Главная Основные средства

Должностная инструкция отдела кадров института. Какие обязанности у кадровика? Требования к кадровику

05.12.2021

Уважаемые коллеги!Напишите пожалуйста, что должен делать кадровик в Организации от А до Я, какие обязательные документы вести?

Ответ

Ответ на вопрос:

Требования к должностным обязанностям кадровика предусмотрены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (см. ниже по тексту ).

Обязанности кадрового работника могут отличаться в зависимости от организации. Где - то функционал кадровика может быть расширен на усмотрение руководства.

Обычно в обязанности кадрового работника входит:

  • Ведение и учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
  • Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
  • Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменения, связанных с трудовой деятельностью.
  • Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
  • Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
  • Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
  • Внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
  • Ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
  • Оформление карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
  • Изучение причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
  • Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
  • Выполнять работу по комплектованию организации кадрами требуемых профессий,
    специальностей и квалификации.
  • Принимать участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
  • Проводить изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной
    структуры персонала организации и ее подразделений, установленной документации по
    учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением
    работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью
    определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по
    замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
  • Участвовать в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения
    потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями,
    контактов с организациями аналогичного профиля.
  • Информировать работников организации об имеющихся вакансиях.
  • Принимать участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
  • Осуществлять контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и
    молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и
    специальностью, проведением их стажировок, принимать участие в работе по адаптации
    вновь принятых работников к производственной деятельности.
  • Участвовать в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой
    карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности
    обучения.
  • Принимать участие в организации работы, методическом и информационном
    обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их
    решений.
  • Анализировать состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками
    организации Правил трудового распорядка, движение кадров, участвовать в разработке
    мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
  • Контролировать своевременное оформление приема, перевода и увольнения
    работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности,
    соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для
    установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной
    документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о
    персонале организации .
  • Составлять установленную отчетность.

Относительно второго вопроса:

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Следовательно, к обязательным документам отдела кадров относятся:

1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках". При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

4. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ. А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя его форма №Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 01.01.2013 вступил в силу новый федеральный закон 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и каждая организация вправе разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Обязательность унифицированных форм останется только для бюджетных организаций.

Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ. Наличие штатного расписания и изменения в нем дает нам обоснование для увольнения работников по сокращению численности или штата работающих. Штатное расписание позволят работодателю бюджетировать его затраты на оплату труда персонала.

5. Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой организации на основании ст. 91 ТК РФ, обязывающей работодателя производить точный учет рабочего времени, отработанного каждым работником.

6. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Личная карточка (ф. Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.

Приказы (о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), о переводе (формы Т-5, Т-5а), о поощрении (формы Т-11, Т-11а) и пр.) также обязательны, ведь на их основании работнику предоставляется отпуск, он направляется в командировку, бухгалтерия начисляет и производит выплаты и пр.

7. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.

8. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.

9. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

10. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 ). Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение №3). Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

11. Локальные нормативные акты. Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании. Однако, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в организации. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации:

- Правила внутреннего трудового распорядка - первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.

- Положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

- Положение о хранении и защите персональных данных . В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников.

Таким образом, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Однако есть и такие, которые разрабатываются и утверждаются только в конкретной организации в зависимости от специфики деятельности. Так, дополнительно к локальным нормативным актам могут быть разработаны положения о коммерческой тайне, служебном расследовании, проведении аттестации, о прохождении испытательного срока и пр. Кроме этого, в зависимости от условий работы могут появиться график сменности, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, договоры о коллективной или индивидуальной материальной ответственности и пр.

1. бланки журналов регистрации документов;

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу ниже по тексту.

Образцы оформления журналов можете посмотреть пройдя по ссылкам:

Обязательные для заполнения

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Назначение номенклатуры дел

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатуры дел

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Такие виды номенклатуры дел предусмотрены в ГСДОУ, утвержденной .

Сроки утверждения номенклатуры дел

Номенклатуру дел нужно разрабатывать и утверждать в организации в конце каждого календарного года, а в действие вводить с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Номенклатура дел кадровой службы

Заполнение номенклатуры дел

Графы заполните в следующей последовательности - № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Графа № 1 номенклатуры дел

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 - код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.

