Стандартный формат официального письма предусматривает несколько важных моментов в его написании, тем не менее надо стараться, чтобы ваше формальное письмо на английском было как можно более простым, ясным, только по делу и не усложнять его длинными предложениями, не использовать слишком узко специфическую лексику, которую не все понимают, не вставлять старомодные выражения.
Также надо учитывать, формальное письмо на английском не может использовать сокращенные формы, идиомы, фразовые глаголы, повелительное наклонение, эмоциональные, субъективные и неясные слова: very, really, actually, totally, terrible, nice, good и тому подобные.
Адреса в официальном письме
Стандартное английское официальное письмо начинается с адреса отправителя письма, который пишется в правом верхнем углу. Телефоны и адреса электронной почты обычно не пишутся, но это вполне допустимо.
Слева и ниже пишется имя и получателя письма. Если имя вам неизвестно, используйте подходящий титул, но лучше всегда адресовать письмо конкретному получателю.
Дата
Потом пишется дата. Ее допустимо ставить как под адресом отправителя, так и под адресом получателя. Форматы даты в последнее время уже стали более свободные, но чтобы не перепутать число с месяцем, месяц лучше прописывать словом: 1 March 2014, 1st March 2014
Приветствие
Очень важно: используйте всегда обращение Ms для женщины, если вас специально не просили использовать Mrs, Miss
Некоторые пишут без титула: Dear Jane Empson, но англичане считают такое обращение грубым. Поэтому лучше использовать титул. Если вы знаете, что человек, которому вы пишете, имеет специальный статус — указывайте его: Dear Dr. House
Если вообще неизвестно не только имя, но и мужчина или женщина будут читать это письмо, то обращение следующее: Dear Sir/ Madam (Dear Sir or Madam) . Окончание письма будет зависеть от того, как вы его начали. Если указывалось имя — значит концовка письма будет: «Yours sincerely,» . Если sir or madam — «Yours faithfully,» . Сразу под этим выражением ставится ваша подпись, под ней печатается имя и фамилия.
После приветствия сейчас стало обычным сразу указывать повод написания этого письма и даже выделять его жирным шрифтом или подчеркивать, чтобы в случае надобности, не вдаваясь в чтение подробностей, человек мог передать его более подходящей кандидатуре.
Суть письма
Суть письма должна быть изложена четко, коротко, только по делу. Текст разбивается на параграфы. Человек, которому вы пишете, может быть завален письмами, так что если он получит три страницы плотно исписанного текста, то скорее всего ваше письмо закончит свою жизнь в мусорной корзине. Письмо должно быть прочитано за несколько секунд, так что не используйте никакой лишней информации, тем более той, которая приложена к письму отдельно.
Проверьте свое формальное письмо на английском
Очень тщательно проверьте грамматику и орфографию, ошибки могут произвести плохое впечатление, а если вы обращаетесь с целью устройства на работу, то ваше письмо с ошибками точно полетит в корзину. Если есть возможность, дайте его еще кому-либо на проверку. Особенно хорошо проверьте, как написано имя получателя.
Стиль письма должен быть вежливым, уважительным, даже если это жалоба. Один из способов этого добиться, использовать вспомогательные глаголы could, would, should , но не злоупотребляйте, так как есть вероятность того, что письмо перейдет в разряд слишком формальных и даже старомодных.
Следующая таблица выражений поможет составить полноценное формальное письмо на английском для заказчика, подрядчика, поставщика.
Помните, что первое впечатление очень важно, поэтому лучше выбирайте бумагу, конверты, центрируйте письмо на странице, не допускайте пятен на бумаге. Все это маленькие, но очень важные в бизнесе мелочи, которые вам могут помочь добиться своей цели.
I appreciate your understanding, and I look forward
to welcoming you back to the site soon.
