Главная Оформление

Виды контроля. Понятие и виды контроля

15.08.2019

Это осуществляемая с использование специальных правил, деятельность уполномоченных органов в целях установления законности и достоверности хозяйственных операций и объективной оценки экономического состояния ораганизации.

Система финансового контроля (2 звена):

    внешний финансовый контроль:

    государственный - Счетная палата, Комитете СФ по бюджету, финансовому, валютному и кредитному регулированию, Главное контрольное управление Президента РФ, Минфин, ФСФБН, налоговые органы и банк России.

    негосударственные – аудиторские организации, союзы потребителей, организации по экспертизе и сертификации качества товаров и услуг.

Аудит – предпринимательская деятельность по независимой проверки бухгалтерской отчетности организации и ИП. Это прежде всего независимый, вневедомственный контроль, поэтому влияние на его деятельность при проведении проверки со стороны проверяемого объекта ограничено. Аудитор имеет право самостоятельно определять методы проверки хозяйствующего субъекта, проверять в полном объеме документацию, а также фактическое наличие имущества, учтенного в этой документации. Он вправе получать от должностных лиц разъяснения в устной и письменной форме по вопросам, которые возникли в ходе проверки. В итоге составляется аудиторское заключение.

    внутренний финансовый контроль:

    внутрихозяйственный ревизионный контроль – деятельность ревизионных комиссий осуществляемая в интересах собственника на основании предоставленной информации. После проведения проверки составляется акт ревизии, в котором указывается эффективность использования вложенных средств и о достоверности информации, полученной на основании документов представленных ревизором.

    внутриведомственный – осуществляется контролирующими структурами ведомств, в отношении подчиненных им подразделений.

По методу осуществления финансовый контроль делится на:

    фактический - проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств и расчетов в натуре. Одним из основных методов является инвентаризация;

    документальный – производится при проверке финансово-хозяйственной деятельности как в целом организации, так и его отдельных структурных подразделений путем изучения, анализа и сопоставления данных первичных документов, учетных записей и бухгалтерской отчетности;

    документально-фактический контроль – одновременно применяются оба метода.

Все виды контроля взаимосвязаны и дополняют друг друга.

4. В зависимости от времени совершения контроля выделяют три основные формы финансового контроля - предварительный, текущий и последующий. Все они находятся в тесной взаимосвязи, отражая непрерывный характер контроля. Предварительный контроль предшествует совершению проверяемых операций. Это позволяет предупредить нарушение действующего финансового законодательства и выявить еще на стадии прогнозов и планов дополнительные финансовые ресурсы, пресечь попытки нерационального использования средств.

Ключевая роль при осуществлении этих контрольных действий отводится главному бухгалтеру предприятия. Текущий контроль называют иначе оперативным. Он ежедневно осуществляется финансовыми службами для предотвращения нарушений финансовой дисциплины в процессе привлечения или расходования денежных средств, выполнения предприятиями, организациями, учреждениями обязательств перед бюджетом. Опираясь на данные оперативного и бухгалтерского учета, инвентаризаций и визуального наблюдения, текущий контроль позволяет предотвратить совершение финансовых правонарушений, а также предупреждать возможные потери на фоне быстро меняющейся хозяйственной ситуации. Объектом текущего контроля в первую очередь становится документация, непосредственно связанная с уплатой или 63 i-i- получением денежных средств.

Последующий контроль является неотъемлемой частью внешнего (ведомственного и вневедомственного) и внутрихозяйственного (бухгалтерского) контроля. Он сводится к проверке финансово-хозяйственных операций за истекший период на предмет законности и целесообразности произведенных расходов, полноты и своевременности поступления предусмотренных бюджетом средств. Эта форма контроля осуществляется путем анализа отчетов и балансов, а также путем проверок и ревизий непосредственно на месте - на предприятиях, в учреждениях и организациях. Последующий контроль отмечается углубленным изучением всех сторон хозяйственно-финансовой деятельности, что позволяет вскрыть недостатки предварительного и текущего контроля. Под методами контроля понимают приемы и способы его осуществления. Среди основных методов финансового контроля различают: наблюдения, проверки, обследования, анализ и ревизии.

