Как рассчитывается оплата за время служебной командировки. Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

Как оплачиваются командировочные дни работника: из среднего заработка или просто выдается зарплата? Как гласит ст. 167 ТК РФ , при направлении сотрудника в поездку ему гарантируется сохранение рабочего места и среднего заработка (п. 9 Положения № 749 от 13.10.2008), а также возмещение расходов. Поэтому за время нахождения в командировке ему следует выплатить такой заработок.

Оплата командировки, как правило, производится в день зарплаты. Бухгалтерия рассчитывает среднюю сумму, которую сотрудник мог бы получить на своем трудовом месте, а затем выдает ее вместе с авансом или оплатой за месяц.

Что такое средний заработок

Средний заработок (СЗ) — это средняя сумма выплаченных работодателем в пользу работника в расчетном периоде заработной платы, иных выплат и вознаграждений.

Порядок расчета СЗ обозначен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. При любом режиме труда расчет такой заработной платы сотруднику производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за трудящимся сохраняется средняя зарплата. Средний дневной заработок определяется по формуле:

Средняя зарплата для командировки рассчитывается с помощью простой формулы: средняя дневная заработная плата умножается на количество дней работы вне основного места:

Пример расчета

Приведем пример: инженер Петров Семен Николаевич ежемесячно получает заработную плату в размере 30 000 рублей. Его годовой доход составляет 360 000. Среднее количество рабочих дней составляет 191 день в год. Командировка длилась 4 рабочих дня. Среднедневной доход работника в этом случае: 360 000 / 191 = 1884 руб. За поездку Семен Николаевич получит 1884 × 4 = 7536 руб.

Так как все дни были трудовыми, он ничего не потеряет в доходе.

Также, помимо рабочего времени, руководитель предприятия должен оплатить расходы трудящегося во время деловой поездки (например, затраты на проездные билеты, аренду гостиничного номера, питание). Оплата командировочных производится только в том случае, если у работника есть на руках оправдательные документы, подтверждающие расходы.

Период работы для расчета

Какой период работы следует учесть для расчета СЗ при командировке?

Расчет выполняется исходя из 12 предшествующих месяцев и зарплаты, выплаченной в этот период. Важно помнить, что учитываются исключительно рабочие дни, а не календарные.

Если трудящийся направляется на задание в первый месяц работы на предприятии, то для него СЗ рассчитается за период с первого рабочего дня в фирме до первого дня поездки (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

В подсчет включаются выплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда.

Исключенные дни

В период расчета рабочих дней для определения СЗ не входят:

дни отпуска;
дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности;
выходные и праздничные дни;
время отпуска по уходу за ребенком;
время простоя по вине нанимателя;
отпуск «за свой счет»;
время прошлых командировок;
дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми с инвалидностью.

Расчет СЗ без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

Пример расчета для исключенных дней

В данном примере рассмотрен расчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

Командировка длится с 1 по 3 июля 2019 года, рабочих дней — 3. Для расчета надо взять сумму выплат с 01.07.2018 по 30.06.2019. Ежемесячная заработная плата составляет 15 000 рублей:

за период с 01.07.2018 по 31.03.2019 сотруднику начислено 135 000 рублей;
с 1 по 30 апреля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 15 358 руб. 36 коп.;
с 1 мая по 30 июня он получил 30 000 рублей;
итого сумма выплат за 12 месяцев составит 180 358 руб. 36 коп.

Фактически полученная заработная плата:

180 358 руб. 36 коп. - 15 358 руб. 36 коп. = 165 000 рублей.

Так как время отпуска в расчет не входит. За период с 01.07.2018 по 30.06.2019 по производственному календарю 247 рабочих дней. 22 из них пришлись на время отпуска. Их в расчет брать не нужно. Все остальные дни сотрудником отработаны полностью. СЗ будет исчислен следующим образом:

165 000 / 225 рабочих дней = 733,33;
733,33 × 3 рабочих дня командировки = 2199,99 рублей.