Формальное письмо на английском — пример (кликайте, чтобы увеличить) Sources: Birmingham City University Highly experienced EFL teacher Kate from
Умение вести деловую корреспонденцию актуально было в любые времена, а профессионалы, владеющие этими навыками в совершенстве, способны достичь высот карьерной лестницы, благодаря умению произвести впечатление на партнеров, заключить прибыльные (выгодные) сделки, сформировать неизгладимый имидж.
Деловая переписка на английском языке – это совокупность правил и особенностей, которые очень важно соблюдать, чтобы наладить эффективные партнерские отношения. Со временем сформировался определенный стиль деловой переписки на английском языке. Овладеть этим искусством, узнать подробности и тонкости ведения бизнес переписки Вам помогут курсы делового английского языка http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo .
Правила деловой переписки на английском языке
Многим из нас, конечно же, известна стандартная схема написания писем – вступление, основная часть и заключение. Но в зависимости от того, какую информацию несет в себе письмо, соответственно и выбирается его структура и правила написания. И деловое письмо-не исключение. Познакомимся с его особенностями.
Структура письма
- Название фирмы и (или) адрес отправителя (heading of the letter and (or) sender"s address)
- Дата (date of the letter)
- Адрес получателя (recipient’s name and address)
- Вежливое обращение (polite greeting)
- Тема письма (subject)
- Приветствие и вступительная речь (introduction)
- Текст письма и раскрытие темы (body of the letter)
- Заключение (conclusion)
- Вежливое прощание (complimentary closing)
- Подпись отправителя от руки (signature)
- Напечатанная подпись (typed signature)
Соблюдение всех вышеперечисленных пунктов не является обязательным, возможно опущение некоторых из них. Однако, существенные и наиболее значимые части все же должны содержаться в каждом письме, так как они являются неотъемлемыми составляющими английского делового этикета.
Ниже приводится соответствующая схема оформления письма:
Также для ведения деловой переписки на английском языке важно соблюдать ряд правил ее написания и оформления, которых рекомендуется придерживаться для достижения поставленной цели – правильного составления делового письма. Некоторые незначительные отклонения допускаются и не являют собой серьезной ошибки. Итак, правила деловой переписки на английском:Предпочтителен формат бумаги или бланков A4 (качество бумаги также несет определенную информацию об отправителе и играет немаловажную роль)
Поля выбирайте 2,5 см со всех четырех сторон или 1 дюйм
Желательно использование стандартного шрифта такого, как Times New Roman (Arial)
Размер шрифта выбирайте 12-14, в зависимости от объема письма
После приветствия ставится запятая (к примеру, Dear Mr Smith,)
Рекомендуется одинарный отступ в абзацах
Между параграфами предпочтителен двойной отступ
Также двойной отступ используется между последним предложением и заключением письма (к примеру, Sincerely, Best wishes)
Для рукописной подписи аналогично оставляется несколько отступов
Лист бумаги необходимо сложить втрое (горизонтально) перед тем, как поместить письмо в конверт
Деловая переписка на английском. Примеры писем
Для более наглядного представления вышесказанного нам понадобятся примеры деловой переписки на английском языке.
А теперь более подробно рассмотрим составляющие фразы, из которых строится деловое письмо. Эти словосочетания задают деловой ритм и делают сообщение приятным и понятным при обмене информацией в бизнес сфере.
Фразы для деловой переписки на английском языке
Мастерство написания деловых писем заключается в правильном использовании зарекомендовавших себя фраз и выражений. Они помогают достичь нужного эффекта в деловом общении между партнерами. Это, своего рода, код хорошего тона, помогающий наладить контакт.
Деловая переписка на английском. Приветствие
В бизнес переписке недопустима фамильярность, поэтому приветственные слова должны выражать глубокое уважение и располагать к дальнейшему общению. Для этого вполне подходит «Dear Sir», но лучше выяснить имя человека, к кому идет обращение и написать «Dear Mr.John Smith» или «DearMs.Sarah Smith». В дальнейшем, когда связь уже налажена и, если это позволяют сложившиеся отношения, можно обратиться к адресату по имени «DearJohn».