5. Под методами контроля понимают приемы и способы его осу­ществления. Среди основных методов финансового контроля различают". наблюдение; проверку; обследование;

Наблюдение предполагает обшее ознакомление с состоянием финансовойдеятельности объекта контроля.Проверка касается основных вопросов финансовой деятельно­сти и проводится на месте с использованием балансовых, от­четных и расходных документов для выявления нарушений финансовой дисциплины и устранения их последствий. Обследование производится в отношении отдельных сторон финансовой деятельности и опирается на более широкий круг показателей, что и отличает его от проверки. При обследова­нии используются такие приемы, как опрос и анкетирование. Итоги обследования, как правило, используются для оценки финансового положения объекта контроля, необходимости ре­организации производства и т. п. Анализ, как и предыдущие методы, нацелен на выявление нару­шений финансовой дисциплины. Он проводится на базе текущей или годовой отчетности и отличается системным и пофактор­ным подходом, а также использованием таких аналитических приемов, как средние и относительные величины, группиров­ки, индексный метод и др. Финансовый контроль не может быть сведен только к анали­тической деятельности. Речь может идти лишь об ограничен­ном использовании специфических методов финансово-экономи­ческого анализа1. Основным методом финансового контроля является ревизия , ко­торая проводится с целью установления законности финансо­вой дисциплины на конкретном объекте. Законодательство закрепляет обязательный и регулярный ха­рактер ревизии. Она проводится на месте и основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгал­терской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств. Как правило, ревизии проводятся на основе заранее состав­ленной программы работы ревизоров, которые наделены широ­кими правами: проверять на ревизуемых предприятиях первичные документы, бухгалтерскую отчетность, планы, сметы, фактическое наличие денег, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и ос­новных фондов; проводить частичные или сплошные инвентаризации; опеча­тывать склады, кассы, кладовые; привлекать специалистов и экспертов для проведения ревизии; получать от должностных и материально ответственных лиц письменные разъяснения по возникающим в ходе ревизии во­просам и др.

На практике существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

1. Предварительный контроль.

Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения.

Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:

1. контроль осуществляется не на стадии выполнения плановыхз

заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;

2. контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со

стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. - это способ контроля эффективного выполнения всей работы;

3. контроль осуществляет не специальный контролер или

вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.

В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Цель данного контроля - произвести высококачественную продукцию

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Предварительный контроль включает в себя в основном задачи общего характера, которые относятся к экспедиторскому, линейному и функциональному контролю.

2. Текущий контроль.

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.

Текущий контроль большей частью охватывает частные задачи и является прерогативой начальников, контролирующих работу своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:

· контроль исполнения решений;

· проведение пооперационного контроля в технологическом процессе производства продукции;

· обеспечение обратной связи в коммуникациях;

· определение изменений во внешней среде - конкуренции, законодательстве, культурной среде, экономике и др.;

· процесс адаптации организации к происходящим изменениям и усовершенствование деятельности.

Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы - это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Организационные системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на систему термостат-обогреватель (при понижении температуры в помещении от термостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до тех пор, пока не поступит второй сигнал - о том, что достигнута нужная температура). Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель - это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент - руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

3. Заключительный контроль.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менееон имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

В процессе управления предприятием возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределенностей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация.

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, координация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок.

Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:

  • предупреждение возникновения ошибок и проблем , возникающих при управлении организацией. Если их вовремя не исправить, то появляются ошибки в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
  • поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации;
  • для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления ) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным. При этом возможны два варианта: совпадение или несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными. В первом случае – работа соответствует плану или иным требованиям к ее осуществлению. Во втором требуется принятие решения о необходимости коррекции.

В практике управления используются различные виды контроля . В основном их можно разбить на четыре группы:

  • 1) по времени осуществления;
  • 2) степени охвата;
  • 3) срокам проведения;
  • 4) форме осуществления.

Рассмотрим первую группу (по времени осуществления ), в нее входят: предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов. Например, предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен прежде всего на обеспечение соответствия покупаемых материалов или товаров установленным стандартам. В части трудовых ресурсов этот контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме их на работу с учетом должностных требований и их деловых и личных качеств. Применительно к финансовым ресурсам предварительный контроль осуществляется главным образом при помощи предварительных бюджетов, о которых речь пойдет ниже.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Такой контроль обычно проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.

Заключительный контроль обычно осуществляется, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными. Конечно, заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Однако он все же позволяет, во-первых, учесть эти проблемы в будущем при выполнении (или планировании) аналогичной работы и, во-вторых, осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.

