С 19 февраля 2012 года функцию по контролю и надзору за полнотой учета выручки, полученной с применением контрольно- кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием платежных карт в организациях и у индивидуальных предпринимателей возложили на Федеральную налоговую службу согласно Приказа Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н .
В сентябре 2015 г. наша организация получила поручение от ФНС, в которой мы стоим на учете на исполнение данной государственной функции. Для нас это было очень волнительно, поскольку до этого времени подобных проверок не было и мы не знали к чему готовится. Для справки: наша организация занимается оптово-розничной торговлей. Компания совмещает ЕНВД и ОСНО, ведет раздельный учет. На данный момент имеет один кассовый аппарат. Денежные расчеты осуществляются с использованием контрольно-кассовой техники и платежных карт.
Проверка проводилась за период с 01.01.2012 по 09.09.2015, т.е за з года и восемь месяцев. Для проверки у нас запросили:
- Журналы кассира-операциониста.
- Полные и краткие фискальные отчеты ККТ по дням, месяцам,кварталам(бесплатно снимал представитель организации, обслуживающей ККТ).
- Кассовые книги за проверяемый период.
- Первичные учетные документы по учету кассовых операций: ПКО, РКО, Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов за проверяемый период.
- Акты о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (Унифицированная форма №КМ-1). Акты о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (Унифицированная форма №КМ-2).
- Справка-отчет кассира-операциониста (Унифицированная форма №КМ-6) за проверяемый период. Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (Унифицированная форма №КМ-7).Слипы.
- Приказы об установлении лимита остатка кассы на 2012-2015 г. г.
- Договор об обслуживании предприятиями держателей платежных карт с банком.
- Авансовые отчеты за 2012-2015 г.
Обратите ваше внимание, уважаемые коллеги, как теперь расширился список документов, запрашиваемых ИФНС при проверки кассы, по сравнению с тем, что требовали раньше банки.
Времени для подготовки всей документации нам дали всего лишь два (!!!) рабочих дня. Этого показалось очень мало, поскольку в 2012-2013 г.г в организации работал другой главный бухгалтер и мне пришлось проверять все документы за этот период на предмет того все ли первичные документы имеются, правильно ли они заполнены, все ли росписи работников стоят, что-то расшивать, что-то сшивать. Трудновато пришлось, если честно, и не все успела проверить.
В результате проверки, нарушений по лимиту остатка денежной наличности у нас не установлено. Фактов несанкционированного вмешательства в работу ККТ, с целью корректировки выручки, полученной с применением ККТ, не выявлено. Однако обнаружилось то, что в 2012 г. при закрытии магазина один из кассовых аппаратов не был снят с учета в ФНС, упустили этот момент бывшие бухгалтера, но утилизировали его за ненадобностью. И теперь мы оказались в затруднительном положении - невозможно снять с него фискальные отчеты, чтобы доказать, что он больше не работает. Боялись штрафа-отделались объяснительной. Кроме того, при возврате покупателю денег за бракованный товар в 2012-2013 г.г. в нескольких случаях не был оформлен Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (Унифицированная форма №КМ-3). За это нарушение мы тоже отделались объяснением.
В целом, хотелось бы отметить доброжелательный настрой работников ФНС к нам, что приятно удивило, ведь обычно говорят, что если придут проверяющие, то штраф гарантирован. В нашем случае это оказалось не так. Еще хотелось бы отметить один момент. Инспектора, разговаривая между собой, обмолвились, что один из налогоплательщиков принес документы в каких-то грязных, рваных коробках, документы там были кучей накиданы. Зрелище не приглядное. Работники ФНС сокрушались: « Как же к ним притрагиваться неприятно!» Отсюда, коллеги, делайте выводы сами. Как вы к людям - так и они к вам.
Итак, уважаемые бухгалтера, проверка кассы налоговой службой оказалась не такой страшной, как представлялось нам. Теперь, в соответствии с новым административным регламентом, такие проверки будут регулярными, поэтому во избежание лишнего стресса, найдите время и проверьте то, что может вызвать вопросы у проверяющих, что-то исправьте, дополните. Ведь умные люди учатся на чужих ошибках. Всем добра и спокойной работы.
Главный бухгалтер ООО «Стронг», Комарова Анна Владимировна
Действующие правила позволяют инспекторам организовать такие мероприятия с любой периодичностью без ограничений. То есть налоговик может наведываться к вам практически каждый день. Поскольку проверка кассовой дисциплины налоговыми органами не относится к категории выездных проверок, регламент последних к ним не применяется.