Приветствие на английском языке в деловой переписке стоит начинать с благодарности за предыдущее письмо и (или) отмечая предыдущую переписку, электронное сообщение или встречу:
Thank you for your letter… – Благодарим за Ваше письмо…
Thank you for contacting me… - Благодарим, что связались с нами…
We are thankful so much for sending us more information…- Мы Вам очень благодарны за дополнительную информацию…
Further to our meeting... – В дополнение к нашей встрече…
With reference to your message… – Относительно Вашего сообщения…
Также окажется весьма полезной фраза «I am writing to...» для объяснения цели и причины составленного письма. Использование модальных глаголов поможет вам выразить свои намерения:
We would like to… – Мы бы хотели …
Could you, please … – Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be delighted/ glad/ grateful … – Я был бы рад/ благодарен …
Основной текст письма, в отличие от вводных слов приветствия и обращения, носит строгий и конкретный характер с четким изложением проблемы, которая побудила вас написать письмо. Информация пишется, как правило, с новой строки и, что примечательно для английских бизнес писем, без «красной строки», то есть отступа, как это принято в русском языке.
В конце письма будут уместны такие замечательные фразы, как:
We look forward to a successful working relationship in the future – В надежде на успешное сотрудничество в будущем.
Your early reply will be appreciated – Заранее благодарны за скорый ответ.
Awaiting your prompt reply – В ожидании скорейшего ответа.
Завершается письмо чаще всего словами «Yours sincerely»- «Искренне Ваш» в том случае, если вам известен человек, к кому идет обращение. В обратном случае лучше употребить «Yours faithfully» с тем же значением.
Обязательно проверьте написанное письмо на наличие грамматических, орфографических ошибок и соблюдение стилистических норм.
Деловая переписка на английском языке. Образцы
Деловая переписка на английском языке включает в себя образцы приглашений на различные собеседования, бизнес-конференции, деловые встречи, на участие в проектах:
Соблюдая все правила написания делового письма и используя стандартные выражения, Вы с легкостью освоите мастерство ведения бизнес-корреспонденции всего за несколько уроков.
P.S. Меня зовут Александр. Это мой личный, независимый проект. Я очень рад, если Вам понравилась статья. Хотите помочь сайту? Просто посмотрите ниже рекламу, того что вы недавно искали.
Copyright сайт © - Данная новость принадлежит сайт, и являются интеллектуальной собственностью блога, охраняется законом об авторском праве и не может быть использована где-либо без активной ссылки на источник. Подробнее читать - "об Авторстве"
Вы это искали? Быть может это то, что Вы так давно не могли найти?
В современном мире умение вести деловую переписку является качеством, без которого невозможно построить карьеру. Умение правильно составлять деловые письма является непосредственным доказательством высокого уровня профессионализма и компетентности сотрудника. Деловое письмо – это распространенный вид документа, который применяется для обмена информацией в дипломатической, административной и коммерческой переписке. Деловое письмо на английском языке имеет свои особенности и принципы составления.
Основные типы деловых писем
Существует несколько классификаций деловой переписки. Можно выделить следующие виды писем на английском языке:
- Приглашение (The Letter of Invitation)
- Предложение (An Offer)
- Запрос (Enquiry Letter)
- Ответ (на запрос или предложение) – (Reply)
- Документы установленного образца (счет- фактура, упаковочный лист, накладная и т.д.)
- Отчет (Statement)
- Поздравительное письмо – (Letter of Congratulation)
- Благодарственное письмо – (Note of thanks)
- Письмо- требование
- Письмо- рекламация и т.д.
Некоторые примеры деловых писем с переводом представлены ниже:
А. Письмо на английском — Приглашение (The Letter of Invitation)
Перевод письма:
B. Деловое письмо — Предложение (An Offer)
С. Вариант делового письма на английском — Запрос (Enquiry Letter)
Dear Sirs,
We are in the market for 1000 piece Fountain pens and 1500 piece Ball pens which we need for an export order.