Оплата командировки в выходной день

Средний заработок во время командировки выплачивается за рабочие дни, согласно графику организации. Если даже командировка длительная, то за выходной выплачиваются только суточные. Средний заработок в этом случае не положен. Ведь работник не работает в выходные дни, а отдыхает (пункт 9 Положения о командировках).

Из этого правила есть исключение. Если сотрудник все-таки в выходной или праздничный день находясь в командировке работал или был в пути, то за это время нужно произвести оплату как за работу в выходной день. предусматривает два порядка оплаты за работу в выходные и праздничные дни:

в одинарном размере тарифной ставки, если работник берет дополнительный выходной (отгул);
в двойном размере, если работник отгул брать не будет.

Как производится оплата, если сотрудник в командировке заболел

Оплата больничного листа не зависит от того, был в командировке сотрудник или нет. Оплатить нужно все дни нетрудоспособности. При этом нужно учесть, что:

суточные и расходы по найму жилья нужно оплатить за все дни командировки. Стоимость жилья не оплачивается, только если сотрудник находился в стационаре;
за время нетрудоспособности средний заработок не выплачивается, но за остальные дни по число начала нетрудоспособности его нужно оплатить.

Доплата до среднего заработка

Случается, что СЗ, рассчитанный по представленному выше алгоритму, ниже фактической зарплаты, которую бы получил сотрудник, если бы не был направлен в поездку. Организация имеет право установить иные способы оплаты труда сотрудника в командировке. Например, можно установить, что в случае если рассчитанный средний заработок оказался меньше оклада, то работнику производится доплата до обычного уровня оплаты труда. Этот порядок нужно отразить в локальном нормативном акте. Тогда расходы на доплату до оклада можно будет учесть в составе расходов предприятия.

При установлении иного порядка исчисления оплаты времени нахождения в командировке нужно помнить, что запрещает нанимателям ухудшать положение работника (ст. 8 и 9 ТК РФ ). Бухгалтеру после расчета оплаты труда по командировке предстоит сравнить полученный результат с величиной СЗ, исчисленного по правилам, установленным в . Ведь может сложиться ситуация, когда сумма, рассчитанная по внутреннему порядку, окажется меньше СЗ, определенного по вышеописанным правилам.

В таком случае сотруднику следует компенсировать разницу между средним заработком, полагающимся в период командировки по правилам , и оплатой труда, определенной в соответствии с внутренним порядком оплаты командировочного времени. Необходимо прописать этот пункт в трудовом (коллективном) договоре или другом локальном акте, например в Положении об оплате труда сотрудников организации.

Какие еще командировочные выплаты положены сотруднику

Кроме среднего заработка, работодатель должен возместить расходы сотрудника на проезд и проживание в месте командировки. Возмещение расходов производится на основании предоставленных подтверждающих документов:

авиа и ж/д билетов;
квитанций такси (при проезде от аэропорта до места назначения, например);
чеков на покупку ГСМ (если сотрудник по согласованию с работодателем едет на личном транспорте);
счета гостиниц;
договоры аренды иных видов жилья.

Также за каждый день командировки работодатель обязан выплачивать суточные. Размер суточных устанавливает коммерческая организация самостоятельно. Их размер нужно утвердить в локальном-нормативном акте (приказе руководителя, положении о командировках).

Особенности оплаты однодневной командировки

Сотрудник может быть направлен в командировку на один день. Такая командировка имеет одну особенность. За ее время не производится оплата суточных по территории России. При заграничной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % установленной в организации нормы.

Все остальные выплаты производятся в аналогичном порядке: выплачивается средний заработок, а также возмещаются расходы на проезд и найм жилья.

Бухучет командировочных выплат

Учет расчетов с командированными сотрудниками ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (План счетов бухучета, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Документально подтвержденные командировочные расходы учитываются в составе расходов текущего периода на затратных счетах.

