Сведения о среднесписочной численности работников - это одна из форм, которую налогоплательщики, имеющие наемных работников, должны сдавать в налоговую. В статье мы расскажем о сроках сдачи среднесписочной численности, и подскажем, где скачать бланк данной формы на 2018-2019 годы.
Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности
Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ . Почему эта информация необходима налоговикам?
Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.
Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.
Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.
Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.
Обязанность подавать сведения о среднесписочной численности (форма КНД 1110018) распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии .
Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять расчет численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ.
Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).
Заметим, что на эту обязанность никак не влияет применяемый налоговый режим. Сведения на равных подают и применяющие ОСНО, и те, кто выбрал специальные режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).
Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.
Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2018 год нужно подать до 21.01.2019 включительно. Крайний срок сдачи справки перенесен на 21.01.2019, т. к. 20.01.2018 выпадает на выходной день — воскресенье.
Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.
У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.
При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Среднесписочная численность: бланк 2018-2019 годов
Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.
Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2018 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2019 году за истекший 2018 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.
Бланк единый для организаций и ИП. Скачать бланк для среднесписочной численности, подаваемый в 2019 году, можно на нашем сайте:
Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.
В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:
- 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
- 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.
Подробнее об изменениях, вносимых приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, читайте .
В общем виде формула расчета выглядит так:
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,
где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).
Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников?» .
Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).
Как и куда сдавать сведения
Заполненную бумажную форму можно сдать лично или через представителя в ИФНС или отправить по почте с описью вложения.
Подать сведения возможно и в электронном виде. Соответствующий формат утвержден приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@. Причем выбирать между бумажным и электронным вариантом могут все налогоплательщики, включая тех, у кого среднесписочная численность перевалила за сотню. Сведения не декларация, поэтому требование п. 3 ст. 80 НК РФ об обязательном электронном способе сдачи в данном случае не действует.
Сдается форма в инспекцию по месту регистрации компании или по месту жительства ИП. Организации с обособленными подразделениями сообщают о численности всех работников по месту постановки на учет головного офиса.
Накажут ли за непредставление сведений о численности работников?
Безусловно, накажут. За каждый случай непредставления или просрочки сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщика могут оштрафовать на 200 руб. в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ.
Помимо налоговой возможна и административная ответственность должностных лиц по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, то есть штраф от 300 до 500 руб. На это указывает Минфин России в письме от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179.
Однако имейте в виду, что блокировать за это счет инспекция не вправе. Сведения не являются декларацией, а значит, их непредставление или нарушение сроков не подпадает под основание для приостановления движения денег по счетам, предусмотренное подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.
Подробнее о блокировке и разблокировке счетов читайте .
Итоги
Сведения о среднесписочной численности сотрудников обязаны сдавать в ФНС все организации и ИП-работодатели. Срок представления справки — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. При этом если дата подачи документа выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на ближайшую следующую за ним рабочую дату.
Почти у всех представителей бизнеса возникает необходимость информировать ФНС о том, какова среднесписочная численность работников. Когда сдавать такой документ, для кого отчет является обязательным и что будет в случае его отсутствия?
В Налоговом кодексе РФ прописан перечень лиц, для которых отчет о ССЧ является обязательным. Туда включаются все субъекты бизнеса, в том числе и частные предприниматели.
Исключение составляют ИП, не имеющие работников. Для них вопрос, когда сдавать среднесписочную численность, может вовсе не стоять. Отсутствие служащих позволяет им не подавать отчет в ФНС совсем. А вот если в такой ситуации находится организация, то нулевую отчетность ей принести по месту регистрации придется.
В каких случаях сдают?
Мало знать, кто должен сдавать информацию о числе сотрудников. Нужно еще и верно определить сроки сдачи отчета о среднесписочной численности работников. Сама необходимость может возникнуть в нескольких случаях:
- компания только зарегистрировалась;
- по истечению календарного года.
Оба варианта имеют свои сроки сдачи, которыми и придется руководствоваться юр и физлицам.
Сроки для новых организаций
Только зарегистрированные компании чуть ли не первым делом должны поставить ФНС в известность о числе сотрудников. Поэтому многие и не знают, когда подаются сведения о среднесписочной численности работников. Сделать это нужно до 20 числа следующего месяца, идущего после месяца, в котором была зарегистрирована компания.