Графа № 2 номенклатуры дел

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, - Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, . Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией - штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).

Совет редактора : после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

Графа № 4 номенклатуры дел

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по , утвержденному . Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества внесите в номенклатуру как одно дело или как два дела, например «Личные дела руководящих сотрудников» и «Личные дела сотрудников». Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет ( перечня, утвержденного ). Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Графа № 5 номенклатуры дел

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Итоговая запись о количестве дел

По окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) должна составить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения ( ГСДОУ, утвержденной ).

Нина Ковязина ,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ответ: Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе

Виды журналов

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

  • на обязательные для ведения;
  • на рекомендуемые.

Основная ценность любого предприятия - это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.

Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах . А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.

Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

Кадровое делопроизводство - это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и .

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание .

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в обязанности делопроизводителя:

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

  • формирование личных дел сотрудников предприятия;
  • оформление справок, и заявлений;
  • подготовка кадровых приказов;
  • разработка табеля и ;
  • сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
  • начисление и расчёт заработной платы и другое.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

  • рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
  • мониторинг рынка по заработной плате;
  • работа со списком вакансий предприятия;
  • оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

  • оформление оценочных бланков и положений;
  • составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Как вести кадровое делопроизводство, чтоб оградить компанию от проблем и штрафов

Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:

  • Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.
  • Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся, на .

Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.

Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

  • Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
  • Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
  • Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
  • Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе . Преимущества такой системы в работе бесспорны.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Защита документов . Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Экономия средств на хранении . Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Экономия времени . Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Уменьшение ошибок . Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.


Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

1.3. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности специалиста по кадрам.

1.4. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом директора техникума по представлению начальника отдела кадров.

1.6. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров, дополнительно может получать распоряжения от директора техникума.

1.7. Специалист по кадрам в своей работе руководствуется:

Положением об отделе кадров;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

Трудовое законодательство;

Законодательство и нормативные правовые акты;

Методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

Структуру и штаты техникума;

Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных делработников техникума;

Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего, страхового и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций;

Оформленияпенсий работникам;

Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

Порядок ведения банка данных о персонале техникума; основы делопроизводства;

Средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

Формы и методы контроля исполнения документов;

Правила и нормы охраны труда.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Функции

2.1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.

2.2. Ведение и учет трудовых книжек.

2.3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.

2.4. Оформление и учет отпусков.

2.5. Оформление документов для назначения пенсий.

2.6. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

2.7. Подготовка, оформление и сдача отчетности по вопросам квотирования.

2.8. Анализ текучести кадров.

2.9. Обеспечение выполнения функций, возложенных на техникум в повседневной деятельности по первичному воинскому учету, воинскому учету и бронированию, граждан, пребывающих в запасе, из числа работающих и обучающихся техникума.

2.10. Осуществление первичного воинского учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, проживающих или пребывающих (на срок более трех месяцев).

2.11.Разъяснение должностным лицам техникума и гражданам их обязанности по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленные законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете и осуществление контроля над их исполнением.

2.12. Оформление документов по кадрово-финансовой деятельности.

3. Должностные обязанности

Специалист по кадрам обязан:

3.1. Осуществлять контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов директора техникума и поручений начальника отдела кадров.

3.2. Вести учет личного состава техникума, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.3.Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора техникума, а также другую установленную документацию по кадрам.

3.4. При приеме на работу выдавать контрольный лист для прохождения вводного, первичного инструктажа, знакомить с локальными актами техникума.

3.5. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

3.6. Оформлять приказы по кадрово-финансовой деятельности работников техникума.

3.7. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям

3.8. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

3.9. Производить запись в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

3.10. Готовить документы для сдачи отчета по квотированию.

3.11. Вносить информацию в банк данных о количественном и качественном составе работников, их движении, следить за его своевременным обновлением и пополнением.

3.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

3.13. Вести табельный учет фактического времени пребывания работников в техникуме, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

3.14. Делать соответствующие отметки в табеле и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, а также об опозданиях и неявках с указанием причин, их вызвавших, вести учет списочного состава работников.