Проводки по отражению командировочных расходов

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдан аванс на командировку	71	50, 51
Расходы на командировку отражены в составе затрат	25, 26, 44	71
Возвращены неизрасходованные подотчетные суммы	50, 51	71

Какие налоги нужно заплатить с оплаты командировки

Средний заработок, выплачиваемый за время командировки, облагается НДФЛ и страховыми взносами аналогично обычной заработной плате. А вот с возмещаемых расходов за проезд и проживание ни НДФЛ, ни страховые взносы не платят.

Особый порядок обложения установлен для суточных. Так, суточные в пределах нормативов не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Нормативы установлены пунктом 3 :

700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
2500 рублей — за каждый день командировки за границу.

Суммы суточных сверх нормативов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Чтобы признать оплату командировочных в составе расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены. Если у вас есть все подтверждающие оплату проезда и проживания документы, а размеры суточных установлены в ЛНА, то препятствий к признанию в налоговых расходах нет.

Оплата командировки в выходной день - одна из возможных статей расходов предприятия. О том, какими нормативными документами руководствоваться, как рассчитать и оплатить командировочные за выходной день, какими документами их оформить и как отразить в учете, узнайте из нашей статьи.

Как оплачивается командировка в выходной день: правовые нормы

Направляя работника в служебную командировку, работодатель должен руководствоваться главным законодательным актом в области трудовых отношений — Трудовым кодексом. В гл. 24 ТК РФ приведены основные понятия, а также гарантии работника и условия возмещения затрат, связанных с командировкой. Об этом сказано и в письме Минтруда России «Об оплате труда работников» от 25.12.2013 № 14-2-337.

Кроме того, направление работников в служебные командировки и их оплата регламентируются и другими нормативными документами:

Постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749. Подробнее см. .
Постановлением Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922.

О расчете среднего заработка для командировки узнайте в этой публикации .

Кроме того, в ст. 139 ТК РФ установлены некоторые правила расчета среднего заработка работника для различных целей, включая оплату командировки в выходной день. При этом ст. 167 ТК РФ гарантирует работнику при направлении в служебную командировку сохранение за ним должности, а также среднего заработка, о чем сказано в п. 9 положения № 749.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Средний заработок сохраняется за работником только в те дни, которые официально утверждены в графике командирующего предприятия, а также дни пребывания в пути (в том числе во время вынужденных остановок).

Командировка в выходной день: правила оплаты

В ст. 153 ТК РФ говорится о том, что работник, осуществляющий трудовую деятельность в выходные или нерабочие праздничные дни, получает оплату не меньше чем в двойном размере. Альтернативой двойной оплате может стать день отдыха взамен отработанного выходного по желанию самого работника. Эта норма распространяется и на сотрудников, находящихся в служебной командировке.

Однако для того, чтобы бухгалтерская служба предприятия могла начислить оплату за такие периоды в двойном размере, должны быть соответствующим образом оформлены документы, подтверждающие, что в указанные дни работник действительно трудился. Таким документом является табель учета рабочего времени, который в соответствии со ст. 91 ТК РФ обязан вести каждый работодатель. При этом он может использовать перечень кодов, приведенных в унифицированной форме, или разработать их сам, что разрешено п. 6 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Об обозначениях, используемых в табеле учета рабочего времени, расскажет эта публикация .

Одним из нюансов оплаты командировки в выходной день является то, что работодатель не может точно знать, сколько времени работник потратил на выполнение служебного задания, а отметка в табеле подтверждает только причину его отсутствия на постоянном рабочем месте.

Правильное оформление табеля и приказов поможет оплатить действительно отработанные выходные или нерабочие праздничные дни, если они не входят в рабочий график.

Подробнее о причинах отсутствия работника на рабочем месте см. в статье «Какие причины отсутствия на работе являются уважительными?» .

Если работник намеренно отправлен работодателем в командировку в выходной день или на это число куплен билет, то в приказе и служебном задании необходимо сделать соответствующую пометку. В этом случае в табеле вместо кода К (командировка) проставляется код РВ, специально предусмотренный для обозначения работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При использовании кода РВ в табеле становится возможным проставить и часы работы, если в приказе или ином документе предприятия содержится указание о продолжительности работы в выходной день. Применение этого правила разъясняется в письме Минтруда России «О направлении работников в командировки» от 14.02.2013 № 14-2-291.

