В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.
Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.
Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.
Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.
Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера
Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.
Пример 1
Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет. В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.
Пример 2
Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России. Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен. Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.
Пример 3
Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера штатное расписание – часто простая формальность. Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.
Бухгалтер формально относится к кадровому учету
Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».
К чему может привести нарушение трудового законодательства?
В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев.
Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.
Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей.
А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.
В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени
А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет». И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя». Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».
Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт
Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).
Таким образом, если вы хотите:
чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;
сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;
чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;
избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,
тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в надежную аутсорсинговую компанию.
В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.
Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.
Связаться с экспертом
Данный курс соответствует требованиям профессионального стандарта «Бухгалтер» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от «22» декабря 2014 г. №1061н).
Любая компания, независимо от вида деятельности, обязана вести кадровый учет. Если Вы хотите систематизировать и организовать автоматизированное квалифицированное ведение кадрового учета, с возможностью оформления регламентированных кадровых документов, формирования отчетности по данным сотрудников, пройдите обучение на курсе «1С: Предприятие 8. Зарплата и управление персоналом ред. 3.1. Уровень 1. Кадровый учет».
Цель курса: научиться вести автоматизированный учет кадров с использованием типовых документов программы в новой редакции 1С Зарплата и управление персоналом. Курс построен на решении сквозной задачи, включающей, всевозможные аспекты ведения кадрового учета на предприятии от приема на работу до формирования отчетности.
В процессе обучения, на практических примерах рассматривается ведение кадрового учета в программе, начиная с настроек кадровой политики организации, составления графиков работы и штатного расписания, и заканчивая настройками собственных вариантов отчетов. Огромное внимание уделяется грамотному формированию приказов по кадровому составу (прием на работу, увольнение, переводы, отпуска и т.д.).
В основе курса лежит сквозной пример. Рассматривается ситуация ведения начала учета с «нуля», то есть начиная с заполнения первоначальных сведений об организации и составления штатного расписания и заканчивая формированием отчетности по сотрудникам и воинскому учету. На протяжении курса рассматриваются типовые ситуации ведения кадрового учета (составление и изменение штатного расписания, приказы о приеме на работу, об увольнении и кадровом перемещении, больничные, график отпусков, приказы на отпуск и переносы отпусков, командировки и т.д).
Курс предназначен для специалистов, ведущих кадровый учет организации, менеджерам и техническим специалистам, внедряющим и сопровождающим программные продукты системы 1С:Предприятие 8. Курс также будет полезен руководителям организаций, которые хотят вести автоматизированный документооборот в целях кадрового учета персонала. Курс будет интересен для пользователей, желающих узнать об отличиях новой редакции данного программного продукта.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.
Кадровый учёт, возможно, не такой сложный, но достаточно объемный. При найме даже одного сотрудника придётся оформить большое количество документов, положений, приказов. Работодатель несет ответственность как при отсутствии кадровой документации, так и при несоблюдении требований её ведения. Штрафы могут составить до 50 000 руб. Кроме того, зарплатные выплаты облагаются налогами, учитываются при расчёте налогов, отражаются в отчётности. Для того, чтобы уследить за всем, разобраться в нюансах расчёта пособий, среднего заработка (который для разных случаев рассчитывается по-разному), выплаты вознаграждений, создаются целые отделы. Однако, небольшому бизнесу вполне под силу вести кадровый учёт самостоятельно с помощью интернет-бухгалтерии, где собраны готовые шаблоны многих документов, расчёты осуществляются автоматически на основании внесённых данных, а полученные сведения учитываются при формировании отчётности.
При приёме на работу сотрудник должен предоставить: паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку, страховое свидетельство пенсионного страхования, документы воинского учета (для военнообязанных), документы об образовании. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то ему нужно оформить трудовую книжку и пенсионное свидетельство. Это основные документы, в отдельных случаях требуются дополнительные бумаги. Например, при поступлении на работу, к которой предъявляются специальные требования, сотрудник предоставляет некоторые дополнительные документы: медкнижка, загранпаспорт, справка о наличии (отсутствии) судимости.
Заявление о приёме на работу не обязательно, однако на практике его оформляют. Например, на нём руководитель может проставить резолюцию, сделать какие-то служебные пометки. Формы бланка нет. Содержание документа самое простое: «Прошу принять на работу... должность... структурное подразделение». Если вам необходимы какие-то дополнительные сведения в заявлении, Вы, конечно, можете попросить их указать. Самое удобное – использовать шаблон заявления о приёме, куда сотрудник просто впишет свои данные.
Дополнительно сотрудник предоставляет: ИНН, справку 2-НДФЛ, справку о зарплате за текущий год и два предшествующих года (эта справка нужна для расчета больничных и детских пособий).
Свои требования при оформлении иностранного работника. В частности, он должен предъявить документ, связанный со статусом его пребывания (разрешение на работу, патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство).
Трудовой договор должен быть подписан с работником в течение трех рабочих дней с момента, когда он приступил к выполнению своих обязанностей.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах (один передаётся работнику). Унифицированной формы нет, существует перечень обязательных условий договора, в частности: место работы, должность, дата начала работы, оклад, режим рабочего времени и отдыха и др.