3.15. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.

3.16. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих их право на отсутствие на работе.

3.17. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

3.18. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам техникума и их семьям, установления льгот и компенсаций.

3.19. Изучать причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

3.20. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.21. Вести первичный учет граждан, пребывающих в запасе по карточкам первичного учета, а граждан, подлежащих призыву на военную службу, по спискам.

3.22. Содействовать в постановке на воинский учет (снятие с воинского учета) граждан, которые прибывают (переезжают в другой район, город) на постоянное или временное (на срок свыше 3 месяцев) место жительство.

3.23. Выявлять совместно с органами внутренних дел граждан, подлежащих постановке на воинский учет.

3.24. Ежегодно сверять карточки первичного учета и списки граждан, подлежащих призыву на военную службу, с документами воинского учета военного комиссариата района.

3.25. Направлять по запросам военного комиссариата необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, встающих на воинский учет и гражданах, состоящих на воинском учете.

3.26. Ежегодно представлять в военный комиссариат района в сентябре списки юношей 15- и 16-летнего возраста, а в декабре- списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

3.27. Осуществлять контроль за посещением гражданами, подлежащими призыву на военную службу, лечебно-профилактических учреждений, в которые они направлены для медицинского обследования или освидетельствования.

3.28. Вносить в карточки первичного учета и в списки граждан, подлежавших призыву на военную службу, изменения, касающиеся образования, места работы, должности, семейного положения и места жительства, состоящих на воинском учете, и в 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о внесенных изменениях.

3.29. Разъяснять гражданам их обязанности по воинскому учету, установленные Законом Российской Федерации "О воинской обязанности и военной службе", осуществлять контроль за их выполнением.

3.30. При постановке граждан на воинский учёт:

Проверять подлинность военных билетов (временных удостоверенийвзамен военных билетов) и удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, наличие отметок о снятии граждан с воинского учета по прежнему месту жительства и постановке офицеров запаса и граждан, подлежащих призыву на военную службу, на воинский учет в военном комиссариате района по новому месту жительства.

При обнаружении в военном билете (временных удостоверениях) граждан, подлежащих призыву на военную службу, неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, неполного количества листов немедленно сообщать об этом в военный комиссариат для принятия соответствующих мер.

Выдавать расписки при приеме от граждан военных билетов (временных удостоверений взамен военных билетов) удостоверений граждан подлежащих призыву на военную службу.

Заполнять карточки первичного учета на граждан, пребывающих в запасе. В соответствии с записями в военных билетах заполнять учетные карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старших солдат и матросов запаса.

3.31. В 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о приеме на работу (увольнении) граждан пребывающих в запасе и состоящих на воинском учете.

3.32. Выполнять требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.33. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях техникума и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

3.34. Составлять установленную отчетность.

3.35. Проходить обязательные, предварительные (при поступлении на работу) и периодические (ежегодные) медицинские осмотры и аттестацию.

3.36. Выполнять требования в соответствии с инструкцией по охране труда.

3.37. Исполнять другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

4. Права

Специалист по кадрамимеет право:

4.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности техникума; варианты устранения имеющихся в деятельности техникума недостатков;

4.2. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей структурных подразделений техникума и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Специалист по кадрамнесет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6. Взаимодействия

Специалист по кадрам:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласуется с начальником отдела кадров, утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от начальника отдела кадров техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически передает кадрово-финансовую документацию сотрудникам бухгалтерии.

6.5. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора и работниками техникума.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

Отдел кадров (ОК) - это структура в организации, отвечающая за управление персоналом. Обязанности менеджеров по персоналу закреплены должностной инструкцией специалиста по кадрам и включают в себя не только подбор сотрудников, но и правильное ведение документации.

Структура

Структура отдела и количество его сотрудников зависит от общей численности работников на предприятии и особенностей его деятельности. Как правило, в компаниях с численностью до 100 человек достаточно 1-2 работников, а от 100 до 500 человек - 3-4 менеджеров.