В процессе осуществления контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров и установить задания и критерии их выполнения, воспринимаемые подчиненными.

Ко второй группе (по степени охвата ) относятся следующие виды контроля общий (полный, сплошной) и выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

Третья группа (по срокам проведения ) включает следующие виды контроля: систематический, периодический, разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.

В четвертой группе (по форме осуществления ) специалисты в области управления выделяют три вида контроля: финансовый, административный и технический контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

Процесс контроля состоит из четырех взаимосвязанных этапов :

  • 1) установление целей контроля – выработка стандартов и критериев;
  • 2) проведение наблюдений и измерение фактических результатов работы;
  • 3) сравнение фактических результатов с запланированными;
  • 4) управленческие мероприятия для исправления любых значительных отклонений от плановых стандартов.

Определение конкретных целей контроля (первый этап ) – это установление требований, стандартов, степень приближения к которым поддается измерению. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Стандарт – параметр (требование), которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам. Стандарты контроля могут специально разрабатываться, но часто для осуществления контроля берутся плановые или технологические показатели.

Проведение наблюдений и измерений – второй этап процесса контроля.

Чтобы определить, насколько эффективно выполняется работа в реальности, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процессе. Поэтому на втором этапе процесса контроля обязательно проведение наблюдений и измерение фактических показателей. Для измерения фактических показателей эффективности работы менеджеры обычно используют следующие источники информации: личные наблюдения, отчеты (устные, статистические, письменные).

Для получения достоверных сведений о фактическом ходе работ менеджеры могут использовать личное наблюдение , самостоятельно определять показатели деятельности и в результате иметь информацию, "не отфильтрованную" другими. Этот подход обеспечивает широкий охват данных, поскольку наблюдать можно как за основными, так и за вспомогательными рабочими действиями. Менеджер может выявлять фактические недостатки в повседневных действиях работников, оценивать выражение их лиц и делать выводы из тона подчиненного, т.е. пользоваться сведениями из собственных наблюдений. К сожалению, объективность личного наблюдения часто подвергается критике – здесь довлеет фактор субъективизма. То, что видит один менеджер, другой вполне может не заметить. Кроме того, личное наблюдение требует значительных затрат времени и, наконец, этот метод несколько сомнителен с морально-этической точки зрения, поскольку сотрудники могут интерпретировать открытое наблюдение менеджера как признак неуверенности в них или недоверия.

Широкое применение компьютерной техники в организациях привело к тому, что менеджеры при измерении результатов фактической работы все больше полагаются на статистические (диспетчерские ) отчеты. Следует помнить, что данный механизм не ограничивается использованием расчетных данных. Он также включает графики, гистограммы и многочисленные визуальные отображения ситуации в различных формах, которые применяются менеджерами для оценки прогресса работы. И все же несмотря на то, что статистические данные очень наглядны и эффективны для выявления взаимосвязей между отдельными элементами наблюдения, они предоставляют ограниченную информацию о деятельности работников. Дело в том, что статистика фиксирует только некоторые основные моменты, которые можно измерить количественно, и часто игнорирует другие.

Информацию также собирают с помощью устных отчетов – сведений, получаемых в коммуникациях с подчиненными: при проведении конференций, собраний, личных переговоров или телефонных звонков. Преимущества и недостатки этого метода оценки эффективности работы совпадают с теми, которые характерны для личного наблюдения. Кроме того, данный метод обеспечивает возможность обратной связи и позволяет использовать преимущества языковой выразительности и голосовых интонаций. Исторически сложилось, что одним из главных недостатков устных отчетов было отсутствие документирования информации для последующего использования. Однако сегодня возможности в этой сфере настолько увеличились, что устные отчеты можно записывать с помощью средств звуко- и видеозаписи, точно отображая их содержание.

Фактические результаты деятельности работников можно также определять на основе письменных отчетов. Как и статистические отчеты, они менее оперативны. Такие отчеты обычно более обдуманны, чем устные, и удобны в хранении.

Для получения полной и достоверной информации менеджерам следует использовать все четыре описанных источника.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами – третий этап процесса контроля.

На третьем этапе процесса контроля менеджер должен выявить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом важно понимать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Важная проблема процесса контроля – выбор критических точек. Контролем необходимо охватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимо лишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такие критические точки и состоит искусство управления. Можно предложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы.