Если при заключении договора какие-либо сведения в него не внесли, в дальнейшем не обязательно расторгать или изменять трудовой договор. Достаточно составить дополнительное соглашение и тем самым внести недостающие сведения или условия в первоначальный трудовой договор.
Составить трудовой договор в целом несложно, достаточно следовать нормам Трудового кодекса (ст. 57 ТК РФ). Но гораздо проще воспользоваться готовыми шаблонами. В базе интернет-бухгалтерии «Моё дело» содержатся десятки шаблонов договоров для различных ситуаций и профессий. Эксперты проработали каждый пункт, вам остается только внести недостающие сведения, следуя подробным подсказкам и примерам.
Срочный трудовой договор удобен, так как действует только в течение определенного срока, затем вы расстаетесь с сотрудником.
Заключить срочный трудовой договор можно, когда:
1) характер работы или условия ее выполнения не позволяют заключить бессрочный трудовой договор. Перечень таких случаев содержится в статье 59 ТК РФ. В частности, замещение отсутствующего работника (например, на место декретницы), выполнение временных (до 2 месяцев) работ, выполнение работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя.
2) работодатель является субъектом малого предпринимательства, численность работников которого не превышает 35 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании - 20 человек и при этом сотрудник согласен на заключение срочного договора.
3) работник является пенсионером по возрасту, либо совместителем, либо получает образование очно.Оформление сотрудника по срочному трудовому договору аналогично обычному, при этом нужно:
1) В срочном трудовом договоре указать срок, на который заключен договор и причину, послужившую основанием для заключения именно срочного договора.
2) Испытательный срок зависит от срока. При договоре на срок менее 2 месяцев испытательный срок устанавливать нельзя.
3) В приказе о приеме на работу (форма № Т-1) указывается срок окончания трудового договора.
4) Запись о приеме на работу в трудовой книжке делается в обычном порядке. При этом указание на срок трудового договора делать нельзя.Кроме трудового договора, нужно составить ряд обязательных документов.
Приказ о приёме на работу по форме № Т-1 (или № Т-1а) составляется на основе заключенного трудового договора. В приказе указываются условия приема на работу, характер работы. Приказ подписывает, в том числе работник. Документ может быть затребован при проверках, в частности, расходов на выплату зарплаты, выплаты больничных пособий.
Трудовая книжка заполняется на основании приказа о приеме на работу. Запись делается в разделе «Сведения о работе». По правилам трудовая книжка заполняется, когда сотрудник отработает свыше пяти дней и если работа для него является основной. Поэтому не рекомендуем вносить запись пока сотрудник фактически не приступит к обязанностям и несколько дней не поработает. Возможно, в первые дни он поймет, что должность его не устраивает и тогда возникнут сложности. Ведь трудовой договор с ним не расторгается, а аннулируется и запись в трудовой должна быть отменена, но закон не прописывает порядка такой отмены.
Личная карточка по форме № Т-2 содержит сведения о работнике. Она заполняется на основании тех документов, которые предоставляет сотрудник.
Журнал ознакомления с локальными актами . До подписания трудового договора сотрудника нужно ознакомить с внутренними документами ООО, которые будут регулировать его деятельность. Перечень таких документов зависит от организации, обычно это правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о премировании, должностная инструкция,
Должностные инструкции обязательны лишь для отдельных категорий работников (медицинские и педагогические работники, частные охранники и др.). Однако, документ поможет ООО в работе с сотрудниками, поэтому его желательно составить.
Зачем нужна должностная инструкция:
1) Регулирует деятельность сотрудника. В ней содержатся конкретные обязанности работника, также определяются квалификационные требования к сотруднику (кандидату на должность). Соответственно, при необходимости, с сотрудником будет проще расстаться, ссылаясь на должностную инструкцию.
2) Расчёт налогов. Конечно, на сам расчёт этот кадровый документ не влияет, но он важен для учёта расходов, которые влияют на налог. Например, при компенсации сотрудникам ГСМ или расходов на мобильные телефоны. Такая компенсация считается обоснованной, если работа сотрудника связана с разъездами и, предусматривается использование телефона в служебных целях.Унифицированной формы должностной инструкции нет. Вы сами решаете как её оформить, что указать и в каком виде. Обычно в неё включаются такие разделы: основные положения, должностные обязанности, права, ответственность. Должностную инструкцию можно составить как приложение к трудовому договору, но лучше ее оформить как самостоятельный документ (проще вносить изменения). Как правило, инструкции составляются не на каждого отдельного работника, а на одинаковые должности. Не забудьте сотрудника ознакомить под роспись с его должностной инструкцией. Образцы должностных инструкций для самых разных профессий найдутся в базе интернет-бухгалтерии «Моё дело». В документах учтены важнейшие нюансы. Скачайте шаблон или заполните бланк непосредственно в сервисе и скачайте готовый документ.
С физлицом можно заключить не только трудовой договор, но и договор выполнения работ, оказания услуг (гражданско-правовой договор).