Для бухгалтера код РВ является прямым основанием для начисления заработной платы (среднего заработка) в двойном размере согласно нормам трудового законодательства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как оплачивать время в пути в выходные дни в период командировки — еще один важный вопрос. В письме Минтруда России от 13.10.2017 № 14-2/В-921 говорится, что дни отъезда, приезда, а также фактическое время нахождения в пути, которое имело место в выходной или нерабочий праздничный день, согласно ст. 153 ТК РФ оплачивается в двойном размере. Указание на это содержится и в п. 5 постановления № 749.

Как рассчитать суточные в выходные дни в командировке

Суточные начисляются работнику за каждый день его нахождения в командировке, в том числе выходные дни и дни нахождения в пути. Количество дней, за которые нужно выплатить суточные, определяется на основании следующих документов:

проездных билетов к месту выполнения служебного задания и обратно;
служебной записки.

Служебная записка является первичным документом и составляется работником:

При использовании им личного или служебного автомобиля для проезда к месту командировки с приложением к ней подтверждающих документов: путевого листа, маршрутного листа, кассовых чеков и квитанций с АЗС.
При отсутствии документов, подтверждающих проезд (например, их утере). В этом случае в служебной записке должны быть проставлены отметки принимающей стороны о прибытии и убытии.

Стоит отметить, что служебная записка заменила собой другой первичный документ — командировочное удостоверение, которое ранее обязательно оформляли командированному сотруднику. Однако многие учреждения, пользуясь тем, что оформление командировочных удостоверений не запрещено, продолжают использовать их в работе, дополнив соответствующим пунктом устав предприятия. Во многом отказ от оформления служебных записок, составленных работниками, продиктован тем, что они вызывают много вопросов при проверках ФНС.

Подробнее о составлении служебной записки см. в статье «Как правильно написать служебную записку - образец?» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подтвердить срок нахождения в командировке без проездных документов можно с помощью квитанций о найме жилья. Однако это не всегда актуально, так как значительную часть времени командировки может занимать время в пути к месту выполнения служебного задания.

Размер суточных устанавливается нормативным актом командирующего предприятия, например приказом или положением о командировках.

Образец положения о командировках вы можете увидеть .

Кроме того, для привлечения работника к выполнению служебных обязанностей в выходной день необходимо его согласие (ст. 113 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме, или на приказе о командировке делается отметка: «Согласен на привлечение к работе в выходной день».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Предприятие может устанавливать больший размер суточных, чем указано в НК РФ, тогда сумма превышения будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Для целей исчисления НДФЛ и взносов действует необлагаемый лимит по командировочным расходам:

для командировок на территории РФ — 700 руб.;
заграничных командировок — 2 500 руб.

Суточные по заграничным командировкам рассчитываются следующим образом:

день выезда за пределы РФ оплачивается по нормативам заграничной командировки;
день въезда обратно — по нормам командировок внутри РФ.

Иногда для выполнения служебного задания работнику хватит 1 дня. Такая однодневная командировка не подразумевает выплату суточных, если задание выполняется в России (п. 11 положения № 749).

Для однодневной заграничной командировки оплата суточных составит 50% от норматива для полноценной заграничной командировки (п. 20 положения № 749).

Оплата выходных в командировке: учет командировочных расходов

Кроме среднего заработка и суточных, согласно ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение расходов на проезд к месту командировки, наем жилья и некоторых других расходов. Все эти расходы учитываются при расчете налога на прибыль. Датой их признания в учете является дата утверждения авансового отчета.

Также может быть принят к вычету НДС, если оплату произвел работодатель или работник и при этом получен счет-фактура. По отдельным документам НДС можно принять к вычету и без счета-фактуры. Это бланки строгой отчетности (при оплате за наем жилья и проездные билеты), где НДС выделен отдельной строкой (см., например, письмо Минфина РФ от 11.08.2016 № 03-07-11/47114).

Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с командировками, делаются следующие проводки:

Дт 71 Кт 50 (51) — работнику выдан аванс на командировку.
Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71 — учтены командировочные расходы.
Дт 26 (08,20, 23, 44) Кт 70 — проводка на средний заработок за период командировки.

Подробнее о порядке учета командировочных расходов узнайте из этого материала .

Итоги

Оплата командировки в выходной день при условии правильного оформления документов производится не менее чем в двойном размере. Для возмещения командировочных расходов сотруднику необходимо собрать все документы об оплате: чеки, квитанции, платежные поручения, и тогда все его расходы будут компенсированы.

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 - 8 - 14 = 225 фактически отработанных дней.

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).

Пример:

Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. НК РФ и письма Минфина и ).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. и ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина и ).

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ

Как оплатить время командировки работника: из среднего заработка или просто выплатить зарплату? Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому за время нахождения работника в командировке ему следует выплатить средний заработок . Выплачивая работнику зарплату за время нахождения его в командировке, работодатель нарушает действующее законодательство.

Расчет среднего заработка для командировки

Порядок расчета среднего заработка регламентирован 139 статьей ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. При любом режиме работы расчет средней зарплаты производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).

Посмотрим, какие действия следует выполнить, чтобы исчислить средний заработок за дни нахождения работника в командировке.

1. Определите количество дней, за которые следует выплатить средний заработок при командировке

Из среднего заработка оплачиваются только те дни работы по графику, установленному в организации, которые работник не смог отработать в связи с отъездом в командировку. Для этого у бухгалтера должен быть табель учета рабочего времени.

2. Определите сумму выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

При исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления № 922). То есть в расчет включаются выплаты:

предусмотренные системой оплаты труда, например, Положением об оплате труда;
начисленные за работу.

Выплаты, произведенные в расчетном периоде другими работодателями, учитываться не должны. А премии включаются в расчет среднего заработка по правилам пункта 15 Постановления № 922.

3. Определите количество дней, которые следует включить в расчет

Средний заработок, независимо от режима работы сотрудника, рассчитывается исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Постановления № 922). То есть, если работник направлен в командировку в августе 2014 года, то расчетным периодом будет период с 1 августа 2013 г. по 31 июля 2014 г.

Организация может предусмотреть локальными нормативными актами другой период, если это не будет ухудшать положение работников.

Согласно нормам пункта 5 Постановления № 922, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не мог выполнять свою работу;
работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

4. Исчислите средний дневной заработок

Для этого сумму выплат, произведенных работодателем в расчетном периоде, разделите на количество рабочих дней, отработанных работником в расчетном периоде.

5. Исчислите средний заработок за дни нахождения работника в командировке

Для этого сумму среднего дневного заработка следует умножить на количество дней, определенных в пункте 1.

Пример расчета среднего заработка

А. А. Кочкина принята на работу в ООО «Вектор» 01.02.2005 года. Оклад — 40 000 рублей. 25 февраля 2006 года она направлена в служебную командировку на 4 дня. В расчетном периоде — 249 рабочих дней. Сотрудница полностью их не отработала из-за болезни (8 рабочих дней в августе расчетного периода) и ежегодного оплачиваемого отпуска (14 рабочих дней в сентябре расчетного периода).

В августе А. А. Кочкиной начислена заработная плата в размере 26 086, 96 руб., а в сентябре — 12 000 рублей.

Определим средний заработок за дни нахождения Кочкиной в командировке.

1. Количество дней, за которые следует выплатить средний заработок, — 4.

2. Определяем суммы выплат:

(40 000 рублей х 10 месяцев) + 26 086, 96 руб. + 12 000 рублей

= 438 086, 96 руб.

3. Определяем количество фактически отработанных дней:

249 — 8 — 14 = 227 дней.

4. Определяем средний дневной заработок:

438 086, 96 / 227 = 1 929,90 руб.

5. Определяем средний заработок за дни нахождения в командировке:

1 929,90 руб. х 4 = 7 719,59 руб.

