Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.
- Оформление писем
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.
Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Оформлять текст документа можно в виде:
- анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;
- таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;
- связного текста. Связный текст в основном состоит из двух частей:
- в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;
- во второй, заключительной, части - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа - "просим направить", "направляем на рассмотрение";
- от первого лица единственного числа - "считаю необходимым", "прошу выделить";
- от третьего лица единственного числа - "министерство не возражает", "ВНИИ считает возможным".
- наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Документы заверяют печатью предприятия.
- Правила визирования документа
Существует два вида виз:
- виза согласования;
- виза ознакомления.
Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.
Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах - на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.
- Заверение копии документа
- "Верно";
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
- при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
- слова "В дело";
- номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.
- Правила оформления утверждения и согласования документа
- слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
- наименования должности лица, утверждающего документ;
- подписи;
- фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
- даты утверждения.
В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Светлана СЕМЕНИХИНА,
юрист
Работники организации при подготовке документов нередко сталкиваются с необходимостью их согласования. При этом указанное согласование подразумевает предварительную оценку проекта документа и (или)получение согласия на его издание.
Как правило, данная процедура проводится, если документы:
Затрагивают интересы других организаций, должностных лиц.
При этом согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.
В данной статье будут рассмотрены вопросы, связанные с внутренним согласованием (визированием).
Понятие и нормативное регулирование визирования
Как было упомянуто, под визированием следует понимать внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами организации.
При этом сама виза является реквизитом документа, выражающим согласие либо несогласие должностного лица с его содержанием.
Требования, касающиеся оформления визы и порядка визирования документов, определены:
Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции от 19.01.2009 № 4 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее - Инструкция № 4).
Оформление реквизита «виза»
Согласно п. 61 Инструкции № 4 реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Например:
Начальник отдела кадров
Петровский И.А.Петровский
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Например:
Начальник отдела кадров
Петровский И.А.Петровский
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
Визированию подлежат не только внутренние документы, но и исходящие. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации. Виза оформляется по тем же правилам, что и при согласовании внутренних документов.
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, представителем юридической службы (юрисконсультом) организации, начальником отдела кадров (инспектором либо специалистом по кадрам), главным бухгалтером. При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа должен быть завизирован руководителями обоих структурных подразделений.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
Например:
Начальник отдела кадров
Петровский И.А.Петровский
Начальник отдела продаж
Скворцов А.В.Скворцов
Юрисконсульт
Шагун С.П.Шагун
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.
Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов. Так, например, при подготовке распорядительного документа, содержащего поручения нескольким структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание.
Сроки согласования значительных по объему и сложных по содержанию документов, как правило, не должны превышать 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы надлежит визировать в день их поступления на согласование.
Виза ознакомления
Помимо визы согласования на практике применяется так называемая «виза ознакомления». В отличие от визы согласования она проставляется на документе, который уже подписан и утвержден уполномоченными должностными лицами, и вступил в действие.
Необходимость оформления такой визы возникает при поступлении из сторонней организации документа, с содержанием которого должны ознакомиться должностные лица.
Помимо указанного случая необходимость проставления визы ознакомления существует и в случае издания в организации внутреннего документа (приказа, распоряжения). С целью надлежащего исполнения соответствующего документа с его содержанием должны быть ознакомлены все работники, которых он касается.
Следует учесть, что в случае если заинтересованные должностные лица были ознакомлены с содержанием внутреннего документа еще на стадии проекта (проставляли на нем визы согласования), их дополнительного ознакомления с его содержанием не требуется.
Если с содержанием документа необходимо ознакомить всех сотрудников организации, его первый экземпляр надлежит передать по очереди во все структурные подразделения. В свою очередь, работники, ознакомившись с его содержанием, проставляют визу ознакомления. Указанную отметку рекомендуется оформлять на оборотной стороне последнего листа в том же порядке, в котором оформляется виза согласования (наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи, дата). Если на оборотной стороне документа недостаточно места, допускается прилагать отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления.
