Требования к оформлению протокола регламентированы государственным стандартом РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введ. в действие постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 , а также письмом Минобразования России -51/64 (подп. 2.2 п. 2).
Существует две формы протокола: краткая и полная.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, вопросы, реплики и замечания. Полный протокол применяется, когда необходимо подробное документирование заседания.
Протоколы оформляют набланках ОУ или на обычной бумаге с использованием следующих реквизитов:
наименование ОУ;
наименование вида документа (протокол);
дата заседания;
номер документа;
место заседания;
гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
заголовок;
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания: 21–24.09.2011.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах учебного года.
Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.
Пример
Протокол (чего?) заседания педагогического совета; (чего?) собрания трудового коллектива.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть содержит постоянную информацию (т. е. слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (инициалы, фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.
При большом количестве участников заседания указывается только их общее количество, отдельно составляется полный список присутствующих, который оформляется как приложение к протоколу.
После слов "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" ставится тире и перечисляются инициалы и фамилии в именительном падеже . Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.
В вводную часть протокола обязательно включается повестка дня . Она состоит из перечисления тем (вопросов), которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Последовательность расположения тем определяется степенью их важности. Темы перечисляются в именительном падеже. Каждая тема повестки дня нумеруется арабской цифрой, ее наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.
Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже .
______________________________________________________________________________________
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью тем, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения темы и постановляющей части, формулирующей решение заседания.
В части "СЛУШАЛИ" излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.
Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа .
В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы к докладчику. Они оформляются в протоколе с указанием фамилии и текста вопроса, а также ответа на него.
В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемой теме. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько действий, каждое из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ оформляется как приложение к протоколу (в нем должны быть указаны ссылка на номер и дату протокола).
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку. Выписки используются для доведения принятых на заседании решений до заинтересованных лиц или организаций.
Внимание
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.
______________________________________________________________________________________
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя ОУ и печатью.
Выписка из протокола заседания бюро городского комитета партии. Уполномоченный представитель политической партии, зарегистрировавшей федеральный список кандидатов, имеет право получить в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации список избирательных участков с указанием их границ, адресов и телефонов территориальных и участковых избирательных комиссий, адресов помещений для голосования. Участковая избирательная комиссия не позднее чем через 10 дней со дня голосования представляет в территориальную избирательную комиссию отчет о поступлении участковой избирательной комиссии средств, выделенных из федерального бюджета на подготовку и проведение выборов депутатов Государственной Думы, и расходовании этих средств.
Территориальная избирательная комиссия не позднее чем через 20 дней со дня голосования представляет в избирательную комиссию субъекта Российской Федерации отчет о поступлении территориальной избирательной комиссии средств, выделенных из федерального бюджета на подготовку и проведение выборов депутатов Государственной Думы, и расходовании этих средств. Окружная избирательная комиссия не позднее чем через 35 дней со дня официального опубликования данных о результатах выборов в одномандатном избирательном округе представляет в избирательную комиссию субъекта Российской Федерации отчет о поступлении окружной избирательной комиссии средств, выделенных из федерального бюджета на подготовку и проведение выборов депутатов Государственной Думы, и расходовании этих средств, а также сведения о поступлении средств в избирательные фонды кандидатов и расходовании этих средств.
В случае нарушения политической партией или кандидатом Федерального закона Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, окружная избирательная комиссия в пределах своей компетенции вправе вынести этой политической партии, этому кандидату предупреждение, которое доводится до сведения избирателей через средства массовой информации либо иным способом.
Выписка из протокола заседания бюро городского комитета
Березниковского местного отделения политической партии
«Коммунистическая партия Российской Федерации»
В состав бюро городского комитета
избрано 7 человек.
Присутствуют: 7 человек:
Айтакова К.А., Вотинов В.В.,
Смирнов Г.А., Зобков В.А.,
Шайхарзеев М.М., Борисов В.А.,
Золотова А. С.
Повестка заседания.
- О представлении кандидатур в члены УИК с правом решающего голоса согласно новым нормам на срок полномочий комиссий 2013-2018гг.
Слушали : Первого секретаря Айтакову К.А., сообщившую, что в соответствии с изменениями федеральных законов №95-ФЗ «О политических партиях», №67-ФЗ « Об основных гарантиях прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» изменился порядок формирования избирательных участков и избирательных комиссий. В соответствии абзаца 5 п. 5.12 Устава КПРФ бюро городского комитета Березниковского местного отделения политической партий «Коммунистическая партия Российской Федерации», вправе представить кандидатуры в состав Участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса.