Проверки осуществляются в соответствии с планом, который формирует УФНС. Данный документ рассчитан только для внутреннего использования. То есть получить к нему доступ законным путем невозможно. Обычно проверка кассы налоговой в каждой организации проводится не чаще одного раза в год. Если фирма не попала в «контрольный» список, налоговики обратят на нее внимание только в случае подачи жалобы.
По каким критериям назначается проверка?
Чаще одного раза в год налоговики проверяют организации в следующих случаях:
- Фирма ранее была замечена в нарушениях кассовой дисциплины.
- Жалобы, например, об отказе в предоставлении чека, о выплате «серых» зарплат и т.д.
- Убыточность предприятия.
Какие документы может потребовать налоговая инспекция?
Поскольку налоговая проверка обособленного подразделения может быть проведена в любой момент, рекомендуется подготовиться к визиту налоговиков и сформировать определенный пакет документации:
- Паспорт ККТ, в котором должна быть проставлена отметка инспекции.
- Карточка регистрации. Ее необходимо получить в ИФНС.
- Журнал (форма КМ-8).
- Акт (форма КМ-1).
- Кассовая книга (форма КО-4).
- Авансовые отчеты.
- Расходные и приходные ордера (формы КО-1 и КО-2).
- Книги учета расходов и доходов.
- Журнал кассира - операциониста (форма КМ-4).
- Обороты по счетам.
- Документы, которыми устанавливается лимит остатка наличных денег.
- Другие первичные документы и бухгалтерская отчетность.
Существующий регламент запрещает проверять документы, которые не имеют прямого отношения к проверке.
В отличие от контрольных мероприятий, связанных с исследованием данных отчетности налогоплательщика, проверка налоговой кассовой дисциплины может осуществляться за любой срок. То есть она не ограничена, как другие виды проверок, периодом в три года.
Порядок организации проверки
Налоговая проверка кассовой дисциплины 2018 производится в отношении организаций и ИП, которые осуществляют расчеты наличными деньгами и с применением платежных карт. Государственный контроль имеет своей целью проверку полноты учета выручки денежных средств.
Процедура мероприятия включает несколько этапов:
- Принятие решения о проведении проверки. На это уполномочен руководитель налогового органа и его заместитель.
- Налоговый инспектор в течение двух дней предъявляет организации или ИП поручение на проведение проверки, а также служебное удостоверение.
- После предъявления поручения налогоплательщик должен в течение 28 дней предоставить по запросу налогового органа документы, необходимые для осуществления контроля.
- Инспектор определяет перечень контрольных действий, проверяет полноту учета выручки денег, выявляет факты неполного учета выручки. Далее он составляет акт, в котором фиксирует результаты выполненных мероприятий.
Если вы работаете в бухгалтерии больше пары лет, то знаете, что до 2012 года проверка кассы, а точнее — кассовой дисциплины, проводилась банками. Особых проблем они не доставляли, поскольку были они регулярно, но редко (раз в два года), и перечень проверяемых документов был совсем небольшой.
И вот с 2012 года пришло к нам счастье – проверка кассовой дисциплины теперь прерогатива налоговой. Что проверяется, как это происходит, чем грозит организации? Несмотря на несколько прошедших лет, вопросы у бухгалтеров все еще остаются. О самом важном при проверках кассы – в этой статье.
Есть ли право?
Что дает право налоговым органам проверять кассу:
- Согласно ст.7 закона от 22.05.2003г. №54-ФЗ – налоговые органы осуществляют контроль за применением ККТ.
- Согласно п.1 ст.7 закона от 21.03.1991г. №943-1 «О налоговых органах Российской Федерации».
Проверки проводятся налоговиками в соответствии с Административными регламентами, познакомиться с которыми будет нелишним и для организаций. Напрямую касающихся кассы, два:
— Административный регламент исполнения ФНС государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения (утвержден Приказом Минфина от 17.10.2011г. №132н).
— Административный регламент исполнения ФНС государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утвержден Приказом Минфина от 17.10.2011г. №133н).
Проверка кассы по шагам
Проверка кассы налоговой в самом общем виде выглядит так:
1. Принимается решение руководителя налоговой инспекции о проведении проверки. Предъявляются поручение на проверку и служебные удостоверения.
2. Получение и рассмотрение документов. Перечни документов даются в п.29 Регламента (проверка полноты учета выручки), п.34 Регламента (проверка контрольно-кассовой техники).
Среди документов (п.29 Регламента):
— журнал кассира-операциониста, акты возвратов денег покупателям по неиспользованным чекам, распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ, использованных накопителей, контрольные ленты, справка-отчет кассира-операциониста
— , журналы регистрации кассовых документов, авансовые отчеты;
— БСО, акты приемки БСО, книги учета БСО, акты о списании;
— книги учета доходов и расходов (ИП на ОСНО, ИП и организаций на УСН, ИП на патенте, ИП на ЕСХН)
— документ об установлении лимита кассы и др.
При проверке ККТ кроме книги кассира-операциониста, контрольных лент и т.п. проверяется карточка регистрации, паспорт ККТ, договор техподдержки и др. (полный перечень смотрите в Регламенте, п.34).
Если организация или ИП на ЕНВД и использует товарные чеки или квитанции, то представляются документы, связанные с их выдачей.
Могут ли затребовать еще что-то, прямо не перечисленное в Регламенте? Да, поскольку список открыт. Конечно, в Регламенте сказано, что документы, не относящиеся к предмету проверки, налоговики затребовать не имеют право. Но решение о том, что относится к проверке, а что нет, принимают опять же сами проверяющие.
Документы предоставляются в первый рабочий день с начала проверки. Они могут быть оригиналами или заверенными копиями. Если организация не представляет документы в срок, ей грозит ответственность по ст.19.4.1 за воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора).
3. Собственно проверка. Изучаются хозяйственные операции, совершенные за период проверки. Проводятся осмотры, инвентаризации, ведется наблюдение. Обязательно проверяются денежные средства в ящике ККТ.
4. Оформление результатов проверки, которые фиксируются в акте (выявленные и документально подтвержденные факты нарушений или их отсутствие). В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ представители налоговых органов возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении.
Сроки проверки:
— проверка ККТ – не более 5 рабочих дней с даты выписки поручения руководителя инспекции;
— проверка полноты учета выручки – не более 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому объекту поручения руководителя.
Административная ответственность
Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью предусмотрена ст.15.1 КоАП за:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов ();
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов ().
Наказание – административный штраф:
— на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц от 40 000 до 50 000 руб.
Обратите внимание, если нарушение совершено должностным лицом, то организация все равно несет ответственность (Постановление ФАС ПО от 28.07.09г. №А12-5867/2009).
Налоговая ответственность
Проверка кассовых операций в случае выявления нарушений может грозить не только административным штрафом. За что еще могут наказать?
За отсутствие первичных документов по кассовым операциям грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст.120 НК). Он же светит за несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.
Размеры штрафов:
— деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения — 10 000 руб.;
— нарушения совершены в течение более одного налогового периода — 30 000 руб.
Частота проверок
Количество и периодичность проверок полноты учета выручки ничем не ограничена. А это означает, что инспекторы могут вас проверять хоть каждый день. В письме ФНС от 12.09.2012г. №АС-4-2/15195 это подтверждается.
Положения федерального закона от 26.12.2008г. №294-ФЗ не применимы при осуществлении государственными органами мероприятий по финансовому контролю (об этом в письме Генеральной прокуратуры РФ от 25.06.2009г. №73/3-133-2009, которое направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 07.07.2009г. №ШТ-17-2/128@).
Средняя периодичность проверок – один раз в год. План проверок составляет УФНС, если организация в него не попала, то проверять ее будут в случае жалоб (внеплановые проверки). Что может быть поводом для внеплановой проверки:
— если были ранее выявлены нарушения;
— жалобы, например, о невыдаче чека, БСО;
— жалобы на «черные» и «серые» зарплаты;
— убытки.
Глубина проверок
Максимальный период, который могут проверить, не определен законодательно. Согласно ст.4.5 КоАП, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения.
Для длящихся правонарушений срок – два месяца с момента обнаружения. Определение длящегося правонарушения можно посмотреть в Постановлении 14 арбитражного апелляционного суда от 30.06.2014г. по делу №А05-2033/2014 – это длительное непрекращающееся невыполнение или ненадлежащее выполнение предусмотренных законом обязанностей.
Тогда возможно, проверять предыдущие периоды не имеет смысла? Как бы не так! Более вероятно, что проверят более длительный период. Кстати, проверки полноты учета выручки к выездным проверкам не относятся, поэтому на них не распространяется трехгодичный срок глубины проверки (письмо ФНС от 12.09.2012г. № АС-4-2/15195).
Да, ответственность будет грозить только за те нарушения, срок по которым еще не прошел (п. 6 ст. 24.5 КоАП РФ). Но те нарушения, которые «откопают» за прошлые периоды – пища для размышлений о более серьезном визите в вашу организацию.