Учитывать нужно лишь тех сотрудников, которые были приняты на работу до 1 числа месяца сдачи отчета.
Пример . ООО «Интрейд» зарегистрировалась 24 октября 2017 года. На работу было принято 2 сотрудника 30 октября и 1 сотрудник 3 ноября. Какая среднесписочная численность до какого числа должна быть подана в такой ситуации? Учитывать нужно лишь 2 работников, так как только они были приняты до 1 ноября. Сам отчет следует сдать в ИФНС по месту регистрации организации до 20 ноября 2017 года.
Сроки сдачи годового отчета
Годовой отчет о ССЧ сдают и новые, и давно функционирующие компании. Сроки сдачи сведений о среднесписочной численности работников для них едины – до 20 января следующего года. Отображать нужно информацию за календарный год. То есть в отчет включаются сведения о работниках с 1 января по 31 декабря рассматриваемого года.
За 2017 год сведения будут приниматься ФНС до 20 января 2018 года. До этого момента придется произвести все необходимые расчеты. А срок сдачи отчета о среднесписочной численности 2016 года истек 20 января 2017 года.
Ответственность за непредоставление ССЧ
Нарушение сроков подачи отчета грозит организациям и ИП штрафом. Причем юрлицам платить его придется даже в том случае, если наемных сотрудников за отчетный период она не имела. Если ИП от сдачи нулевой отчетности освобождаются, то ООО обязаны предоставить ее в установленные сроки в бумажном или электронном виде.
Например, если были нарушены сроки подачи сведений о среднесписочной численности 2016 года, то штрафы за это понесли:
- сама организация в размере 200 рублей;
- руководитель или ответственное лицо – от 300 до 500 рублей.
Если отчет не предоставил ИП с работниками, то ему грозит штраф в размере 200 рублей. При расчете среднесписочной численности учитывать самого себя предпринимателю не нужно, ведь он не ведет трудовую деятельность, а занимается бизнесом. Поэтому, если работников у него больше нет, то и сам отчет ему сдавать в ИФНС по месту своей регистрации не понадобится.
Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) - это один из первых отчётов только что созданного ООО. Бланк отчётности выглядит простым, тем не менее, сдача СЧР вызывает массу вопросов, на которые мы дадим ответы в этой статье.
Кто должен сдавать сведения о количестве работающих
Если судить по названию, сдавать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели. Но Министерство финансов считает, что отчитываться должны все компании, в том числе недавно организованные, в штате которых ещё нет сотрудников . Из письма Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности работников».
Перечислим, кто обязан сдавать отчёт о среднесписочной численности:
- только что зарегистрированные юридические лица, независимо от наличия персонала;
- индивидуальные предприниматели-работодатели;
- организации, заключившие ;
- организации, которые не имеют сотрудников в штате.
Таким образом, не сдавать эти сведения вправе только ИП без работников, все остальные бизнесмены обязаны отчитаться.
Кого включать в численность для отчёта
Расчёт среднесписочной численности в 2018 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.
Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (ж) Указаний.
Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.
В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.
Срок сдачи СЧР в 2018 году
Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) - не позже 20-го числа месяца , следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.
Например, создание ООО произошло 10 января 2018 года, следовательно, сдать сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации надо не позднее 20 февраля 2018 года. Далее компания отчитывается в общем порядке, т.е. за 2018 год отчёт о количестве работающих сдать нужно до 20 января 2019 года включительно.
Если срок сдачи нарушен, ООО будет оштрафовано по статье 126 НК РФ на сумму 200 рублей. Кроме того, возможно административное наказание должностного лица (главбуха или директора) на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП РФ.
Важно: сведения о среднесписочной численности работников новой организации хоть и сдаются в ИФНС, но не являются налоговой декларацией, поэтому налоговики не вправе заблокировать расчётный счет ООО из-за опоздания со сроками сдачи.
Бланк отчёта
Отчёт СЧР сдают по на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приводятся в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.
Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций состоит из одного листа и имеет достаточно простой вид.
В верхних строках формы (поля для заполнения выделены цветом) указывают ИНН и КПП юридического лица. Наименование ИФНС вписывается полностью с указанием номера и кода налогового органа. Наименование общества приводится полное, например, не «ООО «Альфа», а «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа».