Почему ГПД договор выгоден:
1. Выплата по ГПД не облагается взносами в ФСС (только если уплата взносов предусмотрена договором);
2. Аванс - не обязателен. Выплата может быть один раз и только после того как работы будут выполнены (услуги оказаны), то есть не обязательно раз в месяц (всё предусматривается в договоре);
3. На подрядчиков (исполнителей по ГПД) не распространяются гарантии трудового законодательства (отпускные, пособия, доплаты за сверхурочную работу и др.).
Когда заключать ГПД нельзя:
1. Гражданин принят на работу по определенной должности или профессии (специальности), предусмотренной штатным расписанием (т.е. это фактически сотрудник, а с ним разрешается заключать только трудовой договор);
2. Работник должен подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. Например, работник магазина, ресторана, который должен присутствовать на рабочем месте с 9.00 до 18.00;
3. Сотрудник будет трудиться на рабочем месте, созданном вами, например, на оборудовании, расположенном в вашем офисе;
4. Предполагается полная материальная ответственность работника (сотрудник магазина, склада и др.).
Учтите, если обнаружится неправомерное заключение с работником договора ГПД, вместо трудового договора, тогда работодателю грозит доначисление взносов в ФСС, а также пени за их неуплату; и штрафы до 100 000 руб. А работник через суд может также взыскать компенсацию.
Штатное расписание (форма № Т-3) - документ, который должен быть у каждого работодателя. Необходим для оформления структуры, штатного состава и штатной численности. В Штатном расписании не указываются конкретные сотрудники, а прописывается количество должностей и соответствующие им оклады. В законодательстве не содержится прямого требования об обязательности штатного расписания, однако, документ требуется и при проверках, и при расчете налогов.
График отпусков (форма № Т-7) - обязательный документ, в котором содержатся сведения о распределении ежегодных отпусков всех работников на календарный год. График отпусков на очередной год утверждается не позднее 17 декабря. В течение года в него могут быть внесены изменения с согласия работника и руководителя.
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения работников внутри организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, и любые другие вопросы, касающиеся трудовых отношений у работодателя. При заключении трудового договора с сотрудником его обязательно нужно ознакомить с правилами под роспись, иначе грозит штраф до 50 000 руб. Документ помогает урегулировать взаимоотношения с сотрудниками. Работник обязан соблюдать внутренние правила, в противном случае возможно применение дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.
Положение о премировании - полезный документ для работодателей, которые развивают систему премирования, устанавливают премии за различные достижения и т.п.. Когда премии носят разовый характер достаточно для их выплаты составить приказ (форма № Т-11 или форма № Т-11а).
Положение о коммерческой тайне - необходимо для недопущения разглашения внутренних сведений. В целом достаточно использовать шаблон документа, ознакомить с положением сотрудника под роспись и уже можно будет апеллировать к документу, и применять к работнику санкции за разглашение сведений.
Положение о работе с персональными данными сотрудников необходимо для неразглашения персональных данных сотрудника, которые вы можете получить только от него самого. За нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников предусмотрена ответственность для лиц, которые работают с персональными данными (ст. 90 ТК РФ). Кроме того санкции возможны и для самого работодателя (ООО/ИП) - до 10 000 руб.
Не платить зарплату нельзя, так как для работодателя за невыплату предусмотрена ответственность. Во-первых, за нарушение сроков выплаты, сотруднику нужно выплатить компенсацию – 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Во-вторых, работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа до 50 000 руб. (за повторное нарушение – до 70 000 руб.). В-третьих, существует даже уголовная ответственность. За невыплату зарплаты свыше трех месяцев грозит штраф в размере до 120 000 руб. (ч. 1 ст. 145.1 УК РФ).
Зарплата работникам выплачивается не реже двух раз в месяц. Дни выплаты вы выбираете самостоятельно и фиксируете их в трудовом или коллективном договоре, либо в правилах внутреннего трудового распорядка. Не выплачивать аванс запрещено. Даже если от сотрудников попросить письменное согласие о выплате зарплаты один раз в месяц, такое согласие противоречит Трудовому кодексу и не будет принято во внимание. А за выплату зарплаты раз в месяц ООО (ИП) грозит штраф до 50 000 руб.
Зарплата может выплачиваться наличными или переводом на банковские карты работников. Когда день выплаты выпадает на выходной или праздничный день, то выплатить зарплату нужно в предшествующий рабочий день. За несвоевременную выплату зарплаты работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере 1/300 ставки рефинансирования (ст. 236 ТК РФ).
При выплате зарплаты за вторую часть месяца работнику выдается расчётный листок в свободной форме. Там должны указываться все суммы начисленные работнику за месяц (оклад, премия, надбавки и т.д.), суммы удержаний (НДФЛ, алименты и др.), сумма к получению на руки.
Премии и различные вознаграждения работникам выплачиваются за добросовестное выполнение трудовых обязанностей или достижение определенных трудовых показателей (ст. ст. 129, 191 ТК РФ).