Please send us your lowest quatation for your «Tasso» and «Onset» pens, packed in export cases of 100 piece each.
Your faithfully,
…………….
Письмо-запрос
Мы собираемся приобрести 1000 перьевых и 1500 шариковых ручек для выполнения экспортного заказа.
Сообщите нам, пожалуйста, минимальные цены на Ваши ручки моделей «Tasso» и «Onset» в экспортных коробках по 100 штук в каждой.
С уважением,
…………
Некоторые из этих писем носят учтивый характер и не требуют незамедлительного ответа, на другие ответ необходимо дать в максимально короткие сроки. Этика деловой переписки не позволяет затягивать с ответом на письмо дольше 5 рабочих дней. Хотя, конечно, в крупных компаниях с большим потоком входящих сообщений на обработку корреспонденции может потребоваться намного больше времени. Обязательно нужно давать ответ на любое письмо- просьбу, письмо – запрос, письмо- предложение и письмо – требование.
Особенности деловой переписки
Деловая переписка – важная и объемная составляющая деловой жизни организации. Через переписку строится и организовывается рабочий процесс, решаются коммуникативные вопросы и разногласия. В организациях, которые задействованы на международном рынке, особую важность имеет факт того, насколько хорошо развит и налажен процесс международной переписки.
В большинстве организаций документы составляются по заранее определенному шаблону. Все официальные письма, как правило, составляются на бланке организации (если такой есть).
Главное преимущество работы с бланками заключается в том, что человеку не нужно всякий раз вводить заново некоторую шаблонную информацию, например, название компании и ее реквизиты. Статичная часть информации не меняется, в отличие от оперативной. Таким образом значительно экономиться время на оформление письма.
Составляя деловое письмо для иностранного партнера, нужно помнить о некоторых отличительных особенностях деловой переписки. Грамотно подготовленное письмо будет отвечать следующим информативным требованиям.
Во-первых, информация в деловом письме должна быть:
- Достоверной
- Актуальной
- Объективной
- Полной
- Корректной
- Логичной
- Не эмоциональной.
Так же следует помнить, что деловое письмо должно быть настолько кратким, насколько это возможно. При этом тон письма очень важен. Он должен быть максимально учтивым и вежливым. Негатив и неуважительность со стороны автора обязательно почувствует реципиент. А это, в свою очередь, может затруднить процесс достижения поставленных целей. Поэтому, всегда нужно обращать особое внимание на тон письма. В английском языке есть достаточное количество стандартных фраз, которые употребляются для того, чтобы письмо стало более учтивым.
В курсе грамматики английского языка обязательно есть раздел: деловая переписка. Для написания деловых писем на английском языке часто используются так называемые фразы- шаблоны, в зависимости от вида письма и задач, которые на него возложены. Например:
Завершается письмо всегда пожеланиями удачи и благодарностью: Best wishes, With kind regards, Looking for your answer and so on.
Кроме того, в деловой переписке не стоит пренебрегать соединительными союзами. С ними текст получается целостным и законченным. Можно не стесняясь употреблять модальные глаголы. Could, should, to be to, have to прекрасно вписываются в стиль деловой переписки.
Структура делового письма на английском
Универсальных правил для составления делового письма на иностранном языке нет. Все зависит от типа письма, адресата и цели письма.
Деловое письмо на английском языке традиционно начинается с адреса. Как правило, он пишется в правом верхнем углу, без имени и номера телефона получателя. Пример такого письма приведен ниже:
Положение даты достаточно широко варьируется и определяется в основном личными предпочтениями. Дату ставят как слева, так и справа, как выше, так и ниже адреса получателя. Формат даты может быть прописным и числовым. Например: «8 марта 2016 г.» можно записать как 8 March 2016 (или американский вариант, в котором на первом месте стоит месяц, а не число) March 8, 2016 , 8/3/2016 или 08/03/16.