Единственный значимый показатель отчёта СЧР - это среднесписочная численность, подсчитанная в соответствии с Указаниями № 772. Если сведения сдаются за прошедший календарный год, то в полях даты указывают 1-ое января текущего года. Сведения подписывает руководитель юридического лица, но это может сделать и доверенное лицо. При сдаче отчёта по доверенности надо вписать реквизиты этого документа и приложить копию.
Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций отличается от обычного ежегодного отчёта только датой. Обратите внимание на сноску, отмеченную знаком (*), - количество персонала указывается не на 1-ое января текущего года, а на 1-ое число месяца, следующего за месяцем, в котором ООО было зарегистрировано. Например, если компания зарегистрирована 10 января 2018 года, то численность штата указывается по состоянию на 1 февраля 2018 года.
Приводим образец заполнения отчёта о средней численности работников вновь созданного ООО, в котором трудовой договор заключен только с генеральным директором.
.png)
Способы подачи
Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.
Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.
На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.
Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.
Отчет по среднесписочной численности работников сдают все организации и ИП, которые в календарном году выступали в качестве работодателей. При этом неважно, велась ли финансово-хозяйственная деятельность. В расчетах бухгалтер должен ориентироваться на Приказ Росстата от 28.10.2013 № 428.
Сведения по среднесписочной численности подают:
- действующие организации по итогам календарного года — в срок не позднее 20 января ;
- новые организации первый раз — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была создана организация, и второй раз — по итогам года не позднее 20 января;
- при ликвидации предприятия или ИП — не позднее официальной даты ликвидации организации или закрытия ИП.
Считаем по головам
Среднесписочная численность основывается на численности списочной. Этот свод данных показывает полный состав сотрудников, включая тех, кто находится на больничном, в отпуске или командировке. В списочную численность не включают только сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске по беременности и родам и в учебном неоплачиваемом отпуске.
Списочная численность всегда составляется на определенную дату: первый или последний день месяца. Выходные и праздничные дни считаются по показателям предыдущего рабочего дня.
Ищем среднее
Среднесписочная численность работников — это суммарное количество работников предприятия за определенный отрезок времени. Таким периодом может быть год, квартал, полугодие или месяц.
При подсчете среднесписочной численности нельзя забывать, что требования Росстата и налоговой инспекции к отчету ССЧ отличаются от требований ПФР и ФСС. В первом случае в сведения не включаются внешние совместители и те, кто трудится по договору подряда или гражданско-правовому договору. Внутренние совместители подсчитываются только один раз — по основному месту. Сведения по среднесписочной численности работников, подаваемые в ПФР и ФСС, включают обе эти категории работников. В этом случае у совместителей учитывается и основная, и дополнительная загруженность.
Расчет за полные рабочие дни
Поэтапно рассмотрим, как рассчитывать среднесписочную численность работников предприятия. Начните со сведений о количестве сотрудников, отработавших полные дни. Суммируем данные за месяц и делим получившуюся сумму на количество календарных (!) дней месяца. То есть в январе мы делим на 31, в феврале — на 28 (29) и так далее вне зависимости от того, сколько было праздничных / выходных / рабочих дней.
Пример расчета среднесписочной численности работников: в организации трудится 47 человек, в июле 29 из них отработали 31 день, 15 человек по 20 дней, 3 человека вышли только в последние 4 дня.
ССЧ будет выглядеть так: (29 * 31) + (15 * 20) + (3 * 4) = 1211 / 31 = 39,06
Расчет за неполные рабочие дни
На втором этапе надо получить данные по сотрудникам, которые работали неполный день или по сменному графику. Среднесписочная численность для таких категорий определяется по отношению к общепринятому на предприятии графику и нормативной продолжительности дня. Например, при 40-часовой рабочей неделе она будет равна 8 часам, для 48-часовой — 9,6.
Формула для расчетов выглядит так: количество отработанных человеком часов за месяц делим на нормативную продолжительность рабочего дня и делим на число рабочих (!) дней в месяце.