Командировка – это служебная поездка , предпринятая работником в интересах работодателя. На ее осуществление выделяется определенный срок, цель — исполнение отдельного задания.

Если работа связана с постоянным пребыванием в пути или разъездным характером, то такие поездки не считаются командировками согласно статье 166 Трудового кодекса РФ .

Для направления работника в командировку руководитель издает приказ , который подготавливает отдел кадров. Прежде чем отправить сотрудника в поездку, надо убедиться, что это возможно:

Нельзя требовать от работника выполнения работ, отсутствующих в трудовом договоре.
Запрещается командировать беременных женщин.
Нельзя без письменного согласия отправить родителей-одиночек с детьми до 5 лет, матерей с детьми до 3 лет, сотрудников с детьми-инвалидами.
Запрещено направлять сотрудника, если он не может ехать по состоянию здоровья.

В случае если отделу кадров надлежит получить согласие человека на командировку, нужно составить уведомление , в котором сотрудник может выразить свое согласие. Уведомление должно быть зарегистрировано в Журнале уведомлений и предложений.

До 2015 года отдел кадров заполнял командировочное удостоверение с приложением служебного задания по установленным формам Т-10 и Т-10а. С 2015 года использование командировочных удостоверений не является обязательным, и бухгалтерия не вправе требовать его наличия.

Организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, закрепив это право в локальном нормативном акте.

В случае отказа работодателя от использования унифицированных документов в приказе о направлении необходимо прописать цель приезда . Распоряжение в обязательном порядке регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Изменения законодательства 2018 года

Перемены в законодательстве закрепляют упрощение документооборота , принятое с 2015 года. Командированный по новым правилам может не отчитываться в письменном виде по своей поездке.

Согласно законодательству, выезды в обособленное подразделение, находящееся в другом административном округе, приравнивается к служебным поездкам .

Наиболее значительные изменения коснулись размера страховых взносов, начисляемых на суточные. Ранее, согласно закону №212-ФЗ , суточные расходы не облагались страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на травматизм.

На 2018 год зафиксирована определенная сумма , которая не подлежит обложению:

700 рублей суточных при поездках по России;
2500 рублей за пределами России.

Так как организация внутренним нормативным актом может устанавливать любой размер суточных, то все суммы, превышающие лимит, подлежат налогообложению страховыми сборами, кроме сборов на травматизм.

После оформления приказа командированному сотруднику выдается денежный аванс для осуществления необходимых расходов . В оплачиваемые служебные расходы входят:

оплата проезда;
аренда жилого помещения;
суточные;
затраты на служебные цели по поручению руководства;
прочие сопутствующие затраты.

Оплата издержек на проезд к месту командировки и обратно включает в себя затраты на общественный транспорт до вокзала, аэропорта, передвижения внутри пункта назначения от гостиницы до места работы при условии, что работник предоставит маршрутные квитанции, билеты.

При авиаперелетах сотрудник приносит распечатку электронного билета и посадочный талон. При использовании железнодорожного транспорта в перечень необходимых документов входят билеты, контрольные купоны, также оплачиваются страховые сборы и белье.

Если сотрудник к месту командировки отбывает на личном транспорте, то он должен написать служебную записку, приобщить путевой лист и квитанции с бензоколонок.

Расходы на проезд оплачиваются в полном размере согласно документам, но организация может закрепить ограничения локальным актом, например, установить оплату авиаперелета только в эконом-классе. Если работник вопреки нормативам покупает билет в бизнес-класс, то работодатель вправе отказать компенсировать разницу в стоимости билетов в случае отсутствия объективных причин.

Для подтверждения издержек на наем жилого помещения служащий сохраняет квитанцию, чек или счет-справку, полученные в гостинице. В стоимость входит проживание, дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.

Если сотрудник арендует квартиру, то он заключает договор, который послужит доказательством понесенных затрат. Если он не представляет документы, то работодателю разрешено по своему желанию определить размер компенсации.