После указания адреса и даты идет приветствие. Каким будет обращение во многом зависит от того, известен или неизвестен получатель письма автору. Если у письма нет конкретного адресата, можно ограничится фразой to whom it may concern -тому, кого касается. Если автор не знает имени адресата, то можно написать просто Dear Sir/ Madam. Но если имя и фамилия известны, то их обязательно нужно указывать. Это привлечет дополнительное внимание к тексту письма, особенно если в организации корпоративный почтовый ящик. Обращение пишется с красной строки и в конце выделяется запятой. Точка после Mr/Mrs/Ms не ставиться. (В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения - двоеточие: Dear Mr. Philips).
Например:
Если отправитель известен:
Dear Mr Smith,
Dear Ann,
Если отправитель неизвестен:
Dear Sir or Madam,
Dear all,
Dear colleagues,
Как видно из примеров в классическом британском английском после обращения ставится запятая. Последующий текст письма пишется с новой строчки с заглавной буквы.
Теперь можно приступать непосредственно к содержанию письма. В английских деловых письмах первый абзац, как правило – самый короткий. В нем раскрывается основная цель письма. Запрос, жалоба или предложение, — все это прописывают во вступлении. Иногда, в случаях особой важности, в начале письма, непосредственно перед обращением вставляют фразу Regarding to, это позволяет привлечь дополнительное внимание получателя письма к теме.
Несколько примеров:
I refer to your e-mail dd. 04/08/2016. – Я ссылаюсь на Ваше письмо от 04/08/2016.
We understood from your letter that you are going to organize an exhibition in Murmansk. – Как мы поняли из Вашего письма, вы собираетесь устроить выставку в Мурманске.
I am writing to you in response to your offer. – Я пишу в ответ на ваше предложение.
Следующий абзац раскрывает и поясняет информацию, о которой было заявлено. Как уже было сказано, английский язык весьма лаконичен и краток. Поэтому деловую переписку тоже стоит вести кратко и крайне официально, не вдаваться в ненужные подробности, стараться излагать только конкретные факты и предоставлять только существенную и важную информацию. Основную часть письма можно разделить на абзацы. Выражения, представленные ниже помогут в этом:
First of all … – Прежде всего;
Firstly… – во-первых;
Secondly … – во-вторых;
Thirdly … — в-третьих;
Moreover – кроме того;
Finally … – в заключение;
В последнем абзаце нужно описать, чего именно хочет автор письма, какой реакции или ответных действий он ждет от реципиента. Обязательно стоит разбавлять сухой официальный текст вежливыми словами, допустимыми для деловой переписки: thank you, kindly, could you be so kind, it will be a great honour.
I hope our offer will be interesting for you and we start to work together successfully. – Надеюсь, что мое предложение вас заинтересует и надеюсь на дальнейшее продуктивное сотрудничество.
В заключительной часть письма также обычно еще раз благодарят за оказанное содействие, оказанную услугу или помощь:
Thank you again for your interest to my project. – Спасибо еще раз за проявленный к моему проекту интерес.
I appreciate your help. – Я ценю вашу помощь.
Thank you very much in advance. – Заранее спасибо за вашу помощь.
Можно также предложить свою помощь или поощрение к дальнейшему сотрудничеству:
Please, contact me if you need further information. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.
If you need some help do not hesitate to contact me — Если вам понадобится помощь, обязательно обращайтесь ко мне.
Завершать деловое письмо на английском принято фразой Yours faithfully или Yours sincerely.
Затем идет имя и должность (не обязательно) отправителя. Иногда под фамилией отправителя указывается имя непосредственного исполнителя.
В тексте делового письма не должно быть сокращений, жаргонизмов, просторечий, разговорных и сленговых выражений, эмоционально – экспрессивных слов terribly – ужасно, nightmare- кошмар, stuff and nonsense – бред. Фразовые глаголы тоже лучше не употреблять. Они больше подходят для разговорного стиля. А еще не стоит перегружать текст слишком сложными речевыми конструкциями и словами, которые можно толковать по разному или в значении которых есть сомнения. Простота и понятность – залог успеха любых переговоров. И, конечно же, нельзя забывать о формате и грамматических ошибках. Отформатированный и грамотный текст оставляет намного лучшее впечатление.