Если предприятие крупное (свыше 500 человек), то есть смысл создать целую службу, в которой будет задействовано 7-10 работников. В малых фирмах отдела кадров может и вовсе не быть - обязанности выполняют бухгалтера или директор компании.

Менеджер работает строго по должностной инструкции инспектора по кадрам, которая содержит его права и обязанности, а также предъявляемые требования.

Общие положения

На должность кадровика принимается лицо с высшим образованием, но к стажу работы требования не предъявляются.

Кадровик должен знать:

  • законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
  • нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
  • технику анализа персонала и как определять в нем потребность;
  • правила проведения аттестации;
  • правила делопроизводства и оформления трудоустройства;
  • порядок ведения и хранения документации;
  • правила использования справочника ЕТКС (единого тарифно-квалификационного справочника) .

В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется уставом организации, приказами и правилами внутреннего трудового распорядка.


Должностные обязанности

Должностные обязанности специалиста по кадрам закреплены рабочей инструкцией.

Повседневные обязанности кадровика регламентируются Положением Министерства труда от 21.08.1998.

Подбор персонала

Основной функцией инспектора является подбор персонала, прием и рассмотрение резюме. Как правило, поиск ведется путем размещения информации о свободных вакансиях в службе занятости населения и СМИ (средствах массовой информации). Менеджер по персоналу, применяя методики отбора, проводит тестирования и определяет пригодность претендента на должность.

Дополнительные функциональные обязанности

Кроме поиска работников, инспектор по кадрам занимается и другой работой.

Дополнительные обязанности кадровика могут включать:

  • прогнозирование потребности в персонале, формирование трудового резерва;
  • анализирование состава персонала по разным признакам (профессия, возраст, образование и другие);
  • организация рационального учета работников и их движения;
  • разработка мероприятий по переподготовке сотрудников и повышению квалификации;
  • оценка комфортности условий труда для персонала.

Кроме того, кадровик может выполнять дополнительные поручения руководителя, например, составлять отчетность.

Воинский учет

Инспектор ведет учет военнообязанных лиц, трудоустроенных в его организации. При необходимости, он оформляет документы для постановки на учет или прохождения службы в армии и самостоятельно предоставляет их в военкомат.


Функциональные особенности должностей

Как правило, структура отдела кадров состоит из сотрудников, выполняющих определенную работу.

Инспектор

На должность инспектора принимаются лица со средним образованием, без предъявления требований к стажу.

Инспектор выполняет следующие задачи:

  • документальное оформление операций (принятие, увольнение, перевод);
  • подготовка и ведение личных дел работников;
  • заполнение и хранение трудовых книжек;
  • отслеживание и оформление очередных отпусков;
  • обработка больничных листов;
  • подготовка документов для выхода работника на пенсию или в декретный отпуск.

Обычно инспекторам поручают отслеживание «текучки» кадров и выявление ее причин.

Ведущий специалист

К ведущим специалистам относятся лица с достаточной профессиональной подготовкой, высшим образованием и опытом работы не менее одного года. Обязанности, возлагаемые на такого сотрудника, аналогичны обязанностям инспектора. Однако ведущий специалист по кадрам отличается тем, что может работать сверхурочно согласно трудовому законодательству.

Начальник отдела

Эту должность может занимать только лицо с высшим образованием, отработавшее в данной сфере не менее трех лет.

Начальник отдела по работе с персоналом занимается:

  • разработкой положения о кадровой политике;
  • оценкой потребности в работниках;
  • управлением штатом согласно полномочий;
  • организацией аттестации и анализом ее итогов;
  • организацией процессов приема персонала, его увольнения и переводов;
  • контролем за выполнением обязанностей;
  • поощрением своих подчиненных.

Его кандидатура назначается руководителем компании, которому будущий начальник и будет подчиняться.

Делопроизводитель

Делопроизводитель занимается оформлением документации, поэтому должен знать:

  • нормативные акты и положения по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения и стандарты Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • правила использования вычислительного оборудования;
  • правила внутреннего распорядка;
  • нормы охраны труда;
  • трудовое законодательство.