Решение : представить к назначению от имени КПРФ в члены Участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса следующих товарищей (список прилагается).
Выписка верна.
Первый секретарь комитета
Березниковского местного отделения КПРФ
______________________ / Айтакова К.А.
Приложение:
1. Список кандидатов на 10 листах.
2. Заявления (49 штук) и 49 пакетов документов на каждого кандидата (состоящих из: Две фотографии кандидата; Копия паспорта; Копия документа, подтверждающего сведения об образовании; Копия трудовой книжки либо справки с основного места работы, копия либо оригинал документа, подтверждающего сведения о роде занятий).
Входящие термины поиска:
- образец выписки из протокола с/з для направления в ск (1)
Министерство связи РФ
Научно-производственное
объединение «ГАРАНТ»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
15.02.2004 №1 Москва
Общего собрания членов инициативной
группы по созданию ОАО «КСИМАР»
Председатель – А.М. Котов
Секретарь – О.М. Дынина
Присутствовали: 35 человек (список прилагается).
Повестка дня:
3. Выборы директора ОАО.
Л.К. Лунин – предложил избрать на должность генерального директора ОАО «КСИМАР» Л.Д. Иванова.
ВЫСТУПИЛИ: П.Т.Козлов.
ПОСТАНОВИЛИ:
Избрать Л.Д. Иванова на должность генерального директора ОАО
«КСИМАР».
Председатель А.М. Котов
Секретарь О.М. Дынина
Секретарь подпись О.М. Дынина
Продолжение прил.
Образец акта
АОЗТ "ХРОНОМЕТР" УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
АКТ подпись А.А. Абрамов
25.01.2004 № 85
Москва 25.01.2004
О вскрытии посылки
Основание: Приказ директора завода от 24.01.2004 № 15
Составлен комиссией в составе:
Председатель: начальник отдела снабжения В.А.Мешков
Члены комиссии: 1. Инженер завода В.В.Васильев
Зав.складом завода М.М. Малкина
24.01.2004 г. в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось корпусов для часов марки "Ракета", 12 (двенадцать) штук, числящихся по накладной № 1824 от 10.01.2004.
Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего количества корпусов для часов марки "Ракета".
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – заводу-изготовителю;
2-й экз. – заводу № 1;
3-й экз – в дело.
Председатель комиссии подпись В.А.Мешков
Члены комиссии: подпись В.В.Васильев
подпись М.М.Малкина
Продолжение прил.
Образец докладной записка
Управление перевозок Генеральному директору
Т.П. Данилину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.03.2004 № 20
О переводе на должность
В связи с реорганизацией структуры Управления перевозок и укрупнением отделов происходит перераспределение функций сотрудников.
Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.
Начальник управления подпись В.А. Ильин
Образец объяснительной записка
Планово-экономическое Заместителю генерального директора
управление А.Ю. Соколову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
О разработке бизнес-плана
Бизнес-план разрабатывается отделом на период: неделя, декада, месяц в трех экземплярах. 1-й экз. предоставляется в бухгалтерию АО, 2-й – начальнику ПЭУ, 3-й остается в делах отдела реализации. Срок составления плана – за день до наступления планируемого периода. Порядок разработки и представления планов установлен в Положении об отделе и приказе о распределении обязанностей по управлению от 14.11.1999 № 123.
Начальник планово-экономического
отдела подпись М.Л. Филонов
Окончание прил.
Образец справки
Уфимский государственный Жилищно-эксплуатационное
авиационный технический управление № 15
университет
10.11.2004 № 65
Петров Владимир Иванович работает программистом 1 категории на кафедре авиационного приборостроения с 1 марта 2002 года.
Оклад 1610 рублей.
Начальник управления кадров Подпись Ф.Т. Галимов
Составители: СИГАЧЕВА Татьяна Николаевна,
КОЗИНА Татьяна Леонидовна
СОЗДАНИЕ БЛАНКА ПРЕДПРИЯТИЯ. СОСТАВЛЕНИЕ
И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к лабораторной работе по дисциплинам "Документоведение",
"Защита и обработка конфиденциальных документов"
Подписано к печати 04.06.2004 . Формат 60х84 1/16 .
Бумага офсетная. Печать плоская. Гарнитура Times New Roman.
Усл. печ. л. 3,5. Уч.-изд. л. 3,5. Усл.кр.-отт. 3,4.
Тираж 100 экз. Заказ №
Уфимский государственный авиационный технический университет
Центр оперативной полиграфии УГАТУ
К. Маркса ул., д. 12, г. Уфа – центр, 450000