Таким образом, составление делового письма на английском языке не является такой уж невыполнимой задачей. Нужно лишь придерживаться общих правил при его составлении. Письмо должно быть написано в официальном стиле, вежливо и доступно. Текст письма следует разделить на логические абзацы. Каждый абзац пишут с красной строки. В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. В конце письма, перед именем автора, обычно пишут слова благодарности за содействие.
- Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
- В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
- Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
- Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
- Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
- Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to ..."
- Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и "Yours faithfully", если нет.
- Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
- Подпись автора ставится между приветствием и именем.
Образец делового письма на английском:
Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2004
I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
InEnglandwe have two schools, Brighton andBath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions.Brightonis a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby.Bathis one of the most famous historic cities inEngland, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.
Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.
I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
Yours sincerely,
We look forward to welcoming you as our customer.
Yours sincerely,
Письмо-жалоба
Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель - объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.
Кому адресовать данное письмо?
При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня - его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.
Из каких основных частей состоит письмо?
1. Вступление
Name of Contact Person
Полное имя адресата (если известно)
Title, if available
Company Name
Название компании
Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами
Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании
Dear (Contact Person):
Обращение
2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.
On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … (далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)
I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.
I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.
I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.
I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.
I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.
3. Описание возникшей проблемы
Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар (услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)
The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.
To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются (приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)
I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до (указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону (уазывается адрес и номер телефона)
Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.
I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …
Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.
I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.
4. Окончание письма
Yours sincerely/Yours faithfully
Your name
Письмо с извинениями
Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter
1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.
I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение.
2.Выражение сожаления .
We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..
I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.
3. Извинение
We apologise for…
Мы просим прощения за…
Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…
4. Объяснение действий компании
Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы…
You have my assurance that …
Я гарантирую вам…
To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…
We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем
I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится
I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно
Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.
5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества
We value your custom highly
Для нас очень важно сотрудничество с вами.
Your satisfaction is our priorit
Письмо-просьба
Если вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:
I would be grateful if…
Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:
Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have..., please?
Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,...
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me..., please?
Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,...
Could you do me a favour and give me/let me have..., please?
He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,...
Would you please give me...?
Окажите любезность, дайте, пожалуйста,...
Would you kindly give me..., please?
He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have,.., please?
Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным.
Could you..?
Удобные в этом случае формы с глаголом "хотеть":
Я хочу (хотел бы) попросить...
I"d like (to ask) you to ...
Мне хочется (хотелось бы) вас попросить...
Could I ask you to...?
Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?
Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?
Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы.
I wonder if you could..?
Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом "мочь":
Я могу попросить вас...?
Could I ask you to do sth.?
Могу я попросить вас...?
May I ask you to do sth.?
Могу ли я попросить вас...?
Would you please/ kindly do sth.?
Не могу я попросить вас...?
Could you possibly do sth.?
Не могу ли я попросить вас...?
I"d be much obliged if...
Вы можете...?
Can/Could you do sth.?
Вы не можете...?
Вы не могли бы...?
Could you...?
Можете ли вы...?
Can/Could you...?
Не можете ли вы...?
Could you...?
Не могли бы вы...?
Could you...? Would you...?
Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.
I would be grateful if…
(к незнакомому)
Could you..?
(к знакомому)
Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами "не", "бы", "ли":
Вам не трудно...?
Вас не затруднит...?
Would you mind doing sth.?
Не трудно ли вам...?
He затруднит ли вас...?
Could you (possibly)..., please?
Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:
Could I ask you..? (холодная просьба)
Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:
Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)...
Could/Would you..., please...?
Could/Would you kindly...?
Do...
I would appreciate it very much if you would/ could...
Письма - запрос платежа
В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми - в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.
Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.
Пример
According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.
On I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.
I wish to draw your attention to my previous emails of about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.
Following my emails of I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.