11 октября
Название документа:
Письмо ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195
Комментарий:
С текущего года действует новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение). Напомним, что данный порядок распространяется как на юрлиц, так и на индивидуальных предпринимателей. Пояснения, касающиеся соблюдения Положения предпринимателями, ФНС России давала ранее в Письме от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@ (подробнее см. выпуск обзора от 12.01.2012). В комментируемом Письме рассмотрены вопросы длительности и периодичности проверки кассовой дисциплины, а также ведения кассовой книги обособленными подразделениями.
Периодичность и сроки проведения проверок кассовой дисциплины
Контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей осуществляют налоговые инспекции (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Длительность такой проверки не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления организации (предпринимателю) поручения руководителя налогового органа (его заместителя) на проведение проверки (п. п. 19, 23 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н (далее - Регламент)).
ФНС России указала, что проверка кассовой дисциплины не относится к выездным проверкам, поэтому положения налогового законодательства в данном случае не применяются.
Так, действующими нормативными правовыми актами не ограничена периодичность проведения проверок полноты учета выручки. Соответственно, инспекция может проводить такие ревизии несколько раз в год.
Следует отметить, что налоговые органы в ходе проверки кассовой дисциплины вправе затребовать распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег, кассовую книгу, авансовые отчеты и другие документы (п. 29 Регламента). Если в рамках налоговой проверки затребованные инспекцией документы в срок не представлены, то налогоплательщика могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ. Однако поскольку, как указала ФНС России, нормы Налогового кодекса РФ не применяются при проверке кассовой дисциплины, то привлечь к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление каких-либо документов в ходе такой проверки инспекция не вправе.
Кроме того, из комментируемого Письма следует, что законодательством не определен период, который может быть охвачен проверкой кассовой дисциплины. Для налоговых проверок такой период не может превышать трех лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ), но, как разъяснила ФНС России, это требование на проверки полноты учета выручки не распространяется. А значит, инспекторы могут проверить любой период. Однако привлечь к ответственности за нарушения, выявленные при такой проверке, не всегда получится в связи со следующим.
Как напомнила ФНС России, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является административным правонарушением. Так, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. для юрлиц и от 4 000 до 5 000 руб. для предпринимателей (в силу ст. 2.4 КоАП РФ они приравниваются к должностным лицам) установлен, в частности, за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. В ст. 4.5 КоАП РФ определены сроки давности привлечения к ответственности за совершение административного правонарушения. Несоблюдение кассовой дисциплины не относится к нарушениям законодательства о налогах и сборах, поэтому срок давности привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ составляет два месяца со дня совершения правонарушения. Соответственно, если инспекторы при проведении проверки полноты учета выручки денежных средств установят превышение лимита остатка, допущенное более двух месяцев назад, то в силу п. 6 ст. 24.5 КоАП РФ за такие правонарушения штраф по ст. 15.1 КоАП РФ на организацию или предпринимателя не может быть наложен. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме УФНС России по г. Москве от 23.04.2008 N 09-10/039388@.
Ведение кассовой книги обособленными подразделениями организации
ФНС России со ссылкой на Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255 указала, что содержащееся в Положении требование о ведении кассовой книги 0310004 должно соблюдаться каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции. При этом неважно, открыт ли подразделению банковский счет для совершения указанных операций.
Напомним, что при получении или выдаче наличных денег кассир осуществляет записи в кассовой книге 0310004 по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 или расходному кассовому ордеру 0310002 (п. 5.2 Положения). В соответствии с п. 5.6 Положения для контроля соблюдения лимита остатка кассы обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает юрлицу лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня. Такие листы подбираются и брошюруются организацией по каждому обособленному подразделению (п. 2.5 Положения).
Следует отметить, что организации (предприниматели) определяют лимит остатка наличных денег самостоятельно в соответствии с формулой, приведенной в приложении к Положению. Если у обособленных подразделений нет собственных расчетных счетов, то организация определяет такой лимит с учетом наличных денег, хранящихся в подразделениях (п. 1.3 Положения). Обособленные подразделения, имеющие банковские счета, для совершения кассовых операций отдельно устанавливают размер предельного остатка денег в кассе (п. п. 1.2, 1.3 Положения).
Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс » и предоставлен компанией «КонсультантПлюс Свердловская область» - информационным центром Сети КонсультантПлюс в г. Екатеринбурге и Свердловской области