Например:
Лист ознакомления с приказом директора организации от 25.06.2015 № 67 «О внесении изменений в штатное расписание организации»
Главный бухгалтер
Лоева И.Д.Лоева
Бухгалтер
Васюкова Ю.Л.Васюкова
Иные требования предъявляются к оформлению визы ознакомления в приказах по личному составу. Если должностные лица визируют проект приказа по личному составу на стадии его подготовки (например, приказ о приеме на работу завизируют начальник отдела кадров, главный бухгалтер, начальник отдела, в который принимается работник, другие должностные лица согласно их компетенции), то работник знакомится с его содержанием уже после подписания.
Поскольку ознакомление работника с приказом в силу требований трудового законодательства является обязательным, визу ознакомления работника с приказом по личному составу надлежит оформлять на лицевой стороне, а отдельные элементы данного реквизита - указывать в проекте приказа заранее, вместе с текстом (за исключением личной подписи и даты, которые должны быть оформлены работником собственноручно).
Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, поскольку оно указывается в тексте приказа.
Виза ознакомления работника с приказом помещается ниже подписи должностного лица, его подписавшего.
Например:
Директор П.О.Алексиевич
С приказом ознакомлен Гурко А.Л.Гурко
Думаю, что большинство людей слышали или сами обращались с фразой к руководителю: «Завизируйте, пожалуйста». Но всегда ли такая просьба является верной? Помогут в этом разобраться «Требования к оформлению документов», утверждённые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65 – ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ".
Визой оформляется только согласование документа, которое проставляется обычно в нижней части листа на свободном от текста пространстве или на отдельном листе согласования (Фамилия и инициалы, подпись, дата). Согласование может быть, например, с первичным профсоюзным органом, представительным органом, руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером и т. д.
Резолюцию же накладывает должностное лицо, которому адресовался документ (обычно это руководитель). Руководитель не визирует документы – он их утверждает или подписывает (то есть накладывает от руки резолюцию). Чаще всего резолюция находится слева между реквизитами «Адресат» и «Текст».
В резолюции содержится следующая информация:
- Получатель резолюции – тот, кому должен быть направлен документ для исполнения (фамилия и инициалы исполнителя или исполнителей).
- Распорядительное действие - конкретное и понятное содержание поручения в повелительном наклонении (что необходимо сделать).
- Срок исполнения (в случае необходимости).
- Подпись. Дата простановки резолюции.При подписании кадровых документов очень часто руководители не знают, что нужно писать в резолюции. Наиболее распространённой ошибкой является, когда руководитель указывает в резолюции, например: «Отдел кадров . Уволить с отработкой ». В действительности отдел кадров уволить не может, он только готовит документы для увольнения. А работник не отрабатывает, а просто предупреждает работодателя об увольнении. Например: «С . Г . Шашовой . Подготовить приказ об увольнении 22.02.2014 г . Подпись . 08.02.2014 г .». Если резолюции требует заявление, в котором указаны конкретные даты: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 08.02.2014 г . по 11.03.2014 г .» существует два варианта:
- Руководитель не возражает (или обязан удовлетворить просьбу) - тогда в резолюции даты можно не повторять.
- Руководитель возражает против конкретных дат и может, но не обязан удовлетворять просьбу (например, отпуск без сохранения заработной платы, кроме случаев, указанных в ст. 128 ТК РФ). Многие руководители и даже сотрудники кадровых служб считают, что если руководитель не согласен с датами, он может проставить свои даты. Но это неверно, ведь сотрудник просит именно дату, указанную в заявлении. В ситуациях, в которых вопросы должны решаться по соглашению сторон трудового договора своих условий руководитель выставлять не имеет права. В таком случае руководитель может либо наложить резолюцию и разрешить работнику то, о чём он просит, либо отказать.
Таким образом, делаем вывод, что резолюция – это письменное указание должностного лица, которому адресован документ, выражающее суть решения об исполнении или использовании документа, то есть официальный ответ от получателя документа.
Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и проставляется до вынесения решения руководителем (то есть до наложения резолюции).
Если Вы нашли полезную информацию в этой статье, или у Вас возникли вопросы, напишите, пожалуйста, в комментариях.