Отчет о встрече
Отчет о встрече состоит из 4 частей:
Introduction - Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background - Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings - Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations - Выводы и рекомендации
Пример Отчета о встрече
Subject:
Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.
Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.
Background
As can be seen in table1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.
Findings
There are three main areas where cost reductions are possible:
- The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
- Production costs are also high. Table2 inthe report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
- We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.
Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:
- Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
- Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
- Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.
Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.
Оформление электронных писем
Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:
- Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.
- Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
- Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
- Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
- В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
- Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
- Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
- Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.
- KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время.
- Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” (In My Honest Opinion) также не приветствуются.
- Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
- Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
- Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.
Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.
- дружеское приветствие
- благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
- наиболее важный пункт письма или проблема
- другие важные пункты
- менее важные пункты
- выражение надежды на будущий контакт
- завершение (пожелания и подпись)
Пример:
Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui
Письмо-поздравление
Перед праздниками часто возникает вопрос - поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:
- укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами
- привлечь новых клиентов
- напомнить старым клиентам о том, что вы существуете
- выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам
Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.
Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS .
Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.
Как писать поздравление:
Поздравление - это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.
Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.
At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!
I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.
It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!
As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.
As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!
Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.
Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!
Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.
Официальные письма могут быть разных видов:
- Деловое письмо;
- Письмо-запрос информации;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-заявление о приеме на работе;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-извинение.
Структура делового письма
Имя и адрес отправителя
Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
- имя руководителя;
- его должность;
- название компании отправителя;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Пример:
Mr Viktor Moskvin
154 Sadovaya St
Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .
Дата
Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:
- July 28, 2017;
- July 28th, 2017;
- 28 July, 2017;
- 28th July, 2017.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется после даты следующим образом:
- полное имя получателя;
- должность;
- название компании;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :
- Mr. (мистер, господин),
- Dr. (доктор),
- Ms. (мисс, для незамужней женщины),
- Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
Пример:
Mrs Jennifer Grey
editor publishing company “GoodBook”
Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Обращение к адресату письма
- Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
- Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
- В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
- Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:
Название должности отправителя
Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”, или
Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)
School of foreign laguages “Lingva”
Отметка о приложениях
Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:
Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”
Enc, a copy of the license.
Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем
|
Структура письма |
Речевые модели |
| 1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) |
Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине) |
|
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!) |
I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа… |
|
3. Конец письма в соответствующей форме: |
|
| Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой |
Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением… |
|
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается |
Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением… |
Samples of business/formal letters
Примеры деловых официальных писем
Letter of enquiry (письмо-запрос)
1.Dear Sir/Madam,
2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.
I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.
I look forward to your answer.
3.Yours faithfully,
Дорогой Сэр/Мадам
Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.
Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.
С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Анна Рудова
Dear Mr. Stevens,
Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.
Sincerely yours,
Уважаемый мистер Стивенс,
Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.
Искренне Ваш,
Брайан Уорнер
Letter of complaint (письмо-жалоба)
I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.
As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.
Yours sincerely,
Уважаемый Мистер Олсен,
Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».
Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Билл Бэрри
Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:
- I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
- In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
- There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
- The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
- It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
- The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
- Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
- The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
- The price was expensive enough. – Цена была завышена.
- It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
- In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
- I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…
Letter of application
(Письмо-заявление)
Dear Sir or Madam,
I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».
I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.
I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Уважаемый Сэр/Мадам,
Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».
Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.
Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Джейн Моррисон
Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:
- I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
- I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
- I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
- I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
- I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
- My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
- As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
- I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
- I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
- I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.
- I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
- …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
- …distinguished himself / herself … показал себя как…
- His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
- He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
- His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
- While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
- His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
- The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
- I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
- I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.
Деловое поздравительное письмо
Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.
Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.
В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.
Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:
- I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
- Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
- I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
- I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
- Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!
Фразы для приглашения:
- You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
- Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
Ответ на деловое письмо на английском языке
Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.
Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:
- Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
- We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
- We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
- Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…
Вывод
Официальное письмо состоит из следующих частей:
Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.
Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.
В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).
Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.
Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.
Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.
Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.