  • 1. Каковы оптимальные методы оценки серьезных отклонений?
  • 2. Для каких данных сбор информации экономически оправдан?
  • 3. Какие показатели отражают наилучшим образом цели конкретного подразделения?
  • 4. По нашим признакам можно вернее всего определить, что эти цели не выполняются?
  • 5. Каким образом будет получена информация о том, кто несет ответственность за тс или иные неполадки?

При этом встает вопрос о качестве контрольной информации. Проверяя полезность информации, следует учитывать несколько моментов.

Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел по всем управленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этими величинами, по которой, собственно, и судят о контролируемом процессе.

Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, но неодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, тем более подробной должна быть информация.

В-третьих, необходима валидная, т.е. достоверная информация. Лицо, принимающее решение, должно быть уверено в том, что сведения, на основе которых будет принято решение, не искажены.

В-четвертых, должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых поступают сведения.

Измерение результатов

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт.

Передача и распространение информации

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах

Заключительная стадия этапа сопоставления состоит в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, какая именно информация получена и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Диапазон отклонений – приемлемые параметры расхождений между фактическими показателями эффективности и запланированными стандартами и нормами. Отклонения, выходящие за пределы диапазона отклонений, считаются значительными, и на них необходимо обращать внимание. Таким образом, на стадии сравнения в первую очередь менеджеров должен волновать размер и направленность тенденций в отклонениях от стандарта (рис. 3.8).

Коррекция деятельности – четвертый этап процесса контроля.

Заключительный этап процесса контроля – проведение коррекции деятельности по результатам контроля, т.е. регулирование.

Представим завершающий этап контроля.

В определенный момент времени сосредоточены ресурсы для начала деятельности организации и предопределен результат деятельности. Заданы стандарты и показатели. Исполнители приступили к работе.

Можно приступать к анализу деятельности, т.е. происходит проверка хода выполнения работ.

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт (табл. 3.8).

Рис. 3.8.

Таблица 3.8

Возможный выбор поведения менеджера

Ситуация

Последствия

Ничего не предпринимать

Результаты проверки соответствуют стандартам – наиболее приемлемой для фирмы реакцией на результаты контроля является поддержание status quo , т.е. сохранение текущего состояния

Устранить отклонение

В ходе выполнения работы были замечены какие-либо отклонения от заданных стандартов. Целесообразным будет являться внесение изменений в деятельность объекта контроля (коррекция работы).

Если причиной отклонения фактических показателей работы была недостаточно высокая эффективность рабочих операций или действий, менеджеру следует предпринять корректирующие действия: изменение стратегии, структуры или практики распределения вознаграждений, реализация программ дополнительного тренинга персонала, ре-дизайн рабочих заданий или замена работников.

Менеджер, принявший решение о проведении корректирующих мероприятий, должен также решить, следует ему предпринять немедленные или основные корректирующие действия. Немедленные корректирующие действия заключаются в исправлении проблемы сразу после ее возникновения, в результате чего рабочий процесс возвращается в нормальное русло. При выборе основных корректирующих действий прежде всего выясняется, по какой причине и насколько фактические показатели отклоняются от установленных стандартов и норм, и только после этого принимаются соответствующие меры к источнику отклонения. Эффективные управленцы всегда проводят тщательный анализ отклонений и, если это экономически оправдано, затрачивают определенное время на постоянную корректировку значительных расхождений между запланированной нормой и фактическими показателями эффективности

Пересмотреть стандарт

Ситуация определяется тем, что в ходе выполнения проверки обнаруживается, что произошли радикальные изменения во внешней или внутренней среде, которые делают установленные задания невыполнимыми.

Целесообразно устранять не все заметные отклонения от стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты

Пример. Торговой фирме был задан ежегодный рост товарооборота на 23%. Однако по мере насыщения рынка, снижения платежеспособного спроса и обострения конкуренции такой рост может стать нереальным. Следовательно, необходимо снизить этот показатель, т.е. изменить стандарт.

Иногда отклонения бывают результатом того, что запланированный стандарт или норма нереалистичны; другими словами, цель либо недостижима, либо, наоборот, занижена. В таких случаях коррекции требует норма, а не рабочий процесс.

Пример. Данный тип увеличения норм и стандартов нередко встречается в спорте, когда спортсмены в течение сезона повышают свои рабочие цели, если они достигли намеченных показателей раньше запланированного срока.