Суточные – это расходы работника помимо проезда и проживания . Зачастую они служат для компенсации затрат на питание. Внутренними нормативными документами работодатель может самостоятельно регулировать размер суточных в зависимости от занимаемой должности и региона, но не меньше законодательного уровня. Если поездка укладывается в один день, то суточные могут не выплачиваться.

Затраты на служебные цели могут быть любыми . Виды таких затрат не регулируются законодательством и обговариваются внутри организации. В любом случае, человек обязан представить полный пакет документов.

В прочие сопутствующие расходы могут входить:

сервисный или комиссионный сбор;
страховой сбор;
на оформление визы, паспорта;
за возврат или обмен билетов;
мобильная связь.

Расчеты заработка за дни поездки

Временной отрезок, проведенный служащим в командировке, считается рабочим , следовательно, кроме компенсации затрат, человеку необходимо начислить заработную плату . В табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются буквой «К» .

По среднему заработку

Расчет может быть произведен по среднему заработку . Чтобы исчислить средний заработок, нужно учесть все типы выплат, предустановленные системой оплаты труда за предшествующие командировке 12 месяцев.

То есть это будет фактически начисленный заработок со всеми премиями . Сумма начисленной за 12 месяцев заработной платы разделяется на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней поездки.

Пример : командировка длится с 1 по 7 октября 2017 года, рабочих дней – 5. Для расчета надо взять сумму выплат с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. Ежемесячная заработная плата составляет 11 500 рублей:

за период с 1 октября 2016 года по 30 июня 2017 года сотруднику начислено 103 500 рублей;
с 1 по 31 июля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 11 607 рублей;
с 1 августа по 30 сентября он получил 23 000 рублей;
итого сумма выплат за 12 месяцев составит 138 107 рублей.

Фактически полученная заработная плата:

138 107 – 11 607 = 126 500 руб.

Так как время отпуска в расчет не входит, то средний заработок будет исчислен следующим образом :

126 500 рублей / 225 рабочих дней = 562,22

562,22 * 5 рабочих дней командировки = 2811,11 руб.

В данном примере рассмотрен подсчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

По окладу

Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени , то расчет среднего заработка надо делать не по дням, а по часам.

Пример : в организации принята 40-часовая рабочая неделя. Работник находился в командировке 3 рабочих дня в октябре 2017 года, то есть 24 часа. Расчетный период с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года в рабочих днях составляет 247, а в часах — 1973. За это время работнику начислено 138 000 рублей.

138 000 рублей / 1973 часа = 69,94 в час

69,94 * 24 часа = 1678,66 руб.

Бывает, что оплата труда за период командировки по среднему заработку ниже, чем если бы расчет производился исходя из оклада. Ранее руководство могло выбрать способ расчета и склониться в пользу расчета по окладу.

Однако по статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ №922 законодатель строго указывает, что необходимо рассчитывать командировочные исходя из среднего заработка. За расчет по окладу работодателя привлекут к административной ответственности .

Также разрешено в локальных нормативных документах организации установить выплату разницы до оклада, но оформляться она будет как разница между начисленным средним заработком и окладом.

При неполном годе

Если человек не отработал в организации полных 12 месяцев перед началом командировки , то расчет среднего заработка производится за фактически отработанное рабочее время. Если вернуться к предыдущему примеру, то получится следующее :

Сотрудник устроился на работу 1 мая 2017 года.
Количество рабочих дней с 1 мая 2017 года по 30 сентября 2017 года – 106.

Выплачено за период:

11 500 рублей * 5 месяцев = 57 500 руб.

Средний заработок:

57 500 рублей / 106 рабочих дней = 542,45

Оплата труда за период командировки:

542,45 * 5 дней = 2712,26 руб.

Исключенные дни

В период расчета рабочих дней для определения среднего заработка не входят :

дни отпуска;
дни больничного листа;
выходные и праздничные дни;
время отпуска по уходу за ребенком;
время простоя по вине работодателя;
отпуск без сохранения заработной платы;
время прошлых командировок;
дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.