На должность делопроизводителя принимаются лица без высшего образования и стажа, но с подготовкой по установленной программе.

В обязанности делопроизводителя входит:

  • прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также ее учет;
  • передача документов на исполнение от руководителя;
  • отправка документации по адресатам;
  • подготовка документов к отправке в архив.

Делопроизводитель обязан обеспечивать сохранность всех документов, с которыми ему приходиться работать.


Права

Инспектор имеет право запросить у работника информацию и документацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.

Начальник отдела может требовать от руководителя обеспечения технических условий, необходимых для исполнения обязанностей отдела.

Начальник может предлагать руководству решения:

  • по совершенствованию работы с персоналом;
  • по привлечению лиц, нарушивших трудовой распорядок, к дисциплинарной и материальной ответственности.

Также он может дополнительно просить руководителя о поощрении своих отличившихся работников.

Ответственность

Кадровик, как и любой другой работник, несет разного рода ответственность.

Инспектор несет ответственность:

  • за причинение материального ущерба организации;
  • за правонарушение в пределах своей деятельности;
  • за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

Любая ответственность закрепляется определенными документами, с которыми работника знакомят при трудоустройстве.

Образец должностной инструкции

В каждой организации должностные инструкции могут отличаться по содержанию. Однако процесс оформления у всех одинаков. Внешне типовая инструкция выглядит следующим образом.

Правила ознакомления с документом

При вступлении в должность новому работнику необходимо ознакомиться с должностной инструкцией. Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового Кодекса РФ специалист должен прочитать ее и поставить свою подпись.

Кроме того, инспектору дают на ознакомление и другие документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью;
  • положение по охране труда;
  • положение о защите персональных данных и коммерческой тайне;
  • правила делопроизводства;
  • иные документы по кадровому учету.

Ознакомиться с ними новый работник должен в момент оформления трудового договора.

Требования к кадровику

При приеме на работу претенденту необходимо уметь ориентироваться в нормах трудового законодательства, правилах кадровой системы и во внутренней документации предприятия. Кроме того, он должен уметь подготавливать документы и вести книги по трудоустройству.


Какими компетенциями должен обладать

Кроме вышеназванных основ, инспектор должен уметь выполнять и другую работу, специфика которой определяется на предприятии.

При поступлении на работу работник ОК должен знать:

  • методические рекомендации по управлению персоналом;
  • основные принципы психологии и социологии;
  • правила использования вычислительной техники;
  • методы анализа и оценки персонала;
  • правила проведения квалификационных испытаний;
  • источники привлечения работников.

На каждом предприятии могут быть свои обязанности кадровика, зависящие от специализации организации, численности работников и многих других факторов.

Профстандарт

Кадровые служащие попадают под нормативы, утвержденные документом № 691-н от 06.10.2015. Профстандарт специалиста по кадрам содержит необходимые требования к умениям менеджера по работе с персоналом и его обязанности на рабочем месте.

Особенности профессии

Специалист по кадрам – квалифицированный работник, прошедший обучение. Он работает как с людьми, так и с документами, знает актуальное законодательство и кадровое делопроизводство. Также он несет ответственность за нарушение правил работы с персональными данными. Ознакомьтесь с должностной инструкцией специалиста по кадрам.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ

I. Общие положения

1. Специалист по кадрам по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом

4. Специалист по кадрам должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам управления персоналом.

4.2. Трудовое законодательство.

4.3. Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

4.4. Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах.

4.5. Источники обеспечения предприятия кадрами.

4.6. Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.

4.7. Положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний.

4.8. Порядок избрания (назначения) на должность.

4.9. Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

4.10. Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.

4.11. Порядок составления отчетности по кадрам.

4.12. Основы психологии и социологии труда.

4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.

6. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

3. Проводит изучение и анализ:

3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.

3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.

3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

5. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

6. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.

7. Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.

10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

11. Контролирует:

11.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.

11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.

11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.

11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.

11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

12. Составляет установленную отчетность.

13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Специалист по кадрам имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию форм и методов труда; замечания по деятельности персонала предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.

3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен: