Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава любой собственности.
Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.
Навигация по статье
Необходимость документа
Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.
При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно. Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс. рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на .
Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.
Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров. Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения. Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:
- В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.
- Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
- Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.
На нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.
Особенности составления
В нее необходимо внести такие данные:
- Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).
- Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
- Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.
- Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет своюсилу.
- Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.
- Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.
- Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.
- Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.
- Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.
- Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.
- В последней графе суммируются данные, которые указаны в графах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.
- Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.
- Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.
После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.
Внесение изменений в ШР
Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.
Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.
Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:
- Заручиться согласием каждого сотрудника, трудовой договор которого требует изменений.
- Представитель руководства или отдела кадров обязан поставить каждого рабочего в уведомление о том, что возникла необходимость о составлении нового штатного расписания. По законодательству есть определенные временные рамки, на протяжении которых уведомление должно быть доведено до сотрудников.
- Известно немало случаев, когда руководители предприятия считают, что наличие приказа о внесении изменений в договор по трудоустройству и согласие сотрудника с данными правками – одно и то же. Это не так. Как пример можно рассмотреть внесение изменений в размер сотрудников компании. В обязанности руководителя компании входит не менее, чем за 60 дней довести до ведома сотрудников то, что будет изменен их оклад. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе оговаривается информация о том, по каким точно должностям будут вноситься изменения, а также дата вступления будущих правок в силу. Кроме подписи руководителя и главного бухгалтера под приказом ставят свои подписи и сотрудник кадрового отдела, которые будут непосредственно заниматься изменением трудовых договоров.
- После этого с каждым из вышеуказанных сотрудников необходимо составить допсоглашение, где детально оговаривается не только факт, но и причина, по которой происходит изменение оклада. Если таковая не удовлетворит человека или вообще не будет указана, он имеет право потребовать выплаты материальной компенсации за тот период, на протяжении которого он, выполняя ту же работу, получал меньший оклад. На практике происходит в основном повышение заработной платы. Но не исключена и возможность ее понижения. Причиной такого хода могут стать изменения организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие руководством компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение уровня рентабельности компании или ее реорганизация. При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано привести веские доказательства, подтвержденные законодательной базой, о невозможности сохранения должностей.
- При сокращении кадров в штатное расписание также вносятся изменение. Это связано с удалением некоторых единиц по штату из документа. С учетом того, что о предстоящем сокращении сотрудники уведомляются за 60 дней до этого, внесенные изменения в ШР также вступают в силу в данное время. При наличии штатного расписания на предприятии, у его руководителя будет законное документальное подтверждение того, что из перечня штатных единиц компании данные должности были удалены. В противном случае действия руководителя могут быт восприняты, как противозаконные.
Любой шаг руководителя предприятия должен иметь под собой подтверждение ТК.
Это может быть важно
При разработке штатного расписания предприятия могут возникнуть некоторые важные вопросы, которые знать необходимо.
Среди наиболее значимых и часто встречающихся можно выделить следующие:
- Если предприятие имеет один или несколько филиалов, не стоит для каждого из них составлять отдельное штатное расписание. Согласно законодательства страны, филиалы не являются работодателями.
- При необходимости указания в штатном расписании компании сотрудников, привлеченных на сезонные работы, в документ можно внести графу Период работы, где и указать этот вид сотрудников. Стоит также обратить внимание на то, что обязательно необходимо указать срок, на протяжении которого люди будут работать.
- Должности сотрудников, указанные в ШР должны соответствовать тем, которые значатся в трудовых договорах данных людей.
- Если человек принят на должность, которая отсутствует в расписании, руководителю необходимо провести корректировку локальных документов компании.
- В том случае, когда одну должность занимает несколько человек, в трудовых договорах которых указано, что они работают по совместительству, при подсчете суммарного количества единиц по штату нужно указывать точную цифру. Например, если одну должность занимает 3 человека, два из которых работает на 0, 5 ставки, а третий – на 1 ставку, в сумме нужно указывать 2, 0 штатные единицы.
- Если на предприятии практикуют бестарифную или смешанную систему оплаты, для точного указания единиц измерения можно использовать коэффициент или проценты.
- В случае отсутствия в штатном расписании действующих окладов, оно не имеет никакой юрсилы. Это идет в противоречии с законодательством.
- Штатное расписание не имеет никакой привязки к сотрудникам компании. В связи с этим при составлении выписки в ней не указываются данные рабочего.
- При необходимости составления выписки из ШР филиалом компании или ее представительством, этот вопрос должен быть оговорен в уставе компании. Кроме этого они могут действовать по доверенности. Если таковое отсутствует, выписка запрашивается в бухгалтерии основного предприятия.
- При наличии в выписке, какой – либо ошибки или малейшего исправления, документ не имеет силы.
- Если должностным лицом составлен подложный документ, на него будет наложен штраф.
- Такое же наказание грозит должностному лицу, которое отказало сотруднику в выдаче выписки из штатного расписания. Человек не имеет права требовать для выдачи документа, какие – либо копии документации или определенную плату. Выписка выдается бесплатно.
Нередко у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос о целесообразности составления и ведения штатного расписания. С одной стороны, в законодательстве указано, что штатное расписание составляется для предприятия, а не для сотрудника, ног с другой стороны, в случае проведения проверки федеральной инспекцией труда, у частного предпринимателя могут возникнуть большие проблемы, которые заключаются в наложении штрафа или закрытии предприятия.
При составлении штатного расписания нужно учитывать то, что оклады сотрудников, которые занимают одну должность, не должны иметь вилки. Может быть разница в сумме дополнительных выплат (надбавок, премий и т. п.). На разницу оказывает влияние квалификация сотрудника, стаж его работы на данном предприятии, сложность выполняемой работы. Ни в коем случае нельзя забывать о том, что после составления нового штатного расписания, старое обязательно должно храниться. Проект старого ШР хранится на протяжении 5 лет, весь перечень переписки, связанной с составлением документа хранится 3 года, штатная расстановка (дополнение к штатному расписанию) сохраняется до 75 лет.
Для того чтобы избежать трудностей с самостоятельной разработкой формы штатного расписания компании, специалисты рекомендуют использовать уже готовую форму Т – 3 или скачать другие разновидности форм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия.
Не стоит игнорировать необходимость составления и ведения штатного расписания компании. Нужно чрезвычайно тщательно отнестись к этому процессу. Это окажет существенную помощь в том случае, если кому – либо будет оказано в оформлении на конкретную должность, при сокращении штатов или уменьшении ставки.
Штатное расписание от «А» до «Я» — на видео:
Задайте свой вопрос в форму ниже
Еще по этой теме:
Для удобства изучения материала разбиваем статью на темы:
Форма штатного расписания - это документ, который изготавливается кадровым отделом предприятия или бухгалтером, если в кадровый отдел в структуре предприятия не предусмотрен. Это документ отражает штатный состав структур предприятия, полный перечень должностей, численность сотрудников, а также размеры окладов и фонд заработной платы. Штатное расписание утверждается росписями руководителя кадрового отделения и главбухом. Имеет унифицированную форму № Т-3.
Очень эффективно отражать в форме Т-3 возможные совмещения должностей сотрудников с выплатой персональных надбавок (50-100% от размера зарплаты). Это сокращает издержки на содержание .
Данные в штатном расписании корректируются один - два раза в год (индексируют оклады и тарифные ставки сотрудников). Обычно бланк штатного расписания Т-3 для сохранения коммерческой тайны дублируют и составляют в двух экземплярах (для главбуха и руководителя предприятия).
Заполнение штатного расписания
Наименование организации должно быть указано в строке как в учредительных документах. Затем проставляется номер и дата составления штатного расписания. Дата, с которой штатное расписание работников вступит в юридическую силу, указывается в строке «на период».Справа в специально отведенной графе «УТВЕРЖДЕНО» указывается номер приказа и дата его составления на утверждение формы Т-3. Количество единиц в штате указывается цифрами.