Более трудная задача – пересмотр стандартов и норм в сторону уменьшения. Если сотрудник или подразделение существенно не оправдывают ожиданий в достижении цели, их естественная реакция заключается в том, что они перекладывают ответственность за такое отклонение на сам намеченный стандарт или установленную норму. Если же руководство уверено, что норма реалистична, следует отстаивать эту точку зрения и объяснить сотрудникам и менеджерам, что в будущем их работа улучшится, а затем провести необходимые корректирующие мероприятия.

Иногда контроль называют обратной связью. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют воздействия. Примером обратной связи является отчет подчиненного руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей. Некоторые организации создали целые системы контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами и реальными показателями деятельности организации.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель. Объектом контроля могут быть прежде всего должностные лица, процессы, происходящие в организации, а также в целом организация.

Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы власти.

Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс.

По формам проведения финансовый контроль делится на:

 предварительный;

 текущий;

 последующий.

Предварительный контроль осуществляется на стадии составления финансовых планов, сметных доходов и расходов. Предварительный контроль должен предотвращать нерациональное расходование средств, не допускать снижения всех видов расходов, не позволять нарушать законодательные акты.

Текущий контроль проводится в процессе исправления финансовых планов. По существу, проводится повседневно: при организации расчетов, при открытии счетов, проверке начисления заработной платы, проверки налоговых платежей.

Последующий контроль проводится после завершения отчетного года. Еще раз, но более тщательно проверяется выполнение плановых расчетов.

Под методами финансового контроля понимают приемы и способы его осуществления. Среди основных методов финансового контроля различают:
1) наблюдение (предполагает общее ознакомление с состоянием финансовой деятельности объекта контроля);
2) проверка (касается основных вопросов финансовой деятельности и проводится на месте с использованием балансовых, отчетных и расходных документов для выявления нарушений финансовой дисциплины и устранения их последствий);
3) обследование (производится в отношении отдельных сторон финансовой деятельно и опирается на более широкий круг показателей, что и отличает его от проверки),
4) анализ (проводится на базе текущей или годовой отчетности и нацелен на выявление нарушений финансовой дисциплины);
5) основным методом финансового контроля является ревизия (проводится с целью установления законности финансовой дисциплины на конкретном объекте.
Выделяют обязательный и регулярный характер ревизии. Данный метод контроля реализуется на месте путем проверки первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств).

Можно выделить обязательный и инициативный финансовый контроль. Обязательный проводится:

§ в силу требований законодательства;

§ по решению компетентных государственных органов.

Возможны и другие основания классификации финансового контроля, в частности, в зависимости от органов (субъектов), осуществляющих его . В этом случае выделяется финансовый контроль:

§ представительных органов государственной власти и местного самоуправления;

§ президента;

§ исполнительных органов власти общей компетенции;

§ ведомственный и внутрихозяйственный;

§ общественный;

§ аудиторский.

Государственный контроль осуществляется федеральными органами законодательной власти, федеральными органами исполнительной власти, в том числе специально созданными органами исполнительной власти.

Внутренний (внутрисистемный) финансовый контроль . Данный вид финансового контроля осуществляется в министерствах, комитетах, в других органах исполнительной власти, общественных и религиозных организациях руководителями соответствующих образований и специально созданными в данных системах контрольно-ревизионными подразделениями, которые подчиняются, как правило, непосредственно руководителю министерства, комитета, иного органа исполнительной власти или соответствующему органу общественной или религиозной организации.

Аудиторский (независимый) финансовый контроль . В соответствии с федеральным законом «Об аудиторской деятельности» № 119-ФЗ от 7 августа 2001 г., аудиторская деятельность (аудит) представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований хозяйственных субъектов, а также оказанию им иных аудиторских услуг.

Контроль финансово-кредитных органов (банковский контроль). Государственный финансовый контроль ведется также банками и другими кредитными учреждениями. Банковский контроль осуществляется банками в ходе операций по кредитованию, финансированию и расчетам. Банковский контроль необходим для эффективного использования банковских ссуд и направлен на укрепление платежной дисциплины.

Внутрихозяйственный контроль представляет собой проверку производственной и хозяйственной деятельности предприятий в целом, отдельных его структурных подразделений, осуществляемую бухгалтерией, финансовым отделом и другими экономическими службами хозяйствующего субъекта.