Порядок выплаты предусматривается в положении о премировании или в положении об оплате труда, где оговариваются показатели, учитываемые при назначении премии, условия выплаты, суммы и т.п. Премии могут быть месячными, квартальными, годовыми. Помимо положения необходим документ, подтверждающий выполнение работником условий премирования. Это может быть служебная записка руководителя или расчет суммы премии. И последний документ - приказ о выплате премии (форма N Т-11 или N Т-11а). Премии, как и зарплата, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
НДФЛ . Со всей суммы начисленной работнику (оклад, надбавки, премии и др.) нужно удержать НДФЛ. Общая ставка - 13%. У налоговых нерезидентов ставка НДФЛ - 30%. Работник на руки получает сумму за вычетом удержанного НДФЛ. Формально при выплате аванса (зарплаты за первую половину месяца) НДФЛ можно не удерживать. Но может случиться так, что выплата за вторую часть месяца не будет начислена или будет меньше, так что удержать НДФЛ не удастся (например, сотрудник заболеет и зарплата за вторую половину месяца начислена ему не будет). Поэтому удобнее выдавать аванс за вычетом НДФЛ.
Одновременно с выплатой зарплаты сотрудника нужно перечислить НДФЛ в бюджет. Так что выплата зарплаты оформляется как минимум двумя платежками (перевод сотруднику и перечисление НДФЛ в бюджет).
Страховые взносы. Обязательные страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС начисляются на последнее число каждого месяца по каждому работнику в отдельности. Общие тарифы в 2015 году: в ФФОМС - 5,1%, в ФСС - 2,9% (при доходе до 670 000 руб.), в ПФР - 22% (при доходе до 711 000 руб.) и 10% (с выплат свыше 711 000 руб.). Отдельно устанавливается тариф взносов в ФСС на травматизм и зависит от вида деятельности. Оплатить взносы нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем за который они начислены.
Расчёт взносов - дело непростое. Ведь нужно вести учёт по каждому отдельному сотруднику, учитывать его доходы накопительно с начала года. Даже если сотрудников несколько, расчёты займут немалое времени. Когда штат превышает 5-10 человек проще автоматически вести расчёты. «Моё дело» поможет выбрать правильный тариф взносов, учтет выплаты сотрудника и будет наглядно вести учёт по каждому работнику в отдельности.
Самое простое при выплате зарплаты за месяц сразу формировать платёжки на перечисление зарплаты, НДФЛ и всех страховых взносов. При перечислении НДФЛ, взносов важно правильно составить платёжные поручения, верно указать назначение платежей и коды КБК. Взносы в ПФР перечисляются по КБК - КБК 392 1 02 02010 06 1000 160, в ФФОМС - 392 1 02 02101 08 1011 160, в ФСС - 393 1 02 02090 07 1000 160, в ФСС по травме - 393 1 02 02050 07 1000 160. Ошибка может привести к тому, что платёж будет считаться неуплаченным, за что грозят штрафы и пени.
2-НДФЛ . В течение года нужно вести учет доходов, выплачиваемых физлицам, а также сумму удержанного НДФЛ. Учёт ведётся в специальных регистрах. За отсутствие учёта возможен штраф на сумму 10 000 руб. (30 000 руб. - за нарушение в течение нескольких лет). По завершении года в налоговую нужно представить справку 2-НДФЛ. По физлицам с доходов которых не полностью удержан НДФЛ справка подаётся не позднее 31 января, по остальным работникам - не позднее 1 апреля. За просрочку штраф - 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).
6-НДФЛ - новая форма отчетности появится с 2016 года. В ней будут содержаться обобщенные данные по сотрудникам и сдавать отчёт нужно будет ежеквартально.
РСВ-1 ПФР - ежеквартальный отчёт в ПФР по взносам, уплаченным в ПФР и ФФОМС. Срок сдачи - не позднее 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным кварталом (если отчет сдается на бумаге) и не позднее 20 числа (если отчет сдается в электронном виде). Кроме того, ежеквартально сдается персонифицированный учет за работников. Он представляется в составе РСВ-1 ПФР.
4-ФСС - ежеквартальный отчёт в ФСС по уплаченным взносам в соцстрах. Срок сдачи - не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным (если отчетность сдается на бумаге) и не позднее 25 числа (если отчетность сдается в электронном виде).
Сведения о среднесписочной численности работников подаются ежегодно не позднее 20 января в ИФНС. Эта справка обязательна для всех работодателей (ООО/ИП).
Бланки зарплатной отчётности достаточно объемны со специальной терминологией. При этом все таблицы бланков взаимосвязаны. Недочёт в одной таблице повлечёт ошибку в других формах, ведь отчётность составляется нарастающим итогом. Поэтому нужно быть крайне внимательным при самостоятельном заполнении бланков. Гораздо эффективнее воспользоваться интернет-бухгалтерией. «Моё дело» предлагает пошагово, на простом и понятном языке сформировать все отчёты. На выходе – готовый бланк, который можно распечатать, либо сразу сдать в ПФР и ФСС через интернет.
График отпусков (форма № Т-7) должен быть обязательно. Документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. График на предстоящий календарный год утверждается не позднее 17 декабря. Все работники должны быть под роспись ознакомлены с графиком.
