Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки. Исправления в командировочном удостоверении В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом.

Инфо

Из статьи Вы узнаете: 1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками 2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году. 3. Какими документами оформляется служебная командировка.

С 8 января 2015 года компании больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).

То есть без проездных документов расходы на командировки в 2015 году списать при не получится. Даже, например, расходы на проживание - если сотрудник принес счет гостиницы. В этом случае проверяющие могут посчитать: организация не подтвердила, что проживание в гостиницы было связано именно со служебной поездкой, а не отдыхом работника.

Положение о командировках

В связи с изменениями надо переделать утвержденное в компании положение о командировках. Новое положение надо датировать 8 января. Затем из него исключите упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание. Отныне они не предусмотрены законодательством. А значит, составлять их бессмысленно.

Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749.

В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле. По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку. Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д. (п. 7 постановления № 749).

Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно.

Приказ о командировке

Новые правила предусматривают, что работник направляется в командировку на основании решения работодателя. Этот документ тоже можно оформить в виде приказа. Как и раньше, его можно составлять по унифицированной форме № Т-9. Но допускается бланк, разработанный в компании.

Служебная записка

Работник, который ездил в командировку на личном транспорте, вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения. К отчету сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Расходы на командировки в 2015 году списывают при расчете налога на прибыль на дату авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Журнал учета командированных работников

Форма журнала учета командированных работников по-прежнему содержит сведения о командировочных удостоверениях (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Порядок учета, утвержденный этим же приказом, также содержит требование вести журнал с указанием дат и номеров командировочных. Сейчас в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» можно ставить прочерк или вовсе не заполнять ее.

Образцы всех документов, необходимых для учета командировочных расходов в 2015 году, можно посмотреть в «Главбухе» № 3, 2015.

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.

Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей до трех лет;
- работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае .

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример .

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

4. Продление срока служебной командировки

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.

! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведение журнала учета командированных сотрудников

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ
Кодекс об административных правонарушениях РФ
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .