Электронный документооборот edi. Приложения и семантика

Система электронного обмена данными EDI состоит из организац., аппартаной и программной составляющих и каналов связи. Она предназначена для межфирменного обмена деловыми и коммерческими док-тами в виде структурир. сообщений стандартизированного формата в электронном виде в процессе производ.деятельности. Эти сис-мы широко используются при госзакупках и межфирменной торговле.Документы в электронном виде передаются по защищенным каналам связи от одной информац.системы в другую. Взаимодействие может проходить на уровне приложений и без участия человека. Однако в наст.время необходимо наличие оператора: при взаимодействии между двумя удаленными компьютерами с использ-м модема, при взаим-вии компьютера с информацион.сис-мой, например по протоколу http, при приеме документов через протокол email. Без участия оператора прием и обработка документов строго оговоренного формата осущ-ся в полностью автоматизир. сис-мах. Сис-ма позволяет:

оптимизирвоать процессы управления, планирования и контроля производства;

оперативно реагировать на запросы потребителей производителю товаров и услуг;

повысить эффект-ть мат.-техн.обеспечения закупок и оптимально управлять своими товарными запасами;

снизить затраты на складское хранение товаров;

сократить объем обрабатываемых бумаг и численность сотрудников, занятых обраб-кой бумаж.инф-ции;

повысить оперативность обработки инф-ции;

повысить точность обраб-ки инф-ции,потому что при ручном наборе инф-ции ошибки неизбежны.

Пр-пр-тия могут осуществлять обмен данными, подключившись к системе, на основе ПО, имеющегося на фирме. Это не потребует значительных материальных затрат. Для работы в системе исп-ся до 12 стандартов. Наиболее распространненые: ст-т ООН UN/EDIFACT и ст-т Америк.нац.инст-та стандартов ASC X-12, EAN.UCC(согласно ему каждый товар д.иметь уникальный международный номер EAN,вместо внутреннего для своей страны; каждая сторона, участвующая в сделке, также д.б идентифицирована уникальным кодом EAN-GLN.Эти коды,номера активно используются а Эл.бизнесе). На сегодняшний день сущ-т программы, преобразующие данные из формата одного стандарта в другой. Более 20 отеч.и заруб.пр-пр-тий присоединились к инициативе EDI: «Лента», «Эльдорадо», «Рамстор», Coca-cola, «Вимм-Билль-Данн» и др.

42. Воздействие развития эк на экономику

Сегодня коммерческий потенциал Интернет используется в лучшем случае на 15–20%. В то же время, все большее число транснациональных и национальных компаний, крупных и средних банков, а также индивидуальных предпринимателей стремятся, так или иначе, присутствовать в виртуальной экономике. По данным журнала «Economist», который провел опрос руководителей пятисот крупнейших западных компаний по поводу того, как повлияет электронная коммерция на мировой рынок, 49% опрошенных ответили, что полностью изменит, 43% ответили, что сильно изменит, и лишь 8% опрошенных считают, что изменит мало.

«Business Week» в 1998 г. более 53% пользователей Интернет в США осуществляли покупки в режиме он-лайн. Для сравнения, в 1997 г. только 26% пользователей Интернет в США совершали покупки в режиме прямого доступа. Учитывая сказанное выше, совершенно неудивительно, что электронная коммерция представляет собой сегодня один из наиболее динамично растущих секторов.

Обследование 30 тыс. потребителей из 30 стран показало, что США имеют самое большое количество участников электронной коммерции.

Так, по данным журнала «American City Business Journal», малый бизнес в развивающихся странах, использующий электронную коммерцию, растет на 46% быстрее.

Возможно, самыми главными отраслями электронной коммерции сегодня являются торговля рабочей силой и торговля капиталом, а не торговля потребительскими или иными товарами.

Примерно то же относится и к рынку капиталов. Сегодня половина сделок с ценными бумагами в США заключается через он-лайновых брокеров, что уже оказывает воздействие на его технические параметры: как выясняется, «брокерское самообслуживание» побуждает инвесторов более внимательно и ответственно относиться к своим портфелям. Кроме того, масса мелких инвесторов получают возможность общаться в реальном времени. Это означает серьезные, но в то же время и более сглаженные изменения в цене компаний.

Третьим направлением анализа является торговля неосязаемыми ценностями, т.е. ценностями, которые могут обращаться в электронном виде. Интереснейшим процессом, происходящим на наших глазах, является разрушение «придуманных рынков» («invented markets»), построенных вокруг понятия «интеллектуальной собственности».

Четвертым и пятым направлениями анализа являются электронная коммерция в розничной торговле и межфирменных отношениях. Эти направления являются чрезвычайно важными, хотя на их счет уже существуют множество исследований в западной экономической литературе. Это именно те области, которые используют в качестве статистической базы и по которым судят о степени развитости электронной коммерции (т.е. коммерция в традиционном смысле, перенесенная в Интернет).

EDI призван заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, электронным документооборотом между компьютерными сетями.

Электронный Обмен Данными представляет собой определенный набор стандартов для выполнения торговых операций и обмена деловыми документами. При помощи технологии EDI указанные документы переводятся на понятный всем стандартный деловой язык и пересылаются партнерам по безопасным коммуникационным каналам.

Переход торговых организаций на электронный обмен данными при взаимодействии со своими контрагентами по поставке товара и его реализации имеет ряд неоспоримых преимуществ.

Использование электронного документооборота позволяет автоматизировать процесс ввода информации и обмена документами без задержек и неточностей. Применение автоматических процедур позволяет повысить скорость и точность сбора данных и избежать рутинные операции оформления и отправки бумажной документации.

Как работает EDI?

Система электронного обмена данными – позволяет автоматизировать создание, отправку, получение и обработку любых электронных документов и интегрировать их с действующими учетными системами компании.

Процесс работы EDI довольно прост: благодаря удобному интерфейсу и простой форме заполнения документов, пользователь легко может производить необходимые операции по отправке информации из программного приложения.

Система извлекает и автоматически пересылает их от одного контрагента к другому. При этом информация принимает стандартную форму с сохранением всего содержимого.

Выгоды от внедрения системы EDI:

Конфиденциальность информации – реализуется путем использования безопасных каналов передачи данных;
Достоверность - исключена возможность внесения изменений в документ без ведома получателя;
Гарантия доставки , осуществляется благодаря системе автоматического оповещения о доставке документа;
Оперативность – обработка и передача документа в течение 15 секунд;
Точность – встроенные интеллектуальные механизмы системы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов, и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает;
Экономичность – внедрение EDI позволяет минимизировать временные и материальные затраты, связанные с составлением и отправкой документов;
ИТ-совместимость – EDI легко интегрируется с любой ERP-системой, установленной в компании, что избавляет клиента от двойного ввода данных.

Реализация EDI на практике

EDI (Electronic Data Interchange, Электронный обмен данными) — технология, позволяющая обмениваться коммерческой информацией между организациями в структурированном цифровом виде, основанном на регламентированных форматах и стандартах сообщений.

Преимущества от внедрения электронного обмена данными

Внедрение EDI (электронного обмена данными) стало большим шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками. EDI значительно отличается от обычной электронной почты, при использовании которой информация передается в неструктурированном формате. Cтруктурированный же формат EDI гарантирует понимание полученных электронных документов всеми участниками процесса обмена. Программное обеспечение EDI сначала обрабатывает информацию, затем переводит её в "читабельный формат", после чего импортирует данные непосредственно в Вашу программу.

Для внедрения EDI необходимо, чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN , а каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1).

GTIN (Global Trade Item Number , раньше EAN) — международный код (штрихкод) маркировки и учёта товара, например, товар, упаковка, оригинальная паллета.

Типы документов (EDI-сообщения)

ORDERS (ЗАКАЗ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА) — электронное сообщение, которое является аналогом заказа на поставку продукции. Формируется и отправляется покупателем поставщику.

ORDRSP (ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА) — электронное сообщение, в котором поставщик подтверждает, корректирует или отклоняет поставку по каждой товарной позиции. Отправляется поставщиком покупателю.

DESADV (УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТГРУЗКЕ) — электронное сообщение, которое является аналогом накладной. Данное сообщение формируется в момент (или до) отправки товара поставщиком. В данном сообщении указывается фактическое (отгруженное) количество и ассортимент товара поставляемого покупателю.

RECADV (УВЕДОМЛЕНИЕ О ДОСТАВКЕ) — электронное сообщение, в котором содержится информация о фактически принятом товаре, так же в нем может содержаться информация о причинах не приемки товара. Данное сообщение формируется на момент (или после) приемки товара покупателем.

INVOIC (СЧЕТ-ФАКТУРА) — электронное сообщение, которое является аналогом бумажной счет-фактуры.

PRICAT (КАТАЛОГ ТОВАРОВ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о товарах и их ценовых характеристиках. Данное сообщение формируется поставщиком при изменении цены, ассортимента.

PROINQ (ЗАПРОС ПРАЙС-ЛИСТА) — электронное сообщение, которое содержит информацию о поставщике и/или товарах, по которым необходимо получить информацию (прайс-лист). Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о товарах.

COACSU (АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ) — электронное сообщение, которое является аналогом бухгалтерского документа "Акт сверки взаимных расчетов".

COMDIS (КОММЕРЧЕСКАЯ ДИСКУССИЯ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о несоответствии количества, цен, ставок НДС. Отправляется покупателем при обнаружении в счёт-фактуре (INVOIC) несоответствий.

SLSRPT (ОТЧЕТ О ПРОДАЖАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о проданных товарах. Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о проданных товарах.

INVRPT (ОТЧЕТ ОБ ОСТАТКАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию об остатках товара у покупателя. Отправляется покупателем при необходимости получения информации об остатках товара.

Что такое электронная цифровая подпись?

ЭЦП (Электронная цифровая подпись) — реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Подписывая документы в электронном виде электронной цифровой подписью, используя средство ЭЦП, Вы получаете подлинный электронный документ, который имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручно и заверенным печатью.

Использование цифровой подписи позволяет осуществить:

контроль целостности передаваемого документа,
защиту от изменений (подделки) документа,
невозможность отказа от авторства,
доказательное подтверждение авторства документа.

В своем развитии торговые ИТ прошли несколько стадий: от простейших систем, которые помогали минимизировать ручной труд и тем самым экономили деньги, до систем ERP , оптимизирующих процесс принятия решений, и далее до EDI-систем, которые вышли за рамки компаний, позволили установить связи с внешним миром и оптимизировать цепочки поставок. Полноценный электронный обмен данными - это уровень развития, следующий за внедрением ERP.

Любая вновь подключившаяся к EDI-сообществу компания получает возможность работать со всеми EDI-партнерами, независимо от их числа. При этом единственным необходимым условием является установка EDI-шлюза в организации.

Российский рынок В2В электронного документооборота состоит из трех основных сегментов:

юридически значимого ЭДО и
электронной отчетности в госорганы (сегменты «EDI/ЭДО/Отчетность»).

Для каждого сегмента имеются свои драйверы роста и побудительные мотивы к развитию рынка и вовлечению в него новых клиентов. И если для EDI и юридически значимого ЭДО драйвером рынка является стремление любого бизнеса к сокращению издержек операционной деятельности, то переход на сдачу отчетности в госорганы в электронном виде стимулируется приказами налоговых органов, ПФР и других контролирующих организаций.

Основа юридически значимого электронного документооборота

Межкорпоративный обмен и внутренние документы
Неструктурированные и формализованные
Удобная работа с электронными документами (в т.ч. на мобильных устройствах)
Долговременные архивы: «вечные» форматы, перештамповка и т.д.
Простые и квалифицированные подписи

Зачем нужен EDI?

В начале XXI века мировой рынок EDI испытал новый всплеск. EDI в соединении с Интернетом позволяет осуществлять электронные транзакции в реальном времени и тем самым существенно ускорить процессы взаимодействия между торговыми партнерами.

Для обеспечения подобной четко организованной системы обмена информацией создаются высокоскоростные средства передачи данных. Electronic Data Interchange является передовой технологией для такой коммуникации.

Обмен коммерческой информацией (заказы, доставки, счета, денежные переводы и т.д.) на бумажных носителях предусматривает в основном ручной ввод информации в компьютерную систему компаний-партнеров. Использование стандартов электронного документооборота позволяет избежать этого - все действия совершаются автоматически, без задержек и неточностей (в отличие от ручного ввода).

Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Какой бы ни была точка зрения компаний к системе электронного документооборота, любая организация может извлечь пользу из своевременной и четкой информации о спросе и о снабжении продукцией, а также сэкономить значительную часть затрат, возникающую при ручной обработке документов.

Удобство и выгода в использовании электронного документооборота состоит в том, что EDI имеет коммуникационную основу, к которой каждый клиент (будь он ритейлер, поставщик или логистическая компания) подключается один раз - и приобретает почти неограниченную возможность общаться со всеми подключенными участниками, не задумываясь об особенностях их учетных систем, их документооборота, квалификации персонала и т.д.

В любом случае каждый из участников сохраняет свою индивидуальность и при этом получает возможность общаться с каждым из участников с минимальными для себя затратами. EDI также может помочь и в разборе конфликтов. Например, в спорных ситуациях между партнерами, когда один утверждает, что отправлял заказ, а второй - что он его не получал. Таких ситуаций может быть множество. EDI в этих ситуациях выступает третейским судьей, внешним аудитором, фиксатором ситуации, который может предоставить обоим участникам полную информацию о том, что и когда происходило с документами. Это делает последующее разбирательство причин более легким и быстрым.

Юридически значимый электронный документооборот

Большинство разработчиков современных СЭД гарантируют, что весь документооборот в их системе является юридически значимым. Однако термин этот зачастую каждый трактует по-своему.

Что вообще следует понимать под юридической значимостью документа? Как для бумажного, так и для электронного документа это его доказательная сила, например, в арбитражных судах. В определениях ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа - это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Как гарантируется юридическая сила документа в принципе? Прежде всего, с помощью обязательного наличия в нем определенных реквизитов (в зависимости от вида документа) и соблюдения правил их отображения, установленных стандартами делопроизводства и иными нормативными актами. Во-вторых, с помощью соблюдения правомочности, то есть права должностного лица подписывать подобного рода документы. Ну и, в-третьих, правовой статус документа обеспечивается с помощью гарантии его целостности и подлинности.

Поскольку, как ни крути, бумажный документ исторически первичен, все условия, необходимые для обеспечения его «доказательной силы», распространяются и на документ электронный. Однако последний не был бы таковым, если бы для него не существовало, в числе прочих, своих, дополнительных условий гарантирования юридической значимости, обусловленных специфическим способом создания, передачи, обработки и использования документа в электронном виде.

Для подписания электронных документов в качестве аналога собственноручной подписи, как известно, используется подпись электронная, которая, кроме подтверждения авторства документа, то есть, идентификации лица, его подписавшего, обеспечивает такие его свойства как целостность и защищенность от подделки. Однако использование электронной подписи и сертифицированных средств криптографической защиты информации для работы с ней, хотя и является значительным плюсом для обеспечения защищенности документооборота, еще не делает документ в автоматизированной системе юридически значимым. Для придания документу правового статуса необходимо выполнить еще несколько условий.

Так, например, нужно регламентировать использование электронных документов для взаимодействия Участников в автоматизированной системе с помощью создания специального документа: регламента использования электронной подписи в отдельной СЭД или Соглашения об использовании электронной подписи, условия которого должны быть приняты каждым Участником системы. В этот документ, в том числе, должны быть внесены положения примерно следующего содержания:

Электронные документы, заверенные электронной подписью и использующиеся при взаимодействии Участников, имеют юридическую силу, равную документам на бумажном носителе с подписью уполномоченного лица и печатью организации.
В рамках системы обмен электронными документами осуществляется только между зарегистрированными Участниками.
При обмене электронными документами и проверке их подлинности Участники соблюдают установленную последовательность действий.

Кроме этого, необходимо обеспечить выполнение условий признания равнозначности электронной и собственноручной подписи, установленных законодательством:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Наиболее успешно выполнение этих требований осуществляется с помощью использования инфраструктуры доверенной третьей стороны, которая с помощью специальных сервисов обеспечивает подтверждение подлинности подписи с помощью проверки сертификата ключа подписи на момент подписания электронного документа и обеспечение доказательств, определяющих момент подписания (то есть, проставление штампа времени).

Электронные документы, созданные и подписанные в системе внешнего электронного документооборота, в которых подлинность электронной подписи подтверждена с помощью сервисов доверенной третьей стороны, обладают достаточной доказательной силой для их использования в судебных разбирательствах.

Гарантия подлинности и достоверности документов

В европейских странах технология EDI, программное обеспечение, процедуры и базы данных гарантируют подлинность и достоверность первичных документов, невозможность их фальсификации. Если налоговую инспекцию интересуют детали отдельных счетов, в том числе ставки НДС, то последние извлекаются из электронного архива. Местное законодательство позволяет проводить полный электронный документооборот без бумажных первичных документов.

История применения EDI в европейской торговле началась в конце 1990х годов. Европейские телекоммуникационные провайдеры предлагают свои каналы технически продвинутым сетевым торговцам для того, чтобы они самостоятельно передавали данные. При таком уровне развития технологической культуры бизнеса для внедрения EDI необходим лишь провайдер каналов передачи данных: торговая компания использует их, самостоятельно осуществляя транзакции.

Конкурентное преимущество для поставщика

Локомотивами всех процессов в торговле выступают самые крупные ритейлеры, а они в перспективе будут сотрудничать только с технологически продвинутыми поставщиками. Нужно учитывать, что EDI, реализованный у поставщика, создаст дополнительные трудности крупному ритейлеру или производителю по переключению на партнера без электронного обмена, то есть эта технология станет одним из видов конкурентного преимущества поставщика.

Сокращение на одну четверть показателя Оut-of-Stock (то есть товаров, которых нет в наличии по причине отсутствия на складе, товаров, которые востребованы, но распроданы) крупной российской сети возвращает в оборот десятки миллионов долларов - это более чем весомая причина начать использовать EDI. При этом данная услуга имеет смысл, если ей пользуются не менее 80% поставщиков. Следовательно, большие компании - и ритейлеры, и поставщики - будут либо переводить своих партнеров на EDI, либо отказываться от нерадивых партнеров в пользу более продвинутых.

Предпосылки и цели EDI

Повышение эффективности бизнес процессов
Снижение финансовых и временных затрат
Улучшение оборачиваемости капитала
Повышение качества обслуживания клиентов
Создание единого информационного поля компании
Надёжный и безопасный доступ к информации
Доступность информации
Повышение социальной ответственности компании

EDI вчера

В начале 2000-х годов количество EDI-проектов можно было пересчитать по пальцам, а внедрение EDI подразумевало только изменение способа передачи некоторых документов, используемых в операционной деятельности: если раньше бумажный документ, например «Заказ товара», передавали поставщику по факсу, то после внедрения EDI его начинали передавать в виде электронного сообщения (бумажному документу «Заказ товара» соответствует стандартное EDI-сообщение ORDERS). Однако передавался при этом все тот же «Заказ товара», и в бизнес-процессах его формирования существенных изменений не происходило. Можно сказать, что на этом этапе термин EDI (electronic data interchange) логичнее всего было переводить дословно, то есть как «электронный обмен данными».

Тем не менее внедрение EDI даже в таком узком понимании приносило ощутимые выгоды: удавалось снизить издержки и заметно повысить производительность. Какие факторы сыграли в этом свою роль? Применение всеми игроками единых EDI-стандартов, разработанных международной организацией GS1, и централизация потоков электронных документов из-за появления EDI-провайдеров позволили избавиться от сотен разнотипных интерфейсов. Устранение «человеческого фактора», неизбежного при ручном обмене документами, и переход на автоматизированный обмен данными между двумя информационными системами позволили избавиться от задержек и ошибок, а также снизить загруженность персонала.

Несложно заметить, что наибольшую выгоду от внедрения EDI получали компании, использующие в операционной деятельности действительно большое количество документов, например логистические операторы и операторы розничной торговли. Они на этом этапе и являлись основными заказчиками EDI-проектов. Сегодня подобные проекты внедрены во множестве компаний этой сферы, помогая им делать процессы передачи данных более быстрыми и точными и таким образом снижая издержки.

Такое внедрение EDI было скорее чисто технической задачей, которая обычно ставилась перед ИТ-подразделениями, и успешно ими решалась. Выполнение подобного проекта чаще всего требовало небольшой доработки ИТ-систем, но менять бизнес-процессы было не нужно.

EDI сегодня

За последние годы понимание EDI сильно изменилось, и сегодня в него вкладывают идею замены бумажных документов электронными, что включает в себя намного больше, чем просто автоматизация обмена данными.

Например в отрасли FMCG до наступления «эпохи EDI» обмен информацией о списке и ценах на товары, доступные к заказу, сводился к передаче от поставщика в торговую сеть бумажного «ценового листа» с печатью и подписью.

Затем на первом этапе внедрения EDI бумажный «ценовой лист» был дополнен стандартным EDI-сообщением PRICAT, которое позволяло ускорить передачу информации и сократить количество ошибок, но не имело юридической силы. Кроме того, на практике при формировании ценового листа происходит его многоэтапное согласование, которому сопутствует ряд вспомогательных внутренних бумажных документов, содержащих различную дополнительную информацию. Внедрение EDI-обмена не изменяло этих бизнес-процессов и потому не вело к отказу от бумажного «ценового листа».

Теперь, особенно после появления электронной подписи, при внедрении EDI перед компаниями ставится уже более масштабная цель - полностью отказаться от бумажных документов. Можно сказать, что на сегодняшнем этапе термин EDI стоит воспринимать как «обмен электронными документами».

Но если вопрос о юридической значимости передаваемых электронных EDI-документов был решён с принятием Закона об электронной подписи, то вопрос с внутренними бизнес-процессами остался. Например, в случае с «ценовыми листами» для полного отказа от бумаги необходимо автоматизировать сопутствующие бизнес-процессы , связанные с согласованием списка позиций и цен между различными департаментами и ответственными лицами компаний - участниц процесса. Необходимые для такого EDI-проекта изменения уже не являются чисто техническими и зачастую должны серьезно изменить процессы обеих компаний.

Тем не менее сегодня у участников рынка уже сформировалось понимание категории документов, требующих наименьшего количества изменений в бизнес-процессах и потому наиболее простых для полного отказа от бумаги. Это документы договорного характера (договора, приложения, соглашения), акты оказанных услуг (связи, рекламы, консалтинга и пр.), акты сверок взаиморасчетов и т. д. Сегодня эти электронные документы без правовых и налоговых рисков для компании можно использовать без бумажных копий. Количество подобных EDI-проектов пока невелико, они существенно сложнее прежних EDI-проектов, однако и преимуществ могут принести намного больше - не столько за счет перевода обмена документами в электронный вид, сколько за счет автоматизации самих бизнес-процессов, что безусловно ведет к их ускорению и увеличению прозрачности.

При этом не надо забывать, что подобный проект не под силу сделать одному ИТ-подразделению и для успешного его завершения необходимо, чтобы в нём были заинтересованы как руководство, так и вовлеченные в него операционные департаменты обеих компаний.

EDI завтра

Завтрашний день EDI - это возможность полного отказа от бумажного документооборота между компаниями. Однако пока этому мешает большое количество нерешенных проблем, которые не позволяют переводить в электронный формат обмен некоторыми типами документов.

Во-первых, не вся законодательная база готова к использованию документов исключительно в электронном виде. Например, электронные счета-фактуры можно использовать лишь для оперативного ведения управленческого учета, при этом остается необходимость отправлять бумажный документ-копию для целей бухгалтерского учета и налогообложения.

Во-вторых, некоторые работники привыкли использовать традиционные документы, и в силу низкого уровня автоматизации их деятельности, а также особенностей менталитета им пока еще сложно полностью отказаться от бумаги. Например, сегодня трудно представить инспектора ГИБДД, который удовольствуется одним лишь электронным документом, сопровождающим поставку товара. Точно так же невозможно представить экспедитора, который сдаст товар в магазин под электронную подпись в электронном документе, не оставив у себя в руках никаких подтверждений (особенно если при приемке были обнаружены расхождения в количестве товара).

В-третьих, для отрасли FMCG нужно учесть фактор частой смены персонала, работающего с товарными документами, что влечет за собой необходимость выпуска для каждого нового работника отдельной электронной подписи, а это медленный и затратный процесс. Однако уже сейчас ясно, что рынок сознает все преимущества полного перехода на безбумажные EDI-технологии, поэтому уже в ближайшем будущем будут найдены решения имеющихся проблем и количество проектов полного отказа от бумажных документов будет измеряться тысячами.

Пример расчета эффективности использования EDI

В качестве оценки эффективности использования EDI можно использовать унифицированный набор показателей (KPIs). Использование единых критериев позволяет компании сравнивать свои показатели с другими компаниями в России , в других странах, внутри корпорации и т.д.

Для 6 партнеров

N = 6 x (6-1)/2 = 15

Для 100 партнеров

N = 100 x (100-1)/2 = 4450

С ростом количества участников электронного обмена данными эта цифра возрастает экспоненциально. Кроме того, необходимо учесть, что коммуникационное оборудование и протоколы, используемые каждым партнером, могут значительно отличаться. Поэтому организация и обслуживание схемы электронного обмена данными «каждый с каждым», ее корректная и надежная работа могут стать трудновыполнимой задачей даже при небольшом числе партнеров и потребовать значительных ресурсов (финансовых, кадровых, организационных, административных).

Теперь рассмотрим, как решается задача организации обмена документами в сети EDI.

Количество связей теперь равно числу участников обмена, каждый партнер «играет» по единым правилам и решает всего лишь одну задачу - собственное подключение к EDI - платформе. При этом его совершенно не заботит, каким образом подключены и работают остальные партнеры: EDI-провайдер берет все остальные задачи на себя. И все это делается за счет того, что на платформе EDI происходит определенная стандартизация сообщений. Их преобразование «на входе» - к стандартному виду, «на выходе» - к виду получателя.

Проанализируем экономическую эффективность при внедрении, возьмем торговую сеть, которая отправляет 4000 заказов в месяц.

Ручная обработка заказа - 30 мин, используя EDI - 5 минут.
Стоимость времени сотрудника - 20 тыс. руб. з/п, + 5 тыс. руб. налоги, + 3 тыс. руб премия, + 20% от зарплаты office overheads, итого: 32 тыс. руб., 1 час = 32 000/21,75/8 =184руб.

Прямая экономия на заработной плате сотрудников:

4000 х 25/60 х 184 = 301 тыс руб.

Если торговое предприятие имеет несколько сотен или тысяч поставщиков, то даже простая экономия в 30 мин. на каждом партнере уже дает ощутимый результат. Например, московская сеть гипермаркетов «Мосмарт (Партнёр) », реализовавшая EDI, имеет 50 тыс. наименований товаров, 800 поставщиков и 75 тыс. покупателей ежедневно.

EDI в России

*2018: Законопроект о заключении страховых договоров онлайн поддержан экспертами

Законопроект о возможности заключения договоров между страховыми брокерами и страховыми агентами в электронном виде поддержали эксперты рабочей группы «Нормативное регулирование» при АНО «Цифровая экономика» . Решение было принято 9 апреля 2018 года на заседании, которое прошло в Минэкономразвития РФ при участии этого ведомства, ФАС , Сбербанка , Газпромбанка , фонда «Сколково» , НИУ ВШЭ , компаний МТС , 1С и других.

Законопроект подготовлен центром компетенций направления «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации» - фондом «Сколково». Как следует из пояснительной записки к документу, проект разработан для повышения доступности услуг для страхователей, включая юридических лиц. В частности, он устраняет правовое ограничение на заключение договоров онлайн по страхованию грузов, имущества юридических лиц (за исключением автотранспорта) и предпринимательских рисков. При этом указанные виды страхования, по мнению авторов документа, очень актуальны для страхователей и прибыльны для страховщиков: в 2016 году сборы страховой премии по договорам страхования имущества составили 107,5 млрд рублей при среднем коэффициенте выплат 28,6%.

Экспертная поддержка законопроекта о заключении страховых договоров онлайн означает очередной шаг к созданию безбумажной среды, то есть развитию цифровой экономики . И таких шагов нам предстоит сделать еще много уже в ближайшие несколько месяцев, - отметил руководитель рабочей группы «Нормативное регулирование» при АНО «Цифровая экономика», вице-президент по корпоративным и правовым вопросам МТС Руслан Ибрагимов .

2015: E-Com подсчитала, как на EDI сэкономить 4 млн руб. в год

«Благодаря этим элементам с помощью электронного обмена данными (EDI) можно оптимизировать работу персонала и получить экономию в размере 372 тыс рублей. в месяц, или более 4 млн рублей в год», - прокомментировал полученные результаты за год руководитель отела интеграционных решений E-Com Кишковский Эдуард .

Как известно, существует ряд стандартных EDI-сообщений: заказ (ORDERS), ответ на заказ (ORDRSP), уведомление об отгрузке (DESADV), уведомление о приемке (RECADV), электронный счет-фактура и другие. Однако наиболее востребованным и важным среди них является именно ORDERS - с него и начинаются взаимоотношения покупателя и поставщика, отметили в компании. Благодаря внедрению этого документа предприятие зачастую экономит на факсимильной связи и телефонных переговорах, а также на сокращении штата сотрудников.

По словам Георгия Багрова, старшего менеджера по работе с ключевыми клиентами группы компаний «Каравай», у них в компании через EDI проходит порядка 70-100 тыс. заказов в месяц. Экономия на их обработку составляет 3500 человеко-часов. А представители компании-дистрибьютора алкогольной продукции «Торговый дом РОССИЧ» отметили, что благодаря интеграционному решению на предприятии смогли значительно сократить время обработки заказов - один оператор теперь способен обработать более 300 документов в день, исключая ошибки ввода некорректных позиций.

При подсчете экономической эффективности специалисты E-Com за исходные данные взяли: среднее количество отправляемых заказов - 5 тыс. в месяц; среднюю зарплату одного сотрудника при 8-часовом рабочем дне (по данным Росстата за 2015 г.) - p31 тыс. в месяц. Проведенный хронометраж рабочего времени свидетельствует, что время, затраченное на ручную обработку заказа, составляет около 30 минут, через EDI - 5 минут.

Таким образом, за смену один сотрудник при бумажном документообороте отправит 16 заказов, при электронном - 96. Для обработки исходного количества документов при первом варианте потребуется (5 000/16х21,75=14,36) около 14 сотрудников, при втором (5 000/96х21,75=2,39) - 2. Уменьшение персонала на одной операции приводит к экономии по следующей формуле 12х31000. Такой подсчет в итоге и приводит к сумме в p4 млн в год, пояснили в E-Com.

2006 годы

Для поставщиков FMCG преимущество EDI становится ощутимым только тогда, когда обеспечена интеграция электронного обмена данными с ИТ-инфраструктурой. Например, когда заказ сразу загружается в информационную систему. Не каждая компания может сделать это самостоятельно. В этом случае поставщику необходим консалтинг по интеграции ИТ-систем.

По этим и многим другим причинам российские ритейлеры отдают EDI на полный аутсорсинг . Провайдер отвечает не только за каналы связи, но и за трансляцию данных, а также проводит всю работу по подключению, обучению заказчика, сопровождению и необходимому консалтингу. Часто при внедрении EDI в целях интеграции необходимо описать и оптимизировать бизнес-процессы заказчика.

Что касается инфраструктуры, то в компании должна использоваться учетная система, причем это может быть как 1С , так и SAP . Правда, чем выше уровень учетной системы, тем меньше проблем при переходе на EDI.

Легким решением для некоторых компаний может стать веб-портал для электронного коммерческого документооборота. Для небольших компаний, плохо дружащих с ИТ или даже вовсе не имеющих учетной системы, веб-портал - единственный вариант, позволяющий оптимизировать затраты на EDI.

Мелкий поставщик заходит на портал, сохраняет там свои данные, они автоматически транслируются в нужный формат, затем между порталом и крупными контрагентами поставщика идет электронный обмен. Существует также и офлайн-решение: пользователь может скачать и заполнить форму в автономном режиме, а затем отослать ее. Таким образом, с точки зрения технологий современные решения для EDI позволяют работать с ними организациям с любой ИТ-инфраструктурой и практически при любых каналах связи.

2004: Провайдеры EDI

должна быть обеспечена целостность (идентичность, аутентичность документа). Приоритет является абсолютным и должен быть обеспечен на всех этапах жизненного цикла документа;
должна быть обеспечена доступность документа на всех этапах жизненного цикла документа. Правила предоставления доступа к документу со временем могут изменяться в зависимости от его статуса;
должна быть обеспечена конфиденциальность документа. Требования к отнесению документа к категории конфиденциальных могут изменяться со временем;
должна быть обеспечена сохранность документа на всем жизненном цикле и защищенность от неконтролируемого уничтожения.

Основной фактор, позволяющий использовать электронный документ в системе правоотношений - это возможность придания ему в случае необходимости юридической силы на всем протяжении жизненного цикла, или с точки зрения права обеспечить необходимый уровень доверия.

Доверие к документу возникает только в том случае, когда обеспечивается его аутентичность, что подразумевает обеспечение идентичности (идентификации) и целостности электронного документа, естественно также на всем протяжении его жизненного цикла.

Какие документы могут быть использованы в качестве свидетельств доверия

Официальный, актуальный по дате отчет по результатам оценки соответствия организации требованиям защиты информации , содержащий заключение о соответствии уровня защиты организации установленным требованиям. Для организаций кредитно-финансовой сферы - не ниже 0,85.
Перечень средств защиты информации с действующими сертификатами на них. Сведения о наличии сертификатов на средства электронной подписи включаются в сертификат ключа проверки подписи.
Лицензия по технической защите конфиденциальной информации, с указанием установленных для СЭВ видов лицензированной деятельности, выданная организации - участнику электронного взаимодействия на финансовом рынке.
Лицензия, по предоставлению телематических услуг связи, выданная организации, как организатору системы доверенной передачи сообщений (требует нормативно-правового оформления).
Свидетельство об аккредитации организации на выполнение деятельности, связанной с долговременным хранением электронных документов (требует нормативно-правового оформления).

Риски проекта

Даже при наличии провайдера, который все берет на себя, в компании возможен ряд внутренних изменений. Например, сейчас многие российские торговые партнеры могут общаться между собой на своих внутренних кодах, а GLN-коды могут вообще не использовать. Перед тем как начать проект EDI, необходимо эти коды получить и ввести в систему.

Для многих участников рынка риски внедрения EDI напрямую зависят от уровня ИТ. При наличии лоскутной автоматизации в компании риски интеграции будут заключаться не в самой интеграции, а в отсутствии полноценной учетной системы.

Риски крупных ритейлеров связаны с неразвитостью рынка EDI. В частности, его развитие тормозится законодательством - несмотря на принятый закон об электронной подписи, российские торговые компании должны производить и хранить тонны архивов с первичными бумажными документами. Кроме того, региональные партнеры крупных ритейлеров пока настороженно относятся к услугам EDI и не спешат ими воспользоваться. В силу сложившихся географических и других условий они чувствуют себя «монополистами» и в аспекте EDI могут не подчиняться диктату ритейлера.

Что касается цен, то услуга EDI в принципе не может быть дорогой, поскольку она призвана оптимизировать затраты на логистику. Однако мелкими компаниями технология EDI может восприниматься как дорогая и при внедрении, и при использовании. Если они не привыкли работать с ИТ, если их бизнес-процессы не отлажены, значит они вряд ли получат преимущества и выгоду от электронного обмена данными. Когда дотации на инвестиции или оплату трафика со стороны крупного партнера прекратятся (или провайдер вдруг начнет поднимать цены), то небольшие поставщики и магазины перестанут использовать EDI. Пример тому - рынок Европы, где мелкие производители не могут воспользоваться преимуществами EDI (там затраты на инфраструктуру, оборудование, ПО, услуги провайдера составляют приличные суммы) и потому активно выступают против технологий ECR.

Технологии и стандарты

Первая многоуровневая модель EDI сравнима со справочной моделью ISO/OSI 1983, которая описывала разработку и содержание сетевых протоколов. Отличительной её особенностью является другой уровень абстракции.

Модель EDI 1983 г. состоит из 4 уровней:

Физическая инфраструктура
Передача
Представление и стандарты
Приложения и семантика

Инфраструктура

Состоит из телефонных dial-up и кабельных линий, сетей. Интернет во время начала развития EDI воспринимался как множество открытых сетей (BITNET, др.) и внутрикорпоративных специализированных сетей (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Большое значение имели высокоскоростные backbone сети.

В качестве платформы для EDI сегодня может использоваться широкий диапазон оборудования: мэйнфреймы, серверы среднего класса или клиент-серверы и даже обычные ПК. При выборе платформы главное - правильно оценить объем ожидаемых транзакций, вид данных для обмена и число бизнес-партнеров.

Передача (transport)

Осуществлялась через E-Mail, соединения точка-точка Telnet и FTP, HTTP. Поддерживалась передача электронных данных. Прочие распространённые протоколы передачи включают SMTP, POP3 (ISP), IMAP.

Представление и стандарты

На этом уровне синтаксис и семантика (содержание) определяют структуру данных. Важным вопросом стала стандартизация структурирования данных, с широко распространёнными стандартами ANSI X.12 в и UNECE EDIFACT в Европе и Азии. Также существует множество проприетарных отраслевых стандартов.

Приложения и семантика

В этот уровень входят приложения, в которых создаются и автоматически обрабатываются и считываются данные. Приложение установлено у отправителя и получателя данных, посредники могут проводить валидацию данных и конвертацию стандартов.

EDI-транзакции могут быть организованы поверх различных телекоммуникационных протоколов. В Европе для EDI-систем распространенными видами прямых соединений являются VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) и EDIINT (EDI over the Internet), а также сети с добавленными услугами VANs (Value-added Networks).

Существуют также два стандарта передачи документов через Интернет: стандарт AS1 позволяет передавать EDI-документы через протокол SMTP (e-mail), стандарт AS2 служит для передачи через http.

Принципы реализации EDI в Интернете (стандарты AS1 и AS2)

Конфиденциальность - доступность документов только отправителю или получателю
Аутентификация - удостоверение подлинности через проверку электронной подписи
Достоверность - невозможность изменения документа без ведома получателя
Надежность оповещения - невозможность отрицания при получении сообщения