Переходим к табличной части заполнения штатного расписания.
В графах 1 и 2 соответственно указывают название структурного подразделение (к примеру, производственный отдел, отдел кадров и т.д.) и его код. В графах 3 и 4 соответственно указываются должность (согласно Классификатору профессий) и число штатных единиц на этой должности. В графы 6-8 штатного расписания вносят поощрения работникам, процент за переработанное время или за специфичные условия труда (северные регионы, место работы с загрязненной экологией и др.). В графу 9 заносится итоговая сумма – месячный фонд заработанной платы. В графе 10 указываются дополнительные сведения, которые не могут быть указаны в других графах (к примеру, надбавки сотрудникам).
Изменение штатного расписания
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.
Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и .
В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел ") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ).
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника
2. Изменение окладов.
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца до введения указанного изменения. Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:
1. Трудовой договор.
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон.
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).
При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.
Можно ли изменить унифицированную форму?
В постановлении Госкомстата России № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).
Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки – для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Что такое штатная расстановка?
Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания – штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.
Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения – фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности – закрытый или вакантный.
В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, – это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.
Назад | |
организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?
Штатное расписание образец заполнения
Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.
Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.
Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.
Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.
Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.
Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).
Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.
После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Штатное расписание организации (форма Т-3). Пример оформления
Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.
Внесение изменений в штатное расписание
является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Основания и причины для внесения изменений
Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду . Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.
Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач
, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.
Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.
Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок . В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.
Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.
Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств , то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.
Какие могут быть корректировки?
Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:
Как уведомлять работников?
Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при , так и в ходе деятельности.
Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.
Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.
Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК .
Как часто можно менять штатное расписание?
В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.
Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.
В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:
- Формирование нового расписания штата.
- В расписание штата вносятся поправки.
Старое расписание берут за основу и формируют другое , внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.
Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель . В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.
Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?
Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК)
. Инструкция формирует порядок этого процесса.
Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.
Что это за документ?
Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.
Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.
На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.
Включает в себя:
- Наименование отделов, присвоение им кода.
- Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
- Количество сотрудников, оклад, надбавки.
Штатное расписание призвано:
- Сформировать организационную структуру предприятия.
- Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
- Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
- Установить надбавки и их размер.
- Облегчить подбор персонала на вакансии.
Что говорит закон?
Нормативная база
- Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
- Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.
Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.
С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.
Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.
Ответственные лица. Кто подписывает?
Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.
Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.
При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.
Когда и как вносить изменения?
Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.
Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.
При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.
Внесение изменений возможно несколькими способами:
- Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
- Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.
Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.
Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .
При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.
Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:
- Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
- Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
- Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
- Запись полученных изменений в трудовую книжку.
Как составить штатное расписание правильно?
Порядок, этапы и правила заполнения
При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.
Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.
Этапы внесения данных в стандартизированную форму:
- Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
- Указать код ОКПО.
- Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
- В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
- В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
- Заполняются графы.
Разделы, графы и их особенности
Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»
Вносятся отделы, представительства, филиалы.
Данные вносятся сверху вниз.
В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.
После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.
Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).
Раздел 2 «Код структурного подразделения»
С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.
С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.
Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.
Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»
Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.
Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.
Раздел 4 «Количество штатных единиц»
Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.
На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.
Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.
Пример штатного расписания со ставкой 0,5:
Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»
В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.
С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.
Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.
Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).
Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.
Данные указываются в рублях.
Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»
Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).
Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.
Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.
Раздел 9 «Итого»
Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.
Раздел 10 «Примечание»
В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.
Когда составляется и утверждается?
Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.
В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.
Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.
Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.
Образец заполнения 2019:
Важные нюансы
Округление штатных единиц
При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.
Существует два варианта округления штатных единиц:
- Округление осуществляется по каждому подразделению.
- Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.
При этом:
- Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
- Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
- Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
- Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
- Свыше 0,87 — полная ставка.
Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей
Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.
Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.
При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.
Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.
Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении
Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.
Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).
При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.
Ознакомление сотрудников
В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.
Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.
Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.