Процесс обучения невозможен без проведения контроля знаний и умений. Разработкой системы контроля занимаются не только учёные – педагоги, издающие различные пособия, но и каждый учитель – предметник в частности. Современные требования к программам обучения предполагают обязательное наличие контрольно – измерительных материалов. Прежде, чем составлять их, необходимо ответить на ряд вопросов:

  • В чем заключаются функции учебного контроля?
  • Какие вид, тип и форма контроля будут уместны в определённой теме?
  • Какой метод контроля будет наиболее подходяще на данном уроке?
  • Какие средства контроля необходимо разработать к занятию?

Функции учебного контроля

Контроль, простыми словами, это проверка соответствия полученных результатов с поставленными заранее целями обучения. Но его функции не сводятся только к проверке соответствия знаний и компетенций требованиям образовательного стандарта. В современной дидактике выделяются следующие функции:

  • Диагностическая . Учитель получает достоверную информацию о пробелах в знаниях у обучающихся, о часто совершаемых ошибках и их характере. Это помогает подобрать наиболее эффективные методы и средства обучения.
  • Контролирующая . В результате устанавливается уровень овладения компетенциями, знаниями; уровень интеллектуального развития учеников.
  • Обучающая. Выполняя задания и решая задачи, учащиеся совершенствуют свои знания и умения, применяя их в новых ситуациях.
  • Прогностическая. По результатам контроля можно понять, достаточно ли усвоены знания и сформированы компетенции для того, чтобы перейти к новому учебному материалу.
  • Развивающая. Её сущность заключается в развитии речи, памяти, внимания, мышления, творческих способностей учеников, происходящем в процессе выполнения заданий.
  • Ориентирующая. Суть её состоит в выявлении степени изученности темы.
  • Воспитательная. Периодическая проверка способствует формированию чувства ответственности, аккуратности; дисциплинирует обучающихся.

Составляя контрольно-измерительные материалы, выполняющие перечисленные функции, учитель сможет повысить результативность обучения в несколько раз.

Разнообразие видов контроля

Вид контроля на уроке зависит от этапа обучения. В связи с этим, выделяют:

  • Предварительный
  • Текущий
  • Тематический
  • Итоговый контроль

При переходе к изучению новой темы или раздела учителю необходимо определить, какими знаниями и умениями обучающийся уже обладает. Особенно это актуально в пятом и десятом классах, так как прибывают ученики с разной степенью подготовленности. К тому, например, на уроках истории концентрическая система предполагает в 10 классе повторное, но более глубокое, научное изучение почти всех тем. Поэтому здесь проведение предварительного контроля особенно важно. Ценность такого вида проверки проявляется в определении вопросов, которым нужно будет уделить повышенное внимание.

Одним из главных условий успешности обучения является постоянное обнаружение существующих пробелов в знаниях для своевременного их устранения. В этом поможет текущий контроль , который, в основном, является частью урока.

Название «тематический контроль » говорит само за себя. Он проводится после изучения новой темы или раздела, в основном, на уроках контроля и коррекции знаний. Главная цель – подготовить обучающихся к зачетам или итоговому контролю.

В конце учебного года и после окончания определённой ступени обучения (начальной, основной школы) проводится итоговый контроль . Можно сказать, что все предыдущие виды проверок подготавливают к главной, итоговой проверке. По его результатам определяют степень освоения учебной программы за год или несколько лет.

Формы контроля знаний и умений учащихся.

В школьной практике используется пять основных форм проведения контроля:

  • Фронтальная . Задание предлагается всему классу. Обычно ребята дают краткие ответы с места.
  • Групповая . Класс разделяется на группы. Каждая группа получает своё задание, которое нужно выполнить совместно.
  • Индивидуальная . У каждого ученика своё задание, которое нужно выполнить без чьей – либо помощи. Данная форма подходит для выяснения знаний и способностей отдельного человека.
  • Комбинированная . Эта форма контроля сочетает в себе три предыдущие.

Методы контроля

Методами контроля называют способы, помогающие выявить степень усвоения знаний и овладения требуемыми компетенциями. Также методы контроля позволяют оценить результативность работы учителя. В школе используются такие методы как устный опрос, письменные работы, зачёты, тесты.

Устный опрос является одним из наиболее распространённых методов проверки. Он может быть проведён как в индивидуальной, так и во фронтальной, и в комбинированных формах. Рассмотрим их отличия.