Соответственно, выплаты за эти периоды не входят в расчет среднего заработка. Расчет среднего заработка без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

Отдельные условия возмещения

Время командировки для целей выплаты суточных считается по календарным дням . Дни отбытия и прибытия составляют период расчета.

Время, проведенное в дороге до аэропорта или до вокзала, суммируется к периоду служебной поездки. Человек может не выходить на постоянное место работы в день отбытия или прибытия по договоренности с руководителем.

Если выезд или приезд попадают на выходной день, то для человека он считается рабочим, если это произошло не по его инициативе.

Суточные за эти дни выплачиваются . Что касается среднедневного заработка, то по договоренности с работодателем человек получает дополнительный оплачиваемый выходной либо среднедневной заработок в двойном размере.

Пример : сотрудник выехал из дома 7 октября 2017 года (в субботу), чтобы рано утром в понедельник приступить к выполнению задания. 8 октября он прибыл в гостиницу, значит, два выходных дня провел в пути.

Командировка продлится до 12 октября. Организация должна оплатить средний заработок за 4 рабочих дня и двойной размер за 2 выходных. Среднедневной доход – 562,22 рубля.

562,22 рубля * 4 раб. дня = 2248,88 руб.

562,22 рубля * 2 раб. дня = 1124,44 руб.

1124,44 рубля * 2 = 2248,88 руб.

2248,88 + 2248,88 = 4497,76 рублей общего дохода

Оплата питания командированному сотруднику Положением о командировках не предусмотрена, но работодателю не запрещено отдельно компенсировать питание, если возмещение предусмотрено в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте по командировкам. Но в отличие от расходов на проезд, проживание, затраты на питание будут облагаться НДФЛ.

Как оплачивается рабочий день в командировке? Ответ на вопрос — на видео.

НДФЛ также будут облагаться суточные свыше 700 рублей по России и 2500 тысяч за рубежом. Помимо обложения НДФЛ и страховыми взносами, в налоговом учете все командировочные затраты входят в косвенные расходы по налогу на прибыль .

Если сотрудник не может подтвердить расходы документально, однако работодатель их компенсировал, то стоит подумать, включать ли их в расчет налога на прибыль. В большинстве случаев налоговая не принимает к учету сомнительные расходы, хотя встречается судебная практика, когда решение выносилось в пользу работодателя.

При расчете УСН принцип такой же. Командировочные затраты входят в список расходов для целей налогообложения, если они подтверждены документально и экономически целесообразны.

Отдельный нюанс касается ИП, который не имеет сотрудников. Ему нельзя компенсировать затраты на собственные поездки, так как он сам является работодателем.

В бухгалтерском учете командировочные затраты оформляются авансовым отчетом , так как сотрудник выступает как подотчетное лицо, получившее на руки денежные средства.

В авансовом отчете на основании предоставленных документов бухгалтер обязан рассчитать стоимость проезда, проживания, суточные и прочие расходы. Сотрудник должен отдать все документы, написать служебные записки.

Бухгалтер дополнительно прикладывает к авансовому отчету копию приказа о командировке, командировочное удостоверение и служебное задание в случае наличия . Все издержки относятся на соответствующие счета в зависимости от учетной политики компании.

В бухгалтерском учете принимаются все расходы, которые работодатель согласился компенсировать, даже без подтверждающих документов. Впоследствии документально подтвержденные расходы входят в форму №2 Отчета о финансовых результатах в строку «Управленческие расходы», не подтвержденные — в строку «Прочие расходы».

Размер суточных по России и за границей

Законодательство определяет минимальный размер суточных : на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей.

Соответственно, работодатель может регулировать размер суточных только в сторону их повышения . Размер суточных должен быть закреплен в локальном нормативном акте.

Разница по курсу, который мог измениться ко дню прибытия, должна быть компенсирована, если служащему пришлось понести дополнительные расходы во время пребывания за границей. Пока работник совершает путь по территории России, суточные рассчитываются по нормам пребывания в нашей стране, при пересечении границы начисления происходят по зарубежным лимитам.

Особенности оплаты трудового дня в командировке представлены ниже.