Не позже чем за две недели до начала отпуска сотруднику вручается под роспись уведомление о начале отпуска. При наличии графика и если никакие переносы времени начала и окончания отпуска не предполагаются от сотрудника не обязательно требовать заявление на отпуск. Далее оформляется приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6). В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни ежегодного отпуска обознаются кодом «ОТ» или «09». И последнее - делается отметка об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2).
-
1. Определить расчётный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск (для сотрудников, которые работают больше года). У тех, кто работает меньше года, расчетный период начинается с первого дня работы и заканчивается последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала отпуска. Учтите из расчётного периода исключаются дни больничного, иных случаев освобождения от работы с сохранением среднего заработка или без него.
2. Посчитать выплаты за расчётный период (зарплата, премии, надбавки и т.д.). Не берутся в расчёт отпускные, оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом, командировок, периодов болезни и т.д. Премии и повышение зарплаты учитываются при расчете отпускных по специальным правилам.
3. Рассчитывается средний дневной заработок: выплаты включаемые в расчёт делятся на 12 и делятся на 29,3. Если расчётный период отработан не полностью или в нем есть исключаемые периоды, то средний дневной заработок работника считается так: учитываемые выплаты / (29,3 х число полностью отработанных месяцев + число отработанных дней в не полностью отработанных месяцах).
4. Сумма отпускных равна произведению среднего дневного заработка и количества календарных дней отпуска.
5. Выплачиваются отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если отпускные выплатить позже, работник вправе подать заявление о переносе отпуска на более поздний срок и работодатель обязан перенести отпуск. Когда отпуск предоставляется вне графика по заявлению работника, соблюсти трехдневный срок бывает сложно. В этом случае вас не оштрафуют, однако отпускные следует выплатить как можно раньше.
6. Налоги. С отпускных удерживается НДФЛ, уплачиваются страховые взносы в ПФР, ФФОМС, ФСС.
Это общий порядок. Свои правила расчета для ситуации, когда отпуск предоставляется в рабочих дня, когда у сотрудника нет выплат в течение расчётного периода, когда выплаты ниже МРОТ. Существуют внушительные инструкции и справочники по расчёту отпускных для изучения которых потребуется ни один день и всё равно останется риск ошибки. А кадровые нарушения чреваты серьезными санкциями. Интернет-бухгалтерия «Моё дело» поможет вам избежать изучения инструкций, сэкономить время и обойти штрафы. Более того автоматический расчёт отпускных завершается расчётом всех налогов и формированием платёжных поручений на их перечисление. Экономьте свое время и деньги!
Работник может попросить отпуск за свой счёт. Предоставление такого отпуска - на усмотрение работодателя. Но работодатель обязан предоставить такой отпуск (ст. 128 ТК РФ):
Любому работнику в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до 5 календарных дней по каждому случаю;
Работнику-инвалиду - до 60 календарных дней в году;
Работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
Родителям и супругам военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году.
Как сотруднику предоставить отпуск за свой счёт:
1. Сотрудник должен написать заявление об отпуске в свободной форме
2. Составляется приказ по форме № Т-6, где в разделе «Б» указывается вид отпуска (отпуск без сохранения заработной платы), количество дней отпуска, даты его начала и окончания.
3. В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) отпуск за свой счет обозначается кодом «ДО» или «16», либо «ОЗ» или «17».
4. Делается отметка в личной карточке работника (форма № Т-2).
Пособие по временной нетрудоспособности (болезни или травме) работника, либо по уходу за больным ребенком или другим членом семьи выплачивается когда работник предъявит листок нетрудоспособности. Сделать это он вправе в течение 6 месяцев со дня окончания болезни.
Больничный следует проверить. Там не должно быть помарок и исправлений. Сведения должны указываться заглавными печатными русскими буквами, между словами - пустые ячейки. На листке должны стоять подпись врача и печать медорганизации, правильно указываться ФИО гражданина, дата рождения, пол, место работы (наименование вашего ООО). При наличии ошибок, неточностей работник должен получить дубликат больничного.
а) определить расчетный период (два календарных года, предшествующих году болезни);
б) определить сумму выплат за расчетный период (это будет база для расчета больничного). Учитывать нужно все выплаты работнику на которые начислялись взносы в ФСС. Если сотрудник только устроился к вам, то учитывается его заработок у предыдущего работодателя. Для этого сотрудник должен предоставить справку о зарплате;
в) сумма выплат не должна превышать предельную базу: в 2015 г. - 670 000 руб., в 2014 г. - 624 000 руб. в 2013 г. - 568 000 руб.;
г) сумма выплат не должна быть меньше 24-кратного МРОТ, установленного на дату начала нетрудоспособности: в 2015 г. - 143 160 руб. (5965 руб. x 24), в 2014 г. - 133 296 руб. (5554 руб. x 24);
2. Определить стаж работника, так как пособие зависит от страхового стажа. При стаже работника 8 лет и более выплачивается 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет - 80%, и менее 5 лет - 60%.
3. Посчитать число оплачиваемых дней. При болезни самого работника пособие выплачивается за все календарные дни болезни. При уходе за больным ребенком или членом семьи пособие выплачивается в ограниченных размерах в зависимости от возраста ребенка (ч. 5 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).