Пример: к выполнению ряда задач организация привлекла двух сотрудников на 4-часовой рабочий день. В апреле один отработал 12 дней, другой — 18. Среднесписочная численность сотрудников за отчетный месяц, занятых неполный рабочий день, равна 0,7:
- первый — 48 / 8 / 21 = 0, 28;
- второй — 72 / 8 / 21 = 0,42;
- итого — 0,28 + 0,42 = 0,7.
Подводим итоги за год
Чтобы получить годовую среднесписочную численность, суммируйте месячные результаты по всем сотрудникам (полный и неполный рабочий день). Полученное число надо разделить на 12 месяцев.
Сведения о среднесписочной численности работников в любое из ведомств подаются целым числом. Как округлять результаты подсчетов, Росстат не регламентирует. Чаще всего на практике используется математическое округление: число до 0,5 округляем до нуля, свыше 0,5 — до единицы.
Часто возникает вопрос: как быть, если в штате ИП числится один человек, он работал неполный месяц, и ССЧ равно 0,33? В таком случае сделайте исключение и поставьте в отчете единицу.
При этом помните, что округляется только итоговое число. Если вы хотите получить свод данных за год, менять результаты поквартально или помесячно не надо. То же самое, если вы хотите составить месячный отчет: не следует цифры по каждому сотруднику доводить до целого. Всегда округляйте итоговый показатель.
Обязанностью каждой организации (вне зависимости от использования наемного труда) и предпринимателей (при условии использования наемного труда) является ежегодное направление в налоговую инспекцию отчета о среднесписочной численности. В 2017 году срок сдачи этого отчета истекает двадцатого января. Однако этот отчет следует представлять и вновь созданным организациям. Для них установлен иной срок отчетности. Рассмотрим особенности представления указанного отчета более подробно.
Среднесписочная численность за 2017 год. Срок сдачи
Форма подачи сведений содержится в приложении к Приказу Налоговой службы от 29 марта 2007 года.
Во-первых, указанные сведения должны подавать:
- организации, созданные не в текущем, а в предшествующих годах вне зависимости от того, привлекали ли они наемный труд или нет;
- предприниматели, зарегистрированные не в текущем, а в предшествующих годах и только в случае привлечения наемного труда.
Во-вторых, указанные сведения обязаны подавать организации, созданные в текущем году.
Важно помнить, что сведения должны подавать все организации вне зависимости от показателя среднесписочной численности работников (Письмо Налоговой службы от 09 июля 2007 года).
Для подобных ситуаций ответ на вопрос о том, когда сдается отчет о среднесписочной численности, предусмотрен той же нормой, что и для других, - абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ . Однако срок другой, а именно до двадцать первого числа месяца, следующего за месяцем внесения записи о создании в единый реестр организаций.
Пункт 8 статьи 51 ГК РФ связывает создание организации с датой записи сведений о ней в ЕГРЮЛ. Из этого следует вывод, что для ответа на вопрос о том, когда подавать сведения о среднесписочной численности новой организации, следует выбрать любой день до двадцать первого числа месяца, следующего за тем, в котором сделана запись о ней в ЕГРЮЛ.
Не обязаны подавать рассматриваемые сведения:
- индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в текущем году;
- индивидуальные предприниматели, не использовавшие в отчетном году труд наемных работников.
Рассмотрим пример ситуации, когда подаются сведения о среднесписочной численности работников по вновь созданной организации.
К примеру, если запись об организации внесена в единый реестр организаций 25.01.2017, то:
- показатель численности включается в подаваемые сведения по состоянию на 01.02.2017;
- сведения в налоговую инспекцию необходимо представить в любой день до 21.02.2017.
Налоговая служба в Письме от 26 апреля 2007 года для определения соответствующей численности работников рекомендовала ориентироваться на форму № 1-Т , утвержденную Росстатом.
Ответственность
За нарушение срока сдачи сведений о среднесписочной численности (в т.ч. в 2017 году) предусмотрен штраф.
Если организация не исполнит обязанность по представлению рассматриваемого отчета о численности сотрудников, то вне зависимости от того, были ли у нее наемные сотрудники, для нее наступят неблагоприятные последствия в виде штрафа в размере двухсот рублей. Кроме этого, руководитель организации заплатит административный штраф от трехсот до пятисот рублей.
Для предпринимателей ответственность за нарушение срока сдачи среднесписочной численности работников аналогична вышеуказанной ответственности для организаций.