  • Индивидуальный опрос проводится с целью определить глубину усвоения знаний отдельным, конкретным учеником. Обычно он вызывается к доске и развёрнуто отвечает либо на общий вопрос с последующими уточнениями, либо на ряд отдельных.
  • Фронтальный опрос предполагает несколько связанных друг с другом вопросов, задаваемых нескольким обучающимся. Ответы должны быть лаконичными. Достоинством этого метода является возможность одновременно опросить несколько учащихся и очевидная экономия времени. Но есть и существенный недостаток – невозможность проверки глубины знаний. К тому же, ответы могут быть случайными.
  • Комбинированный опрос будет «золотой серединой» при выборе между индивидуальным и фронтальным. Один ученик даёт развернутый ответ, а несколько других выполняют индивидуальные задания.

Письменные работы могут быть предложены в разных формах, в зависимости от предмета: диктанты, сочинения, отчёты, тесты, контрольные работы, графические работы. Диктанты могут применяться не только на уроках русского языка; они могут быть историческими, географическими, математическими и другими. Также сейчас выпускают различные печатные тетради практически по каждому предмету.

В связи с введением ЕГЭ и ОГЭ, в последнее время очень популярен тестовый метод. Он позволяет достаточно быстро проверить знания по одной или нескольких тем. Этот метод не следует применять постоянно, так как он не может проверить творческие возможности, учащиеся могут отвечать наугад; тестовый метод не даёт возможности обучающемуся глубокого анализа темы.

Типы контроля

В зависимости от того, кто производит контроль, разделяют:

  • Внешний контроль . Производится учителем над деятельностью обучающихся.
  • Взаимоконтроль . Осуществляется обучающимися друг над другом.
  • Самоконтроль . Ученик проверяет себя сам по готовым образцам или правильным ответам.

Целесообразно комбинировать различные типы, а не использовать постоянно только один из них.

Средства контроля

Перед педагогом стоит нелёгкая задача выбора подходящих к уроку средств оценивания знаний и умений. Как уже упоминалось выше одним самых распространённых методов в настоящее время является тестовый. Различных тестов по всем предметам сейчас издаётся великое множество. Кроме того, учитель сам может составить тестовые вопросы или поручить это задание обучающимся (конечно, за отдельную отметку). Тестовые вопросы могут быть:

  • Многовариативными . В данном случае к вопросу предлагается несколько ответов, где только один или несколько будут правильными.
  • Альтернативными . Предлагается два суждения или ответа, нужно выбрать верный.
  • Вопросы перекрёстного выбора . Нужно найти соответствия между предложенными вариантами.
  • Открытыми . Присутствуют варианты ответов.
  • Закрытыми. Нужно дать ответ самостоятельно. Вариантов нет.

Вопросы должны быть точными, не спорными, соответствовать учебной программе и пройденному материалу.

Кроме тестов, для проведения контроля можно использовать раздаточный материал. Сейчас его можно разработать самим, купить или скачать с интернета. Это могут быть карточки с вопросами, карты, схемы и т.д.

Также одним из средств контроля является домашнее задание. Она может проходит в разных формах, но если будет отсутствовать совсем или будет нерегулярной, то сами домашние задания просто обесценятся.

Компьютерные средства оценивания сейчас очень популярны. Их достоинства: не нужно тратить материал для составления, быстрая проверка (осуществляется компьютером), происходит активизация интереса учащихся.

Требования, предъявляемые к контролю в обучении

Контроль даст нужный эффект, если его проведение будет соответствовать следующим требованиям:

  • Систематичность . Проверять знания и умения нужно регулярно. Учащиеся должны знать, что после изучения каждой новой темы будет проверочная работа; домашняя работа проверяется на каждом уроке и т.д.
  • Объективность . Контроль должен реально оценивать способности и знания обучающихся. Какие – либо личные отношения и предпочтения учителя здесь не уместны. Рекомендуется учитывать не только правильный ответ, но и способ его получения: ход рассуждения, способ решения задачи.
  • Педагогическая тактичность . Суть этого требования – сохранение спокойной и деловой атмосферы. При соблюдения этого условия обучающиеся не будут бояться отвечать на вопросы, высказывать свои суждения.
  • Экономичным по временным затратам .
  • Разнообразие используемых методов и форм контроля .

Контроль – необходимое звено любого урока. От его организации, проведения и оценивания зависит эффективность обучения.