4. Сумма пособия определяется умножением среднего дневного заработка, процента (исходя из стажа) и числа оплачиваемых дней. В ближайшую зарплату нужно выплатить и пособие.
Кстати, проверить правильность своих расчётов вы можете на сайте ФСС. Но получить цифру - половина дела. Первые три дня больничного оплачиваются за счет работодателя. Оставшиеся дни - за счет ФСС. Помимо расчёта и выплаты больничных, нужно заполнить больничный лист, указав расчетные сведения и некоторые регистрационные данные.
Далее - налоги. С больничных удерживается НДФЛ. Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС. Расходы на выплату пособий обязательно отражаются в форме 4-ФСС. На сумму начисленных пособий, финансируемых за счет ФСС, уменьшаются взносы. Если же сумма пособий превышает сумму взносов в ФСС, можно либо зачесть ее в другие месяцы, либо обратиться в фонд и вернуть сумму.
Виды детских пособий:
1) По беременности и родам (для получения сотрудница предоставляет заявление на отпуск по беременности и родам и больничный лист). Величина расчетная. Необходимо средний дневной заработок для расчета пособия умножить на количество календарных дней отпуска по беременности и родам. Средний дневной заработок должен быть в установленных пределах: в 2015 г. - не больше 1632,88 руб. и не менее 196,11 руб., в 2014 г. - не больше 1479,45 и не менее 182,60 руб. Рассчитать пособие можно на сайте ФСС.
2) За постановку на учёт на ранних сроках беременности (для получения нужна справка из медицинской организации о постановке на учет в ранние сроки беременности). Размер пособия в 2015 г. - 543,67 руб., в 2014 г. - 515,33 руб.
3) При рождении ребенка (для получения родитель предоставляет заявление, справку ЗАГСа о рождении ребенка и справку о том, что второму родителю (опекуну) такое пособие не выплачивается). Размер единовременного пособия при рождении ребенка в 2015 г. - 14 497,80 руб., в 2014 г. - 13 741,99 руб.
4) По уходу за ребенком до 1,5 лет (от родителя нужно получить заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и назначении пособия, свидетельство о рождении ребенка, справку о том, что второй родитель не получает пособие). Определяется умножением среднего дневного заработка для расчёта пособий, показателя 30,4 и 0,4 (40%). При этом за полный месяц сумма пособия не должна превышать в 2015 г. - 2718,34 руб., в 2014 г. - 2576,63 руб.; при уходе за вторым ребенком в 2015 г. - 5436,67 руб., в 2014 г. - 5153,24 руб.
Детские пособия выплачиваются за счет ФСС. С них не начисляется НДФЛ и страховые взносы. При этом нужно правильно отразить выплаты в расчёте по форме 4-ФСС. В таблице2 бланка указываются нарастающим итогом начисленные пособия. Можно обратиться к официальному сайту ФСС и получить расчёт пособия. Однако, суммы нужно правильно выплатить и учесть при формировании отчётности. Не допустите ошибок.
5) Ежемесячная компенсация по уходу за ребенком до трех лет. Сумма компенсации - 50 руб., но если работник напишет заявление о предоставлении этой компенсации, с этой суммой придется повозиться. Она выплачивается за счет средств работодателя, не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. При этом выплату можно учесть в составе расходов на оплату труда.
Что нужно составить при командировке:
1. Приказ о направлении в командировку (форма № Т-9)
2. Внести запись в журнал учета работников, выбывающих в командировку.
3. Оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10), если вы выдаете его работнику. С 2015 года оформление командировочного удостоверения не является обязательным.
4. После возвращения из командировки работник представляет авансовый отчет (форма № АО-1) о суммах, потраченных в командировке. К нему прилагаются подтверждающие документы (проездные документы, квитанции, чеки, БСО).
Что надо выплатить сотруднику:
1. Средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки.
2. Суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом. Суточные не облагаются НДФЛ в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., загранкомандировки - 2500 руб. Не начисляются и страховые взносы, но только в пределах размера, установленного внутренним положением.
3. Возмещение расходов на проезд, проживание, другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах. Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются внутренним положением о служебных командировках. Стоимость проезда (в т.ч. на такси и аэроэкспрессе) и проживания в командировке не облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью, если эти расходы подтверждены документами
Сотрудники от лица организации могут совершать различные покупки, иные расходы. Для этого работникам выдаются деньги под отчёт.
Для выдачи сотруднику наличных денег под отчёт нужно:
1. Получить от сотрудника заявление на выдачу денег. Там пишется сумма; срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дата подписания заявления.
2. Перед тем как выдавать деньги проверьте, нет ли у сотрудника долгов по предыдущим подотчетным суммам.
3. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) на основании которого выдаются деньги работнику.
Завершение расчётов с подотчётником осуществляется в следующем порядке:
1. Работник представляет авансовый отчёт (форма № АО-1), к которому прилагает документы, подтверждающие расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Перечень этих документов пишется на оборотной стороне авансового отчета.
2. Если остались неистраченные деньги, работник возвращает их. Приём наличных денег оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).
3. Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано (перерасход по авансовому отчёту), тогда после утверждения авансового отчета, проверки обоснованности перерасхода, сотруднику по РКО выдается соответствующая сумма.
Все эти документы крайне важно оформить, поскольку они являются частью кассовой дисциплины, ведение которой контролируется. Кроме того, нужно следить за возвратом сумм, ведь если сотрудник не отчитается, у него образуется доход с которого следует уплатить налоги. И это обязанность работодателя за которую могут последовать санкции. Контролировать расчёты с работниками, выдачу им денег под отчёт и своевременный их возврат, а также правильно оформлять ПКО, РКО и вносить данные в кассовую книгу поможет интернет-бухгалтерия. Показатели взаимоувязываются, кадровый учёт ведётся неотрывно от бухгалтерского и налогового. Вам не приходится тратить время на эти учёты, все ведется в едином личном кабинете. Просто внесите данные один раз и они будут разнесены в нужные бланки, отчёты и учтены в расчете налогов.
Работника можно уволить на основании заявления об увольнении (увольнение по собственному желанию), соглашения о расторжении трудового договора (увольнение по соглашению сторон), либо уведомления об истечении срока действия трудового договора (при заключении срочного трудового договора).
Для увольнения нужно:
1. Составить приказ об увольнении (форма № Т-8 или № Т-8а), где обязательно пишется основание увольнения и ссылка на норму Трудового кодекса. С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.
2. Оформляется записка-расчет (форма № Т-61), где отражаются все причитающиеся работнику выплаты. Работнику нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, а также зарплату за отработанный период и другие компенсации, если они предусматриваются внутренним положением работодателя. Зарплата и все выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Выходное пособие облагается НДФЛ и взносами только в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка работника.
3. Делается запись об увольнении в трудовой книжке и личной карточке работника (форма № Т-2).
В день увольнения (последний день работы), сотруднику выдается его трудовая книжка, справка о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года, справка 2-НДФЛ за текущий год.
Составить кадровые документы на увольнение, внести в пустующие строки шаблонов необходимые данные - несложно. Но зачем тратить время и составлять документы вручную, если уволить сотрудника, получить заполненные документы, сделать все расчёты (конечно же с налогами и взносами) можно автоматически с помощью интернет-бухгалтерии. Составленные справки нужно только распечатать, подписать и выдать бывшему сотруднику, а платёжки на перечисление ему зарплаты и компенсаций сразу же отправить в банк.
Вести кадровый учёт можно следующим образом:
Самостоятельно составлять все кадровые документы, положения, заявления, приказы. За основу можно брать образцы и готовые шаблоны. Будьте готовы к большому объему бумаг. Кроме того, расчёты с сотрудниками достаточно сложны. Можно обращаться к помощи он-лайн калькуляторов и расчётчиков. При этом нужно быть уверенным, что калькулятор верный. Ошибки чреваты серьезными штрафами (до 50 000 руб.) и пенями. «Зарплатная» отчётность достаточно сложна, при этом сдавать её лучше электронно, так как это позволяет быстро внести корректировки и избежать санкций.
Помощь знакомых - у знакомого можно получить совет. Но специфика кадрового учёта такова, что малейший нюанс (о котором вы позабудете сообщить знакомому или не придадите значения) может существенно повлиять на расчёты и порядок действий. У вас нет гарантий, что завтра у знакомого бухгалтера найдётся время для того, чтобы составить вам отчётность. Проверить работу вы не сможете, а в нее вполне может закрасться ошибка.
Наёмный бухгалтер - можно заключить договор с бухгалтером (специалистом), который будет вести ваш кадровый учёт. Но прежде подсчитайте какую сумму вы потратите в год на бухгалтера, который будет вести только кадровый учёт - свыше 100 000 руб.! А если ему в обязанности включить налоговый и бухгалтерский учёты, затраты увеличатся в разы. Таких расходов можно избежать, доверившись онлайн сервису, предоставляющему гарантию по всем совершаемым операциям.
Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует контроль за ведением вашего кадрового учёта. Расчёт авансов, зарплаты, пособий, компенсаций осуществляется автоматически с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете инструкции и подсказки, созданные для неспециалистов.
Аутсорсинг «Моё дело» - эксперт сервиса будет вести ваш учёт в интернет-бухгалтерии. При этом все финансовые риски компания берет на себя. В любой момент из любого города вы сможете контролировать ведение учёта в личном аккаунте. Если вы решили вести учет самостоятельно, вы в любой момент можете передать учёт в заботливые руки ведущих специалистов. При этом компания берет ответственность за все финансовые риски, которые могут возникнуть при работе в сервисе.
Кадровое делопроизводство должно быть прерогативой HR-службы. Теоретически! Как показал опрос, проведенный на сайте журнала «Главбух», кадровый учет ведут 62 процента бухгалтеров, а еще 28 процентов занимаются им частично. Мы поговорим о том, какие функции выполняют бухгалтеры, разбирающиеся в кадровом деле, и сколько они зарабатывают.
Кому в бухгалтерии достается вести кадровый учет
Знание кадрового делопроизводства почти всегда требуется от главбуха или бухгалтера по расчету заработной платы. Руководитель направления подбора персонала «Бухгалтерия и финансы» компании Kelly Services Ольга Корниенко рассказывает, что в ее практике не было ни одного запроса на ведение кадрового учета на других участках. Вместе с тем у рекрутингового портала Superjob.ru другая статистика. Вот она: 20 процентов бухгалтерских вакансий, предусматривающих знание кадрового дела, предназначены для главбухов. Еще 8 процентов — для бухгалтеров по расчету заработной платы. А также 6 процентов — для заместителей, 7 процентов — для старших и ведущих бухгалтеров. В остальных случаях кадровый учет вменяется в обязанности сотруднику на должности «бухгалтер» (см. ниже).
Кто ведет кадровый учет в бухгалтерии
Источник: опрос на сайте Superjob.ru
Какие обязанности у бухгалтеров, на которых «повесили кадры»
«Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основным обязанностям. Тогда их функционал в вакансиях выглядит так: организация и ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование и сдача отчетности в контролирующие органы, расчет зарплат», — говорит Валерия Чернецова, руководитель отдела аналитики рекрутингового портала Superjob.ru. «Помимо этого бухгалтеры оформляют прием на работу, перемещения и увольнения сотрудников, составляют приказы, заполняют трудовые книжки и личные дела, а также ведут другую документацию по кадрам», — добавляет Алина Романова, консультант направления «Финансы и Аудит» компании Cornerstone.
Важная деталь
Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основным обязанностям.
«На этой должности приветствуются кандидаты с высшим экономическим образованием. Впрочем, в региональных вакансиях это требование не столь строго, встречается и среднее профессиональное образование. Кроме того, нужен опыт работы от 1 года», — продолжает Валерия Чернецова. «При этом дополнительного профильного образования, скажем специальности менеджера по управлению персоналом, не требуется», — уточняет Ольга Корниенко из Kelly Services.
Где нужны бухгалтеры со знанием кадрового дела
«Бухгалтеры, освоившие кадровый учет, востребованы во многих компаниях, — не сомневается Алина Романова из Cornerstone. — Их труд позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в коллективе». Однако спрос на таких специалистов меньше, чем на бухгалтеров, ведущих какой-либо участок учета. Так, знание кадрового дела встречается всего в 9 процентах объявлений об открытых вакансиях на бухгалтерские должности на портале Superjob.ru. Больше всего бухгалтеры со знанием кадрового учета нужны в корпорациях с численностью от 1000 до 5000 сотрудников — 25 процентов от всех вакансий. Это специалисты, полностью погруженные в работу по расчету заработной платы сотрудникам и отчислений в фонды. На втором месте компании, в которых работают 100—500 человек (21% вакансий). Здесь какими-то элементами кадрового учета занимается главбух или его заместитель. На третьем месте — небольшие фирмы до 50 сотрудников (19% от всех вакансий). В них кадровое делопроизводство нередко целиком ложится на бухгалтерию или на главного бухгалтера.
Важная деталь
Спрос на специалистов, которые знают кадровое дело, меньше, чем на обычных бухгалтеров, ведущих какой-либо участок учета.
Влияет ли знание кадрового дела на зарплату
Знание кадрового учета, безусловно, является плюсом при устройстве на работу. «Однако, к сожалению, это практически не сказывается на заработной плате», — уточняет Ольга Сапожникова, ведущий специалист по подбору персонала кадрового центра «ЮНИТИ». К примеру, в Москве бухгалтеры по расчету заработной платы получают около 50 000 руб., независимо от того, разбираются они в кадровом делопроизводстве или нет (см. таблицу ниже).
Зарплатные предложения для бухгалтера со знанием кадрового делопроизводства на примере специалиста по расчету заработной платы по данным портала Superjob.ru
| Регион | Среднее зарплатное предложение, руб. |
|---|---|
| Волгоград | 22 000 |
| Воронеж | 25 000 |
| Екатеринбург | 30 000 |
| Казань | 24 000 |
| Красноярск | 30 000 |
| Москва | 50 000 |
| Нижний Новгород | 23 000 |
| Новосибирск | 27 000 |
| Омск | 23 000 |
| Пермь | 24 000 |
| Ростов-на-Дону | 26 000 |
| Самара | 25 000 |
| Санкт-Петербург | 40 000 |
| Челябинск | 25 000 |
Ставка для главбуха составляет 80 000—110 000 руб., и здесь ключевым фактором является также не кадровый учет, а владение английским языком. Таково мнение Ольги Корниенко из Kelly Services. В итоге можно сделать вывод о том, что знание кадрового дела прибавляет бухгалтеру обязанностей, хотя и не увеличивает при этом зарплату. Однако шансов устроиться на работу у такого специалиста все-таки больше.
Важная деталь
Знание кадрового делопроизводства является дополнительным плюсом для работодателя. Но, к сожалению, почти не отражается на заработной плате бухгалтера.
О чем размечтался столичный работодатель (реальная вакансия главного бухгалтера*)
* Вакансия размещена на портале Superjob.ru, актуальна на момент подписания «Главбуха» № 7 в печать.